マニュアル作成ツールとは?
更新:2024年10月30日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。業種によっては、特定の業務フローや専門用語が存在するため、それに対応したテンプレートやガイドが用意されている場合があります。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積することができます。各種オフィススイートやメモツールなどでもマニュアルを作成することはできますが、マニュアル作成のためのテンプレートやガイドなどが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
マニュアル作成ツールにより、業種ごとに異なるフォーマットでも統一されたフォーマットで作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しいマニュアルの追加もスムーズに行えるようになります。特に業種特化型のテンプレートがあれば、初期設定やカスタマイズにかかる手間も省けます。
複数人での編集
業種によっては複数の部門や専門家が協力してマニュアルを作成することが求められます。オンラインベースで複数人での同時編集やコメント機能があるマニュアル作成ツールでは、役割を分担したり、議論しながら作業することで、効率的にマニュアルを作成することができます。特に異なる部署間での協力が必要な業種では、この機能が一層重要となります。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
業種により求められるマニュアルの種類と数は異なります。マニュアル作成ツールは簡単にマニュアルを作成できるため、マニュアルが増えすぎて、どれが最新なのかわからない、どこにマニュアルがあるのかわからない、といった事態になる恐れがあります。そうならないためにも、マニュアル管理のルールの整備が重要です。業種特有のルールや規制に従い、定期的なマニュアルの整理でバージョン管理したり、マニュアルの検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールなどを合わせて検討しましょう。
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マニュアル作成ツールの選び方
1
マニュアルの公開先で選ぶ
業種によっては、社内だけでなく社外にもマニュアルを公開する必要があります。マニュアル作成ツールは、社内向けのマニュアル作成ツールと社外向けのマニュアル作成ツールに大別されます。社外向けのツールはファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など多様な方法で情報を公開することができます。例えば、製造業では製品の取扱説明書を顧客に提供する必要があるため、社外公開機能が重要です。
2
PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
業種によっては、特定のソフトウェアやシステムの操作マニュアルが必要です。マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、PC画面上の操作のマニュアルを作成するための機能があります。また、PC操作のマニュアルを作成するための以下の機能の中から必要な機能に対応した製品を選びましょう。 PC画面の録画 PCの画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成
3
動画マニュアル作成で選ぶ
業種によっては、特定の手順や操作を動画で詳しく説明する必要があります。マニュアル作成ツールの選ぶポイントの1つに、動画マニュアルを作成するための機能の有無で選ぶことができます。動画マニュアルを作成したい場合、作成したい動画に合わせて、以下の機能で必要な機能に対応した製品を選びましょう。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声(ボイスオーバー)の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
業種ごとに、マニュアルを閲覧するデバイスやソフトウェアが異なる場合があります。マニュアル作成ツールでは、作成したマニュアルを以下の形式で出力することが可能です。マニュアルを閲覧するソフトや機器に合った形式で出力できる製品を選択しましょう。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形式 業種に応じたニーズを満たすマニュアル作成ツールを選ぶことで、業務効率の向上や情報伝達の精度を高めることができます
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