自動作成機能対応のマニュアル作成ツールとは?
マニュアル作成ツールは、業務手順や操作方法を視覚的に分かりやすく文書化するためのソフトウェアです。テキスト編集はもちろん、画面キャプチャーや操作手順の自動記録機能により、システムの操作マニュアルなどを効率的に作成できます。さらに、作成したマニュアルをクラウド上で管理し、バージョン管理や共有が簡単にできるため、組織全体での知識の共有や更新が容易になります。
自動作成機能とは?自動作成機能とは、マニュアル作成ツールに搭載された、操作手順を自動的に記録・文書化する機能です。利用者がシステムやアプリケーションを操作するだけで、その操作手順をキャプチャー画像とともに自動的に記録し、マニュアルの下書きを作成します。従来は手作業で画面を撮影し、操作手順を文章化する必要がありましたが、自動作成機能によりこの作業が大幅に省力化されます。
自動作成機能対応のマニュアル作成ツール(シェア上位)
自動作成機能対応のマニュアル作成ツールとは?
更新:2025年06月19日
マニュアル作成ツールは、業務手順や操作方法を視覚的に分かりやすく文書化するためのソフトウェアです。テキスト編集はもちろん、画面キャプチャーや操作手順の自動記録機能により、システムの操作マニュアルなどを効率的に作成できます。さらに、作成したマニュアルをクラウド上で管理し、バージョン管理や共有が簡単にできるため、組織全体での知識の共有や更新が容易になります。
自動作成機能とは?自動作成機能とは、マニュアル作成ツールに搭載された、操作手順を自動的に記録・文書化する機能です。利用者がシステムやアプリケーションを操作するだけで、その操作手順をキャプチャー画像とともに自動的に記録し、マニュアルの下書きを作成します。従来は手作業で画面を撮影し、操作手順を文章化する必要がありましたが、自動作成機能によりこの作業が大幅に省力化されます。
自動作成機能対応のマニュアル作成ツールを導入するメリット
自動作成機能対応のマニュアル作成ツールを導入すると、作業時間の短縮や品質向上などの多くの利点があります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
作業時間の大幅な短縮
自動作成機能を使うと、手動でのマニュアル作成に比べて作業時間が50%以上削減できます。操作手順の記録からマニュアル文書の生成まで自動化されるため、従来なら数日かかっていた作業が数時間で完了します。特に多数のシステムやアプリケーションのマニュアルを作成する必要がある企業では、工数削減効果が顕著に表れます。
一貫性のある高品質なマニュアル作成
自動作成機能では、定型のフォーマットに沿って操作手順が記録されるため、作成者によるバラつきがなくなります。運用開始時の初期マニュアルから更新版まで、同じスタイルと品質で文書が作成されるため、利用者は混乱なく内容を理解できます。記述形式や用語の統一も自動的に行われるため、会社全体でのマニュアル品質が向上します。
頻繁な更新への対応力向上
システムやアプリケーションが更新された場合でも、変更された操作手順を自動的に再記録するだけで最新版マニュアルが作成できます。従来は更新のたびに1から作り直す必要がありましたが、自動作成機能では必要な部分だけを差し替えることが可能です。業務システムが頻繁に更新される現代のIT環境において、常に最新の情報を提供できる点は大きな強みとなります。
自動作成機能対応のマニュアル作成ツールを導入する際の注意点
自動作成機能対応のマニュアル作成ツールを導入する際には、いくつかの注意すべき点があります。ここでは、導入前に確認しておくべき重要な注意点について説明します。
対応システム・環境の確認
自動作成機能が全てのシステムやアプリケーションに対応しているわけではありません。導入前に、自社で使用しているシステムやOSとの互換性を必ず確認する必要があります。場合によっては特定のブラウザでしか動作しなかったり、社内ネットワーク環境によっては制限がかかることもあります。
自動作成後の編集作業の必要性
自動作成されたマニュアルは、そのままでは不十分な場合が多くあります。自動生成された文章は基本的な操作説明に留まるため、業務上の注意点や背景情報などは手動で追記する必要があります。完全自動化を期待しすぎると、導入後に必要な編集工数に驚くことになるかもしれません。
ライセンス体系と費用の確認
マニュアル作成ツールには、ユーザー数課金やプロジェクト数課金など、さまざまなライセンス体系があります。自社の利用形態に合わないライセンス体系を選ぶと、予想以上のコストがかかる場合があります。また、初期費用だけでなく、保守費用や追加機能の費用も含めた総所有コストを計算することが重要です。
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自動作成機能対応のマニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールは機能や使いやすさが製品によって大きく異なります。ここでは、自社に最適なマニュアル作成ツールを選ぶための5つの重要なポイントを紹介します。
1
自動記録機能の精度と範囲を確認
自動記録機能の精度は製品によって大きく異なります。実際に自社システムで動作テストを行い、複雑な操作も正確に記録できるか確かめるとよいでしょう。一例として、表計算ソフトの複雑な操作やWeb専用システムなど、普段使用するアプリケーションでの記録精度を検証することが重要です。また、記録と同時に自動生成される説明文の品質も、導入後の編集工数に直結します。
2
編集機能の使いやすさをチェック
自動作成後の編集作業のしやすさは、日常的な運用において非常に重要な要素です。実際に操作してみて、画像の調整や文章の修正が直感的に行えるかどうかを評価しましょう。中には指定した箇所だけを自動更新できるツールもあり、システム更新時に全体を作り直す必要がなくなります。また、テンプレート機能の充実度も確認すると、継続的な運用の手間が省けます。
3
出力形式とデザインの自由度を比較
作成したマニュアルをどのような形で活用するかによって、必要な出力形式は変わります。一部のツールでは、PDF、HTML、動画形式など多様な形式に対応しています。具体的な利用シーンとして、社内研修用にはHTML形式、印刷用にはPDF形式が適しているなど、用途に応じた出力が可能かどうかを確認しましょう。さらに、自社のCI(企業イメージ)に合わせたデザインのカスタマイズ性も重要な判断基準となります。
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