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勤怠管理システムとは?

更新:2024年10月30日

勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。特に変形労働制を採用している企業にとって、変形労働時間制に対応したシステムは、月ごとの労働時間の計算や、特定期間内の労働時間の集計を自動化することで大きな利便性を提供します。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。

pros

導入メリット

業務の効率化、精度の向上

紙やExcelでの管理と比較すると、時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。特に変形労働制に対応したシステムは、複雑な労働時間の計算を自動化でき、法令遵守のチェックも容易になります。

勤務状況の可視化

データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。変形労働制においては、特定の期間内の勤務状況を正確に把握することが重要であり、36協定の管理や、高負荷な社員を上司、人事部門が見つけることができます。

cons

導入注意点

システム連携の制限

連携要件がある場合は、自社で使用している機器、システムが変形労働制に対応可能かを確認しましょう。特に、労働時間の集計方法や、シフトの変更が頻繁に行われる場合、その対応力が求められます。

使用機器、機能の制限

使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。変形労働制においては、特に柔軟な設定が求められるため、打刻システム連携、生体認証、PCログオン、打刻時の地点情報の取得など、営業資料だけでは情報が不足する場合がありますので、勤怠管理システムの運営会社に直接問合せることが推奨されます。

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

自社の規模や規則に合った製品を選ぶ

製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。特に変形労働制を採用している企業は、その制度に対応できるかどうかを確認することが重要です。例えば、データの出力方法を自由に指定できる機能、変形労働制の特定期間ごとの労働時間の集計対応、独自の集計項目を設定、複数の事業場の36協定を管理といった機能があります。

2

設定の自由度、簡易さで選ぶ

人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。特に変形労働制に対応するためには、任意の集計項目を追加できる、柔軟なシフト設定ができるなどが求められます。一方、人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。

3

連携する打刻製品との相性で選ぶ

ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。変形労働制においては、打刻の正確性が特に重要となりますので、自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認しましょう。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます。変形労働制に対応する勤怠管理システムを選ぶ際にも、この診断ツールが役立ちます

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