勤怠管理システムで記録した出勤時間や退勤時間、残業時間などのデータを、給与計算ソフトに自動的に送ることができます。従業員ごとの1か月分の勤務記録をまとめて転送できるため、給与計算の担当者が手作業でデータを入力する必要がありません。転送されたデータは給与計算ソフト側で自動的に読み込まれ、すぐに給与計算に使える状態になります。月末の給与計算業務が近づいても、データ入力に追われることなく、確認作業に時間を使えるようになります。

勤怠データが自動的に給与計算ソフトに連携されることで、基本給や残業代、深夜勤務手当などの計算を自動で行うことができます。勤務時間に応じた時間外手当の計算や、休日出勤の割増賃金の算出も自動化されます。給与計算担当者は計算結果を確認するだけで済むため、計算作業にかかる時間を大幅に短縮できます。毎月発生する給与計算業務の負担が軽くなり、担当者は他の重要な業務に集中できるようになります。

手作業でデータを転記する際に発生しがちな入力ミスを防ぐことができます。勤怠時間の数字を間違えて入力したり、従業員名を取り違えたりといったミスがなくなります。システム同士が自動的にデータをやり取りするため、人為的なミスが入り込む余地がありません。給与計算のやり直しや従業員への説明対応といった手間も減らせるため、人事部門の業務品質が向上します。

従業員数が50名を超える企業では、勤怠データの入力作業だけで数時間から数日かかることがあります。100名以上の従業員を抱える企業になると、月末から月初にかけて給与計算担当者が入力作業に追われる状況が発生します。給与計算ソフトと連携対応の勤怠管理システムを導入すれば、人数が多くてもデータ転送は自動で完了するため、担当者の負担を大幅に軽減できます。人数が増えても作業時間が増えない点が大きなメリットです。

日勤、夜勤、シフト勤務など、さまざまな勤務形態を持つ企業では給与計算が複雑になります。勤務時間帯によって時間給や手当の計算方法が異なるため、手作業での計算はミスが発生しやすい状況です。連携対応のシステムを使えば、勤務形態ごとの計算ルールを事前に設定しておくことで、自動的に正しい給与計算ができます。飲食業や医療業、製造業など、24時間体制で営業する企業に適しています。

給与計算担当者が他の業務も兼務していて、月末月初の給与計算期間に業務が集中してしまう企業に向いています。人事労務の業務全般を少人数で担当している中小企業では、給与計算だけに時間を取られると他の業務が滞ります。自動連携により給与計算にかかる時間を短縮できれば、採用活動や労務管理といった他の重要な業務に時間を割けるようになります。

過去に給与計算のミスが発生し、従業員からの信頼を損ねた経験がある企業には特に適しています。給与の過払いや未払いは従業員の不満につながり、企業への信頼が低下する原因になります。自動連携により入力ミスがなくなれば、給与計算の正確性が向上し、従業員の安心感も高まります。給与に関するトラブルを未然に防ぎたい企業に最適です。

システムを導入する前に、現在の勤怠管理と給与計算の業務フローを整理しておくことが重要です。どの部署が勤怠データを確認し、誰が給与計算を担当しているかといった業務の流れを明確にします。たとえば、現在は紙のタイムカードを各部署で集めて人事部に提出し、人事部がデータ入力しているという流れを可視化します。業務フローを整理することで、システム導入後にどの作業が自動化され、どの作業が残るのかが明確になり、スムーズな移行が可能になります。

いきなり全社でシステムを導入するのではなく、まず一部の部署や拠点で試験的に導入する方法が効果的です。試験導入により、システムの使い勝手や問題点を早期に発見できます。一例として、本社の1つの部署だけで1か月間試験運用し、従業員からの意見を集めて改善点を洗い出します。問題が解決してから全社展開することで、大きなトラブルを避けながら導入を進められます。

システムの導入前に従業員向けの説明会を開催し、新しい勤怠管理の方法を丁寧に説明することが大切です。説明会では実際にシステムを操作しながら、打刻方法や休暇申請の手順を学んでもらいます。例えば、スマートフォンでの打刻方法を実演し、従業員に試してもらう時間を設けると理解が深まります。質問を受け付ける時間も確保し、不安を解消してから本格導入することで、スムーズな運用開始につながります。

従業員がいつでも参照できる操作マニュアルとよくある質問をまとめたFAQを用意しておくことが重要です。マニュアルには画面のスクリーンショットを使い、操作手順を分かりやすく説明します。たとえば、打刻忘れに気づいた場合の修正申請方法や、休暇申請の承認フローなどを具体的に記載します。従業員が自分で問題を解決できる環境を整えることで、人事部門への問い合わせを減らし、業務負担を軽減できます。

勤怠管理システムと給与計算ソフトの間でデータをやり取りする際、データ形式の不一致やシステムの不具合によりエラーが発生することがあります。エラーが起きるとデータが正しく転送されず、給与計算が遅れる原因になります。たとえば、勤怠管理システムが出力するデータの項目名と、給与計算ソフトが読み込む項目名が異なる場合、データが正しく認識されません。こうした課題を避けるには、導入前に十分な連携テストを行い、エラーが発生するパターンを洗い出しておくことが重要です。

勤怠管理システムを導入しても、従業員が打刻を忘れたり、誤った操作をしたりすることがあります。打刻漏れがあると勤怠データが不正確になり、給与計算にも影響します。一例として、出勤時は打刻したものの退勤時の打刻を忘れてしまい、勤務時間が記録されないケースがあります。対策としては、打刻忘れを防ぐために通知機能を活用したり、管理者が定期的に打刻状況をチェックして早めに修正を促したりすることが有効です。

企業ごとに独自の給与規定や手当の計算方法があり、システムの標準機能では対応できない場合があります。複雑な計算ルールをシステムに設定するには専門的な知識が必要で、設定に時間がかかることがあります。例えば、特定の資格を持つ従業員に支給する資格手当や、勤続年数に応じた手当など、条件が複雑な場合は設定が難しくなります。対策としては、導入前にシステムの提供会社に自社の給与規定を共有し、対応可能かを確認しておくことや、カスタマイズサービスを利用することが考えられます。