マニュアル作成ツールとは？
更新：2024年12月09日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。特に電気、ガス、水道といったインフラ業界では、技術的な作業手順や安全対策の詳細なマニュアルが必要不可欠です。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、特化したマニュアル作成ツールは、より効率的かつ標準化された方法でマニュアルを作成できます。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
電気、ガス、水道業界では、技術的な手順や安全対策のマニュアルが頻繁に更新される必要があります。マニュアル作成ツールにより、これらのマニュアルを統一されたフォーマットで作成できるため、更新作業が効率化され、コストの削減が期待できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。
複数人での編集
電気、ガス、水道業界では、複数の専門家が関与することが多いため、オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールは非常に有用です。役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。これにより、現場の声を反映した実用的なマニュアルが作成できます。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
電気、ガス、水道業界では、安全性や法規制の遵守が非常に重要です。したがって、マニュアルが増えすぎて最新のものがわからなくなると、重大な問題を引き起こすリスクがあります。マニュアル作成ツールを導入する際には、マニュアル管理のルールの整備が重要です。定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。
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マニュアル作成ツールの選び方
1
マニュアルの公開先で選ぶ
電気、ガス、水道業界では、現場スタッフや外部の協力会社にもマニュアルを共有する必要があります。社内向けのマニュアル作成ツールだけでなく、社外向けの権限設定が可能なツールを選ぶことが重要です。QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開できるツールが便利です。
2
PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
電気、ガス、水道業界でも、PC操作に関するマニュアルが必要な場合があります。例えば、システムの操作手順やデータ入力方法などです。このため、以下の機能が必要なツールを選びましょう。 PC画面の録画 PCの画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成
3
動画マニュアル作成で選ぶ
電気、ガス、水道業界では、現場での作業手順や安全対策を動画で説明することが非常に有効です。動画マニュアルを作成するための以下の機能を持つツールが推奨されます。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
電気、ガス、水道業界では、さまざまなデバイスや環境でマニュアルを閲覧する必要があります。以下の形式で出力できるツールを選択することが望ましいです。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形式 以上のポイントを考慮することで、電気、ガス、水道業界に最適なマニュアル作成ツールを選ぶことができます
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