様式9対応の勤怠管理システムとは?
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのシステムです。主な機能として、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。加えて、働き方改革への対応や法令遵守も実現します。
様式9とは?
様式9とは、労働基準法に基づく「就業規則の届出に必要な労働者名簿」のことです。企業は従業員を雇用する際に、氏名・生年月日・履歴などの情報を記載した労働者名簿を作成・保管する義務があります。様式9は、従業員の入社から退職までの基本情報を一元管理するための公的書類として重要な役割を果たしています。また、労働者の採用・退職の年月日や退職理由も記録する必要があり、退職後3年間の保存が義務付けられています。
様式9対応の勤怠管理システム(シェア上位)
様式9対応の勤怠管理システムとは?
更新:2025年06月19日
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのシステムです。主な機能として、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。加えて、働き方改革への対応や法令遵守も実現します。
様式9とは?
様式9とは、労働基準法に基づく「就業規則の届出に必要な労働者名簿」のことです。企業は従業員を雇用する際に、氏名・生年月日・履歴などの情報を記載した労働者名簿を作成・保管する義務があります。様式9は、従業員の入社から退職までの基本情報を一元管理するための公的書類として重要な役割を果たしています。また、労働者の採用・退職の年月日や退職理由も記録する必要があり、退職後3年間の保存が義務付けられています。
様式9対応の勤怠管理システムを導入するメリット
様式9対応の勤怠管理システムを導入すると、労働者名簿の自動作成や法令遵守が容易になるなど、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
労働者名簿の自動作成と更新
様式9対応の勤怠管理システムでは、労働者の入退社情報を入力するだけで、様式9に準拠した労働者名簿が自動的に作成できます。人事担当者は個別に名簿を作る手間が省け、常に最新の情報を維持できます。入社時の基本情報登録から異動・退職までの情報更新が一元管理されるため、人的ミスが大幅に減少します。
法令遵守の強化
様式9対応の勤怠管理システムは、労働基準法で定められた記載事項をすべて網羅した形式でデータを管理します。労働基準監督署の調査時にも、必要な情報をすぐに提出できるため、法令違反のリスクを低減できます。記録の保存期間も自動的に管理されるため、法定保存期間である3年間の遵守が容易になります。
人事情報の一元管理によるデータ活用
様式9対応の勤怠管理システムでは、従業員の基本情報から勤怠履歴、スキル情報まで一元管理することで、人材配置や育成計画に活用できます。部署異動や昇進などの人事情報も履歴として蓄積されるため、組織全体の人材状況を俯瞰的に把握することが可能になります。データに基づいた人事戦略の立案や意思決定をスピーディーに行えるようになります。
様式9対応の勤怠管理システムを導入する際の注意点
様式9対応の勤怠管理システムを導入する際には、セキュリティ対策や既存システムとの連携など、いくつかの重要な注意点があります。ここでは、スムーズな導入のためのポイントを紹介します。
個人情報保護対策の徹底
様式9には、従業員の氏名や生年月日、住所などの重要な個人情報が含まれるため、厳格なセキュリティ対策が必須です。アクセス権限の設定や暗号化技術の導入など、多層的な情報保護対策を講じる必要があります。クラウドサービスを利用する場合は、プライバシーマークやISMS認証を取得したベンダーを選定することも重要な判断基準となります。
既存システムとの連携性の確認
様式9対応の勤怠管理システムを導入する際は、人事システムや給与計算システムなど、すでに導入している他のシステムとの連携可能性を事前に確認しましょう。システム間でデータ連携ができないと、同じ情報を複数回入力する二重作業が発生し、効率化のメリットが半減してしまいます。API連携やデータエクスポート機能など、他システムとの互換性を持つ製品を選ぶことが導入成功のカギとなります。
操作性と習熟度への配慮
様式9対応の勤怠管理システムの導入時には、実際に使用する従業員や管理者が直感的に操作できるデザインかどうかを検討しましょう。複雑すぎるシステムは、利用者の抵抗感を生み、結果的に活用率の低下を招きます。導入前のトライアル期間を設けたり、操作マニュアルの整備や研修会の実施などで、利用者の習熟度を高める計画も併せて立てることが重要です。
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様式9対応の勤怠管理システムの選び方
様式9対応の勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の業務フローとの適合性や拡張性など、重要なポイントがあります。ここでは、適切なシステム選定のためのポイントを紹介します。
1
自社の業務フローとの適合性
勤怠管理システムは、自社の働き方や業務フローに合ったものを選ぶことが重要です。シフト制の職場なら複雑なシフト管理機能が充実したものを、フレックスタイム制なら柔軟な時間管理ができるシステムを検討しましょう。例えば、製造業では24時間稼働の工場向け機能が、サービス業では変則的なシフト管理機能がそれぞれ必要になります。
2
将来的な拡張性と柔軟性
企業の成長に伴って従業員数が増えても対応できる拡張性があるシステムを選びましょう。現時点では小規模でも、数年後には事業拡大の可能性も考慮し、ユーザー数の追加が容易なものが望ましいです。具体的には、新部署の追加や組織改編などの際にも、システム構成を大きく変更することなく対応できる柔軟性を持ったシステムが理想的です。
3
モバイル対応と利便性
従業員が外出先や在宅勤務でも簡単に打刻できるモバイル対応は、現代の多様な働き方に対応するために欠かせない機能です。スマートフォンアプリでGPS位置情報と連動した打刻機能があれば、テレワークでも正確な勤怠管理が可能になります。中には、チャットツールやビデオ会議システムと連携し、会議開始・終了と連動して自動的に打刻できるシステムもあり、利便性が大幅に向上します。
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