金融機関や医療機関など、従業員の個人情報を厳重に管理する必要がある企業に適しています。パッケージ型は自社の機器内でデータを保管するため、外部のサーバーに情報を預ける必要がありません。出勤時刻や勤務時間といった個人情報を社内だけで完結して管理できるため、情報漏洩のリスクを抑えられます。社内の情報管理規定に沿った運用ができる点も大きな利点です。

情報システム部門を持つ中堅企業や大企業に向いています。パッケージ型はシステムの保守や設定変更を自社で実施する必要があるため、専門知識を持った担当者の配置が求められます。一方で、社内に担当者がいれば、業務の変更に合わせてすぐに設定を調整できる利点があります。他のシステムとの連携も社内で柔軟に対応できるため、既存の給与計算システムや人事システムと統合しやすくなります。

工場や倉庫、建設現場など、インターネット回線が安定しない場所で勤怠管理を行う企業に適しています。パッケージ型は社内の機器で動作するため、インターネットに接続できなくても勤怠の記録や確認が可能です。通信障害が発生した場合でも業務を止めることなく、従業員の出退勤管理を継続できます。拠点ごとにシステムを設置すれば、本社との通信が途絶えても各拠点で独立して運用できる安心感があります。

システムを5年以上にわたって使い続ける計画がある企業に向いています。パッケージ型は導入時に購入費用が発生しますが、月々の利用料金が不要なため、長く使うほど費用面での利点が大きくなります。クラウド型のように利用者数に応じた月額料金が積み重なることがないため、従業員数が多い企業ほど費用を抑えられます。システムの利用期間が長いほど、初期投資を回収しやすくなる特徴があります。

出勤時刻と退勤時刻の記録に機能を絞ったタイプです。シンプルな構成のため、導入や設定が簡単で、システムに不慣れな担当者でも扱いやすい特徴があります。タイムカードを打刻する感覚で従業員が出退勤を登録でき、管理者は日々の勤務状況を一覧で確認できます。余計な機能がない分、システムの動作が軽快で、古い機器でも問題なく稼働します。小規模な事業所や、勤務形態が単純な職場での利用に向いています。

出退勤の記録に加えて、勤務時間の集計や残業時間の分析ができるタイプです。月ごとの勤務時間を自動で計算し、部署別や個人別の勤務状況をグラフや表で表示できます。時間外労働が多い従業員を見つけ出したり、部署ごとの労働時間の傾向を把握したりする際に役立ちます。データを出力して、経営判断の資料として活用することも可能です。勤務実態を詳しく把握したい管理者のいる企業に適しています。

本社と支店、複数の工場や店舗など、離れた場所にある拠点の勤怠をまとめて管理できるタイプです。各拠点で記録された出退勤データを本社のサーバーに集約し、全社的な勤務状況を一元管理できます。拠点ごとに異なる勤務体系にも対応でき、それぞれの就業規則に合わせた設定が可能です。本社の管理者は全拠点の勤怠状況を確認できる一方で、各拠点の責任者は自分の拠点のデータだけを見られるように権限を設定できます。複数の事業所を持つ企業での利用に向いています。

勤怠データを給与計算に直接活用できる機能を持つタイプです。出勤日数や勤務時間、残業時間などを自動で集計し、給与計算に必要な形式でデータを出力できます。手作業でデータを転記する必要がなくなるため、給与計算の担当者の負担が軽減されます。深夜勤務や休日出勤といった特別な勤務形態にも対応し、それぞれに設定された割増率を反映した計算が可能です。給与計算システムと併せて導入することで、人事業務全体の効率化が図れます。

システムを導入する前に、現在の勤怠管理の流れや課題を整理しておくことが大切です。どの業務をシステム化するのか、どの部分は従来のやり方を残すのかを明確にします。例えば、出退勤の記録はシステムで行い、休暇の申請は紙の書類で残すといった区分を決めておきます。現場の担当者や従業員の意見を聞きながら整理することで、導入後の混乱を防げます。業務の流れが明確になると、システムに必要な設定も見えてきます。

システムを動かすためのサーバーやパソコン、打刻機といった機器を事前に用意しておく必要があります。既存の機器で動作するかを確認し、不足している場合は購入や設置を計画します。たとえば、サーバーの容量が足りない場合は増設が必要ですし、打刻機が古い場合は新しいものに交換します。社内のネットワーク環境も確認し、システムが正常に動作する状態を整えておくことが重要です。

いきなり全社で導入するのではなく、一部の部署や拠点で試験的に運用してから展開する方法が有効です。小規模な範囲で始めることで、問題点を早期に発見して対応できます。一例として、本社の管理部門で先に導入し、運用に慣れてから工場や支店に広げていく進め方があります。試験運用の期間中に設定の調整や操作手順の確立を行い、全社展開時の混乱を最小限に抑えられます。

システムの使い方を従業員に丁寧に説明し、操作方法を教える時間を設けることが大切です。操作マニュアルを作成して配布したり、説明会を開いて実際に操作してもらったりします。具体的には、打刻の仕方や休暇申請の手順を実演しながら教えることで、理解が深まります。従業員が不安なく使えるようになるまで、質問を受け付ける窓口を設けておくと安心です。

システムを初めて設置する際に、販売会社の担当者が設定作業を支援してくれるサポートです。サーバーへのソフトウェアのインストールや、基本的な設定項目の入力を手伝ってもらえます。例えば、会社の勤務時間や休日の設定、部署や従業員の情報登録といった初期設定を一緒に行います。専門的な知識が必要な作業を支援してもらえるため、システム担当者の負担が軽減されます。導入時のサポートがあることで、スムーズに運用を開始できます。

システムの使い方を管理者や従業員に教える教育サービスを提供している場合があります。販売会社の講師が社内で説明会を開き、実際にシステムを操作しながら使い方を指導してくれます。一例として、打刻の方法や勤怠データの確認手順、休暇申請の流れなどを実演を交えて説明します。操作マニュアルの提供だけでなく、直接質問できる機会があることで、理解が深まります。教育サポートを受けることで、従業員が自信を持ってシステムを使えるようになります。

システムに不具合が発生した際に、原因の調査や修正を行ってくれるサポートです。動作が止まったり、データが正しく表示されなかったりした場合に、問い合わせ窓口に連絡すると対応してもらえます。具体的には、エラーメッセージが表示された際の原因特定や、プログラムの修正プログラムの提供を受けられます。不具合の内容によっては、遠隔操作で直接システムを確認して対応してくれる場合もあります。迅速な対応を受けられることで、業務への影響を最小限に抑えられます。

労働基準法や社会保険に関する法律が改正された際に、システムを新しい法律に対応させる更新プログラムを提供してくれるサポートです。法改正に伴う集計方法の変更や、新しい項目の追加をシステムに反映させる作業を支援してもらえます。たとえば、時間外労働の上限規制が変更された場合に、新しい基準での集計ができるように更新されます。法律に対応したシステムを維持できるため、企業が法令違反のリスクを抱えることがありません。