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マニュアル作成ツールとは?

更新:2024年12月05日

マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。広告や芸術分野においても、クリエイティブなプロセスや制作手順を効率的に共有するために重要な役割を果たします。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、マニュアル作成のためのテンプレートやガイドなどが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。広告や芸術の分野では、ビジュアルやメディアを多用するため、これらのツールが持つ高度な編集機能が特に有用です。

pros

導入メリット

マニュアル作成コストの削減

マニュアル作成ツールにより、マニュアルを統一されたフォーマットで作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。広告や芸術分野では、複雑なプロジェクトの進行管理やクリエイティブプロセスの共有が迅速に行えるため、制作コストの削減にも繋がります。

複数人での編集

オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、複数人で作業することができます。役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。広告キャンペーンや芸術プロジェクトでは、クリエイティブチームが共同で作業する場面が多いため、これらの機能が特に役立ちます。

cons

導入注意点

マニュアル管理のルール整備

マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。広告や芸術分野では、頻繁にアップデートされるプロジェクトやクリエイティブなアイディアが多く、これらを管理するためのルール整備が重要です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。

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マニュアル作成ツールの選び方

1

マニュアルの公開先で選ぶ

マニュアル作成ツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。広告や芸術の分野では、クライアントやパートナーに対してプロジェクトの進行状況やクリエイティブなコンセプトを共有することが多いため、社外向けの公開機能が特に重要です。

2

PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ

マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。広告や芸術分野では、デザインソフトや映像編集ソフトの操作手順をマニュアル化することが多いため、以下の機能の中から必要な機能に対応した製品を選びましょう。 ・PC画面の録画 ・PCの画面のキャプチャ ・PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成

3

動画マニュアル作成で選ぶ

マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無で選ぶことができます。広告や芸術分野では、ビジュアルや動画コンテンツが重要なため、以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。 ・動画編集機能 ・スマホアプリを利用した動画撮影 ・字幕の自動生成機能 ・テキストから音声への変換 ・外部音声(ボイスオーバー)の動画への挿入 ・静止画を使用した動画の作成

4

マニュアルの出力形式から選ぶ

マニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。広告や芸術の分野では、多様なメディア形式での共有が求められるため、マニュアルを閲覧するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。 ・Microsoft Word形式 ・Microsoft Excel形式 ・Microsoft PowerPoint形式 ・Google Docs形式 ・Google Sheets形式 ・PDF形式 ・MP4形式 ・HTML形

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