勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。特に「入退室管理機能」を備えたシステムは、従業員の物理的な出入り状況をリアルタイムで追跡・記録し、セキュリティや勤怠管理の精度を向上させます。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。
入退室管理機能を備えた勤怠管理システム（シェア上位）
勤怠管理システムとは？
更新：2024年10月30日
勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。特に「入退室管理機能」を備えたシステムは、従業員の物理的な出入り状況をリアルタイムで追跡・記録し、セキュリティや勤怠管理の精度を向上させます。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。
導入メリット
業務の効率化、精度の向上
紙やExcelでの管理と比較すると、時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。特に入退室管理機能を活用することで、物理的な出勤・退勤のデータを自動的に取得し、より正確な勤怠管理が可能になります。
勤務状況の可視化
データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。入退室管理機能により、従業員がどのタイミングでオフィスに出入りしたかを詳細に追跡できるため、36協定の管理や高負荷な社員を上司、人事部門が見つけやすくなります。また、セキュリティの観点からも、異常な入退室パターンを検知することで、迅速な対応が可能です。
導入注意点
システム連携の制限
連携要件がある場合は、自社で使用している機器、システムが対応可能かを確認しましょう。入退室管理機能が他のセキュリティシステムや既存の勤怠管理システムとどの程度シームレスに連携できるかも重要なポイントです。
使用機器、機能の制限
使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。入退室管理機能をうまく活用するためには、ICカードリーダー、生体認証デバイス、PCログオンシステムなどとの連携がスムーズに行えるかを事前に確認することが重要です。勤怠管理システムの運営会社に直接問合せることが推奨されます。
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勤怠管理システムの選び方
1
自社の規模や規則に合った製品を選ぶ
製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。特に入退室管理機能を活用する場合、自社のセキュリティポリシーや入退室の頻度を考慮した上で、最適なシステムを選ぶことが重要です。例えば、複数の事業場を持つ企業では、各事業場ごとに入退室データを統合管理できる機能が必要です。
2
設定の自由度、簡易さで選ぶ
人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。入退室管理機能に関しては、例えば特定の時間帯のみ出入りを許可する設定や、特定の区域へのアクセス制限などが簡単に設定できるかを確認することが重要です。
3
連携する打刻製品との相性で選ぶ
ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。特に入退室管理機能を重視する場合、ICカードリーダーや生体認証デバイスとの相性が良いかを確認しましょう。自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認することが重要です。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます
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