マニュアル作成ツールとは？
更新：2024年12月10日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。特に生活関連サービスや娯楽業界では、接客マニュアル、施設の運営手順、イベントの企画・運営の手順書など、業務が多岐にわたるため、これらを効率よく管理・共有するためのツールが求められます。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールでもマニュアルを作成することはできますが、マニュアル作成のためのテンプレートやガイドなどが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
マニュアル作成ツールを導入することで、統一されたフォーマットでマニュアルを作成できます。これにより、生活関連サービスや娯楽施設における新しいスタッフのトレーニングが迅速かつ効率的に行えるようになります。特に、業務が多岐にわたる業界では、必要な情報の検索が簡単になり、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。
複数人での編集
オンラインベースで複数人が同時に編集やコメント機能を利用できるマニュアル作成ツールでは、役割分担や議論をしながら効率的にマニュアルを作成することができます。例えば、イベント運営のマニュアルを作成する際には、企画担当、運営担当、マーケティング担当が協力しながら作業を進めることで、より精度の高いマニュアルが作成できます。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。特に生活関連サービスや娯楽業界では、急な変更や新しいサービスの追加が頻繁に発生します。そうならないためにも、マニュアル管理のルールの整備が重要です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールを合わせて検討しましょう。
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マニュアル作成ツールの選び方
1
マニュアルの公開先で選ぶ
マニュアル作成ツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。生活関連サービスや娯楽業界では、顧客向けの情報発信も重要です。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。
2
PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
マニュアル作成ツールを選ぶ際のポイントの一つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。例えば、予約システムの操作方法やオンラインイベントの運営手順など、生活関連サービスや娯楽業界ではPC操作のマニュアルが必要となる場面が多いです。以下の機能の中から必要な機能に対応した製品を選びましょう。 PC画面の録画 PCの画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成
3
動画マニュアル作成で選ぶ
マニュアル作成ツールの選ぶポイントの一つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無があります。例えば、施設の案内動画やアトラクションの操作説明など、動画マニュアルが有効です。以下の機能で必要なものに対応した製品を選びましょう。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
マニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。生活関連サービスや娯楽業界では、様々なデバイスでマニュアルが閲覧されることが多いため、用途に応じた形式で出力できる製品を選択しましょう。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形
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