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マニュアル作成ツールとは？

更新：2024年12月10日

マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。飲食業や宿泊業においては、スタッフのトレーニング資料や業務手順書、衛生管理マニュアルなどを効率的に作成・管理するために非常に有効です。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、マニュアル作成のためのテンプレートやガイドなどが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。

pros

導入メリット

マニュアル作成コストの削減

飲食店や宿泊施設は、スタッフの入れ替わりが激しい業界です。マニュアル作成ツールにより、統一されたフォーマットでマニュアルを作成することで、新しいスタッフへの教育がスムーズになり、時間とコストを削減できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。

複数人での編集

飲食業や宿泊業では、複数の部署やスタッフが協力して業務を行うことが多いです。オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、キッチンスタッフとフロントスタッフが協力して作業手順を確認し合うなど、効率的にマニュアルを作成することができます。

cons

導入注意点

マニュアル管理のルール整備

飲食店や宿泊施設では、業務内容が多岐にわたるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。そうならないためにも、マニュアル管理のルールの整備が重要です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。

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マニュアル作成ツールの選び方

1

マニュアルの公開先で選ぶ

飲食業や宿泊業では、スタッフだけでなく外部業者やお客様に対してもマニュアルを公開する場合があります。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。

2

PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ

飲食店や宿泊施設でのPC操作のマニュアル作成は、予約管理システムやPOSレジの操作説明などに必要です。PC画面上の操作のマニュアルを作成するための以下の機能の中から必要な機能に対応した製品を選びましょう。 ・PC画面の録画 ・PCの画面のキャプチャ ・PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成

3

動画マニュアル作成で選ぶ

飲食業や宿泊業では、調理手順や客室清掃の方法など、視覚的に理解しやすい動画マニュアルが有効です。動画マニュアルを作成したい場合、作成したい動画に合わせて、以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。 ・動画編集機能 ・スマホアプリを利用した動画撮影 ・字幕の自動生成機能 ・テキストから音声への変換 ・外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 ・静止画を使用した動画の作成

4

マニュアルの出力形式から選ぶ

飲食業や宿泊業では、スタッフがスマートフォンやタブレットを使ってマニュアルを閲覧することが多いです。マニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。マニュアルを閲覧するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。 ・Microsoft Word形式 ・Microsoft Excel形式 ・Microsoft PowerPoint形式 ・Google Docs形式 ・Google Sheets形式 ・PDF形式 ・MP4形式 ・HTML形

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