マニュアル作成ツールとは？
更新：2024年12月10日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。農業、林業、漁業などの現場では、作業手順や機器の操作方法、トラブルシューティングなどの情報を一元化するために非常に役立ちます。製品によっては、マニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができるため、現場の知識共有がスムーズになります。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、農業、林業、漁業の作業特有のテンプレートやガイドなどが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
マニュアル作成ツールにより、マニュアルを統一されたフォーマットで作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。特に農業、林業、漁業の現場では、作業手順や季節ごとの注意点などが多岐にわたるため、統一されたフォーマットでのマニュアル管理は非常に効果的です。
複数人での編集
オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、複数人で作業することができます。役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。例えば、農業の特定の作業に関するノウハウを持つ人と、機器の操作に詳しい人が共同でマニュアルを作成することができます。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。そうならないためにも、マニュアル管理のルールの整備が重要です。農業、林業、漁業の特定の季節や状況に応じたマニュアルを適切に管理するために、定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。
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マニュアル作成ツールの選び方
1
マニュアルの公開先で選ぶ
マニュアル作成ツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。農業、林業、漁業の現場では、従業員だけでなく、協力業者や外部の関係者とも情報を共有することが重要です。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。
2
PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。農業、林業、漁業でも、例えば農機具のメンテナンスソフトやGIS（地理情報システム）の操作方法などをマニュアル化するために以下の機能が必要です。 PC画面の録画 PCの画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成
3
動画マニュアル作成で選ぶ
マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無で選ぶことができます。農業、林業、漁業の現場では、作業手順を映像で示すことで理解が深まりやすいため、以下の機能が重要です。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
マニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。農業、林業、漁業の現場で使用するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選びましょう。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形式 これらのポイントを考慮することで、農業、林業、漁業の現場に最適なマニュアル作成ツールを選定し、効率的な業務運営を実現できます
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