製造現場や工場では、作業者が機械の近くで立ったまま作業することが多く、パソコンを持ち運ぶことができません。スマートフォン対応のマニュアルがあれば、作業者はポケットからスマートフォンを取り出してすぐに手順を確認できます。機械のメンテナンス手順や不具合対応の方法を、写真や動画付きで現場ですぐに見られるため、作業のミスを防げます。また、両手がふさがっている場合でも、スマートフォンスタンドを使えば画面を見ながら作業を進められます。

小売店舗や飲食店を複数展開している企業では、各店舗のスタッフがレジ操作や接客マニュアルをすぐに確認する必要があります。店舗にはバックヤードのスペースが限られており、パソコンを設置できないケースも少なくありません。スマートフォンがあれば、接客中に困ったことがあってもその場でマニュアルを確認できます。新人スタッフの教育時にも、先輩スタッフがスマートフォンでマニュアルを見せながら説明できるため、教育の質が均一になります。

訪問営業や外回りが多い企業では、営業担当者が顧客先で製品説明や提案を行う際に、スマートフォンでマニュアルを参照できると便利です。移動中の電車内やカフェなどでも、スマートフォンがあれば訪問前に製品知識を復習したり、最新の営業トークを確認したりできます。タブレット端末よりも軽量で持ち運びやすいスマートフォンは、複数の顧客を1日で訪問する営業担当者にとって負担になりません。急な仕様変更があった場合でも、外出先でスマートフォンから最新のマニュアルを確認できるため、情報の行き違いを防げます。

医療機関や介護施設では、看護師や介護士が患者や利用者のそばを離れられない状況が多くあります。スマートフォンがあれば、ベッドサイドや介護現場で医療機器の使用方法や緊急時の対応手順をすぐに確認できます。夜勤時など少人数で対応する場面でも、スマートフォンでマニュアルを見ながら正確な処置ができるため、安全性が高まります。感染症対策の手順や薬剤の取り扱い方法など、頻繁に更新される情報もスマートフォンで最新版を確認できます。

クラウド型マニュアル作成ツールは、データ保管場所がインターネット上にあるため、スマートフォンのブラウザ（Webページを見るためのソフト）からいつでもマニュアルを閲覧できます。専用のアプリをインストールする必要がないため、スマートフォンの容量を気にせず利用できる点が特徴です。マニュアルの更新があった場合、自動的に最新版が表示されるため、古い情報を見てしまう心配がありません。加えて、パソコンで作成したマニュアルをスマートフォンでもそのまま確認できるため、デバイスを選ばず利用できます。

アプリ型マニュアル作成ツールは、スマートフォンに専用アプリをインストールして利用するタイプです。アプリをダウンロードしておけば、インターネット接続がない環境でもマニュアルを閲覧できます。スマートフォンのカメラ機能と連携して、現場で撮影した写真をすぐにマニュアルに追加することも可能です。さらに、スマートフォンの通知機能を使って、マニュアルの更新情報をプッシュ通知（自動的にお知らせが届く仕組み）で受け取れるため、重要な変更を見逃しません。

レスポンシブデザイン型ツールは、スマートフォンの画面サイズに合わせて自動的にマニュアルのレイアウトを調整します。パソコン用に作成したマニュアルでも、スマートフォンで見るときは文字サイズや画像配置が最適化されて表示されます。横画面と縦画面の切り替えにも自動対応するため、利用者は見やすい向きでマニュアルを閲覧できます。一方で、1つのマニュアルを作成すれば複数のデバイスで利用できるため、管理の手間が減ります。

動画特化型マニュアルツールは、文字や静止画像ではなく動画を中心にマニュアルを構成するタイプです。スマートフォンは動画の再生に適しており、移動中でも音声付きで手順を学べます。複雑な機械操作や細かい手作業の手順は、文字で説明するよりも動画で見せた方が理解しやすくなります。その上、スマートフォンで撮影した動画をそのままマニュアルに組み込めるため、現場の実際の作業風景を教材として活用できます。

オフライン対応型ツールは、事前にマニュアルデータをスマートフォンにダウンロードしておくことで、電波の届かない場所でも利用できます。地下や山間部、電波状況の悪い工場内などでも安定してマニュアルを確認できる点が強みです。データ通信量を消費しないため、通信費を抑えられるメリットもあります。それに加え、セキュリティの観点から社外へのデータ通信を制限している企業でも、オフラインで完結するため安心して利用できます。

AIエージェントは業務アプリの操作ログや動画を解析して手順を自動抽出します。例えばTangoではChrome上でのクリック操作を追跡し、クリック箇所にハイライト・番号を付けた手順書を即座に生成します。またManusなど次世代AIツールは、画面操作の録画動画をアップロードするだけでスクリーンショットと音声テキストを抽出し、PDFマニュアルを自動作成できます。こうしたエージェント連携により、手作業でのキャプチャ撮影や説明文入力といった工数が大幅に削減されています。

多くのマニュアルツールがiOS/Android対応アプリを提供し、現場でもスマホからマニュアルの作成・参照が可能です。例えばTeachme BizではスマホアプリでQRコード共有や画像・動画編集に対応し、外出先でも簡単に手順書を参照・更新できます。現場特化型のDiveはスマホアプリに加えARグラスとも連携し、作業中に両手を使わずに最新の手順書を確認できます。今後はスマホカメラやセンサーと連携し、対象物を撮影するだけで最適なマニュアルを提示するような機能も期待されています。

生成AIは大規模マニュアルでも各拠点向けに並列出力でき、地域や言語に応じた内容を自動生成できます。実際、Diveではスマホ上で自動翻訳機能を備え、多言語マニュアルを即座に参照できます。今後は利用者の職種やスキルに合わせて必要なステップだけを動的に抽出・生成するパーソナライズ機能が進展し、より精度の高い個別対応が可能になるでしょう。