スマホ対応のマニュアル作成ツールとは？
更新：2024年10月30日
マニュアル作成ツールとは、製品・サービスの取扱説明書や業務手順書、研修資料などの各種マニュアルを効率的に作成するシステムです。従来は専門的な知識を持つ担当者が、文書作成ソフトなどを使って1から作成していた作業を、テンプレートや部品化された素材を活用することで、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。 スマホ対応のマニュアル作成ツールは、スマートフォンでの閲覧・操作に適したシステムです。スマホの画面サイズに合わせて自動的にレイアウトが調整され、タップやスワイプなどのスマホ特有の操作にも対応した形式で出力できます。
スマホ対応のマニュアル作成ツールの機能
スマホ対応のマニュアル作成ツールには、コンテンツの作成や編集を効率化するさまざまな機能が実装されています。ここでは、スマホならではの特徴を活かした代表的な機能を紹介します。
1
動画・画面収録
作業手順や操作方法を動画や画面キャプチャで記録し、視覚的なマニュアルコンテンツを作成できます。スマホのカメラやスクリーン録画機能を使用することで、簡単にマニュアルの素材収集が可能になります。
2
音声・テキスト変換
録音した音声を自動で文字起こしし、字幕やマニュアル本文として活用できます。スマホで録音しながら作業を進められるため、手順の説明をリアルタイムで文字にできます。
3
QRコード生成・配布
完成したマニュアルへのアクセス用QRコードを自動生成し、共有できます。スマホでQRコードを読み取るだけで、素早くマニュアルにアクセスできます。
4
閲覧管理
マニュアルの閲覧状況や理解度確認テストの結果を記録・管理します。スマホでいつでも閲覧履歴を確認できるため、教育進捗の把握や未読者へのフォローアップが容易になります。
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スマホ対応のマニュアル作成ツールを導入するメリット
スマホ対応のマニュアル作成ツールを導入することで、マニュアルの作成効率や閲覧性が大幅に向上します。ここでは、スマホ対応マニュアル作成ツールがもたらす主要なメリットを説明します。
いつでもどこでも確認できる
スマホ対応のマニュアル作成ツールでは、スマホさえあれば、外出先や現場でもマニュアルの確認が即座に行えます。通勤中の電車内や顧客先での打ち合わせ前など、場所を選ばず必要な情報にアクセスできます。急な確認事項にもその場で対応できるため、特に営業担当者や現場作業員にとってメリットが大きいでしょう。
必要な情報を素早く見つけられる
スマホ対応のマニュアル作成ツールでは、キーワード検索を使って、必要な情報をすぐに見つけられます。よく参照する項目に素早くアクセスできるため、該当ページを探す手間が大幅に削減されます。
ペーパーレス化を実現できる
スマホ対応のマニュアル作成ツールを導入すると、紙のマニュアルを印刷・配布する手間が不要になり、用紙の使用量も削減できます。保管スペースの確保や廃棄の手間も不要となり、オフィススペースの有効活用につながります。マニュアルの改訂時も、再印刷のコストが発生しません。
スマホ対応のマニュアル作成ツールの導入が向いていない企業
スマホ対応のマニュアル作成ツールは、すべての企業に適しているわけではありません。以下の特徴に当てはまる企業では、導入を慎重に検討する必要があります。
社員の大半がPC作業中心の企業
マニュアルの閲覧は主にデスクワーク中に行われ、社員の95%以上がPCを使用して業務を行っている場合は、スマホ対応の必要性が低くなります。例えば、システム開発会社や、データ入力業務が中心の企業では、常にPCの前で作業を行うため、わざわざスマホでマニュアルを確認する機会はあまりないでしょう。
機密情報を多く扱う金融機関や研究開発部門
スマホは紛失や盗難のリスクが高く、セキュリティ面での懸念があります。銀行の窓口業務マニュアルや、新薬開発の手順書など、厳重な情報管理が必要な内容を扱う場合は、スマホでの閲覧はリスクが高くなります。このような場合は、特定のPC端末でしか閲覧できないマニュアル管理システムの方が安全です。
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スマホ対応のマニュアル作成ツールの選び方
スマホ対応のマニュアル作成ツールを選ぶ際は、操作のしやすさ、機能の充実度、コスト、セキュリティなどを重視しましょう。以下では、実務で役立つ具体的な選定ポイントを解説します。
1
操作性
スマホ対応のマニュアル作成ツールでは、スマホならではのタップやスワイプなどの操作がしやすいことが重要です。目次から該当ページへのジャンプや、ピンチイン・アウトでの拡大縮小がスムーズに行える製品を選びましょう。また、検索機能は文字入力が少なくても目的の情報にたどり着けるよう、サジェスト機能付きが望ましいでしょう。
2
対応範囲
スマホ対応のマニュアル作成ツールは、閲覧のみか、編集も含めるかで選ぶべき製品が変わってきます。例えば、現場作業者が参照するだけなら閲覧機能のみで十分ですが、作業報告や写真追加などの編集機能が必要な場合は、機能面を詳細に確認する必要があります。
3
セキュリティ対策レベル
スマホ対応のマニュアル作成ツールは、シングルサインオン（SSO）対応や、社内ネットワークからのみアクセス可能な設定ができる製品を選定することをおすすめします。スマホ紛失時に遠隔でデータ削除できるかなども検討しましょう。
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