ワークフローシステムと連携可能な勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのツールです。従来のタイムカードやExcelによる手作業での管理から、クラウドベースのシステムによる自動化・効率化へと進化しており、企業規模を問わず導入が進んでいます。 主な機能として、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。労務管理の効率化だけでなく、働き方改革への対応や法令遵守も実現します。特に昨今の労働関連法改正により、全企業に対して残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化などが適用されているため、勤怠管理システムは単なる業務効率化のツールではなく、適切な労務管理を実現するための必須のインフラとなっています。
ワークフローシステムと連携とは？
ワークフローシステムと勤怠管理システムの連携とは、2つのシステムを結びつけることでデータのやり取りを自動化し、業務の流れをスムーズにする仕組みです。勤怠管理では出退勤記録だけでなく、残業申請や休暇申請など、申請から承認までの一連の流れが発生します。 ワークフローシステムは、この申請・承認の流れを電子化し、定められた順序で業務を進めるためのシステムです。勤怠管理システムと連携することで、残業申請や休暇申請などの勤怠関連の申請が発生した際に、自動的にワークフローシステムに情報が連携され、承認プロセスが開始されます。 承認された情報は再び勤怠管理システムに反映され、正確な勤怠記録として蓄積されます。従来は別々の帳票や仕組みで管理されていた申請・承認フローと勤怠記録が一元管理できるようになり、データの二重入力や転記ミスを防止できます。また、申請状況の把握や承認作業が簡単になり、管理者の負担も軽減されます。労務データの正確性が高まることで、法令遵守の徹底や働き方改革への対応も容易になります。
ワークフローシステムと連携できる勤怠管理システム（シェア上位）
ワークフローシステムと連携可能な勤怠管理システムとは？
更新：2025年05月13日
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのツールです。従来のタイムカードやExcelによる手作業での管理から、クラウドベースのシステムによる自動化・効率化へと進化しており、企業規模を問わず導入が進んでいます。 主な機能として、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。労務管理の効率化だけでなく、働き方改革への対応や法令遵守も実現します。特に昨今の労働関連法改正により、全企業に対して残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化などが適用されているため、勤怠管理システムは単なる業務効率化のツールではなく、適切な労務管理を実現するための必須のインフラとなっています。
ワークフローシステムと連携とは？
ワークフローシステムと勤怠管理システムの連携とは、2つのシステムを結びつけることでデータのやり取りを自動化し、業務の流れをスムーズにする仕組みです。勤怠管理では出退勤記録だけでなく、残業申請や休暇申請など、申請から承認までの一連の流れが発生します。 ワークフローシステムは、この申請・承認の流れを電子化し、定められた順序で業務を進めるためのシステムです。勤怠管理システムと連携することで、残業申請や休暇申請などの勤怠関連の申請が発生した際に、自動的にワークフローシステムに情報が連携され、承認プロセスが開始されます。 承認された情報は再び勤怠管理システムに反映され、正確な勤怠記録として蓄積されます。従来は別々の帳票や仕組みで管理されていた申請・承認フローと勤怠記録が一元管理できるようになり、データの二重入力や転記ミスを防止できます。また、申請状況の把握や承認作業が簡単になり、管理者の負担も軽減されます。労務データの正確性が高まることで、法令遵守の徹底や働き方改革への対応も容易になります。
ワークフローシステムと連携可能な勤怠管理システムを導入するメリット
ワークフローシステムと連携可能な勤怠管理システムを導入すると、申請・承認プロセスの効率化や人事労務管理の精度向上などのメリットがあります。この段落では、具体的な導入メリットを5つ紹介します。
申請・承認プロセスの効率化
ワークフローシステムとの連携により、残業申請や休暇申請などの手続きがペーパーレス化され、処理時間が大幅に短縮されます。従業員はスマートフォンやパソコンから申請を行い、上司は通知を受け取ってすぐに承認作業ができるため、承認プロセスがスピードアップします。申請の進捗状況もリアルタイムで確認できるため、「申請書が上司の机で止まっている」といった事態を防止し、業務効率の向上につながります。
データの一元管理による正確性向上
勤怠データとワークフローの申請・承認データが自動連携されるため、データの二重入力や転記ミスを防止できます。承認された残業時間や休暇情報が自動的に勤怠記録に反映されるため、人為的なミスが減少し、データの正確性が向上します。月末の勤怠集計作業も自動化されるため、経理部門や人事部門の業務負担が軽減され、給与計算の精度向上にもつながります。
リアルタイムな勤怠状況の把握
管理者は連携システムを通じて、従業員の勤怠状況や申請状況をリアルタイムで確認できるようになります。部門ごとの残業時間や有給休暇取得状況などを一目で把握でき、労働時間の偏りや過剰な残業などの問題を早期に発見することが可能になります。急な休暇取得や遅刻などの情報も即座に共有されるため、部門内での業務調整や人員配置の最適化が容易になります。
コンプライアンス対応の強化
労働関連法規に準拠した設定が可能で、残業時間の上限管理や有給休暇の取得促進など、法令遵守を自動的にサポートします。36協定の残業上限に近づくと警告が表示されたり、取得が必要な有給休暇の通知が自動送信されたりするなど、コンプライアンス違反を未然に防ぐ機能が充実しています。労働基準監督署の調査にも対応できる正確な勤怠記録が自動的に保存されるため、企業のリスク管理体制が強化されます。
経営判断のための分析データ提供
連携システムから得られるデータを活用して、部門別・従業員別の労働時間分析や生産性の可視化が可能になります。残業が多い部署や特定の時期に業務が集中するパターンなど、データに基づいた人員配置や業務改善の検討材料を得ることができます。勤怠データと業績データを組み合わせた分析も可能となり、働き方改革と生産性向上を両立させるための戦略立案に役立ちます。
ワークフローシステムと連携対応の勤怠管理システムを導入する際の注意点
ワークフローシステムと連携対応の勤怠管理システムを導入する際には、システム間の互換性確認や運用ルールの整備などいくつかの注意点があります。この段落では、スムーズな導入と効果的な活用のための5つの重要な注意点を紹介します。
システム間の互換性の確認
既存のワークフローシステムと新規の勤怠管理システム間で、データ連携の互換性を事前に十分確認する必要があります。連携方法やAPI（アプリケーション・プログラム・インターフェース）の仕様が合わない場合、データ連携に追加開発が必要になり、予想外のコストが発生する可能性があります。システムのバージョンアップ時の互換性維持についても、ベンダーに確認しておくことで、将来的なトラブルを防止できます。
申請・承認フローの見直し
連携システム導入を機に、現状の申請・承認フローが適切かどうか見直すことが重要です。過剰な承認ステップや不必要な決裁者がいると、システム化後も業務効率化の効果が限定的になってしまいます。部門の特性や業務内容に応じたフローの設計、権限設定の最適化などを行うことで、システムの効果を最大化することができます。
運用ルールの整備と周知
システムを導入しただけでは効果は限定的であり、運用ルールの整備と全社への周知が不可欠です。残業申請はいつまでに行うか、休暇申請の期限はどうするか、承認者が不在の場合の代理承認ルールはどうするかなど、具体的な運用ルールを明確にする必要があります。ルールブックの作成や定期的な研修実施により、全従業員が同じ認識でシステムを利用できる環境を整えることが重要です。
データ移行と並行運用の計画
既存の勤怠管理の仕組みからの移行には、過去データの取り扱いや並行運用期間の設定などの計画が必要です。特に年次有給休暇の残日数や勤務実績などの重要データは、正確に移行されることを確認する必要があります。一定期間は新旧システムを並行運用し、データの整合性を確認しながら段階的に移行することで、業務への影響を最小限に抑えることができます。
セキュリティとプライバシーへの配慮
勤怠データには個人情報や給与に関わる重要情報が含まれるため、アクセス権限の適切な設定と管理が不可欠です。役職や部門に応じたアクセス権限の設定、ログインパスワードの定期変更ルールの策定など、セキュリティ対策を徹底する必要があります。また、従業員のプライバシーに配慮し、必要以上の個人情報を収集・表示しないよう、システム設定を適切に行うことも重要です。
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ワークフローシステムと連携可能な勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の規模や業務特性に合った機能を持ち、使いやすさと拡張性を兼ね備えたシステムを選ぶことが重要です。この段落では、失敗しない勤怠管理システム選びのための5つのポイントを紹介します。
1
自社の勤務体系への適合性
企業の勤務形態や勤怠ルールに合わせてカスタマイズできるシステムを選ぶことが重要です。フレックスタイム制、シフト制、裁量労働制など、多様な勤務体系に対応しているか確認しましょう。一例として、製造業では24時間体制の交代制勤務に対応できるシフト管理機能が必須となります。将来的な勤務体系の変更にも柔軟に対応できる拡張性も選定時の重要なポイントです。
2
入力方法の使いやすさ
従業員が日常的に使う出退勤の記録方法は、使いやすさを重視して選びましょう。ICカード、生体認証、スマートフォンのGPS連動など、複数の入力方法に対応したシステムが理想的です。具体的なケースでは、外勤が多い営業部門ではスマートフォンで簡単に打刻できる機能が業務効率化に直結します。システムの導入によって従業員の負担が増えないよう、直感的に操作できるデザインであることも確認しましょう。
3
他システムとの連携性
給与システムや人事システムなど、既存の社内システムとスムーズに連携できるかを確認することが大切です。データ連携ができないと、手作業での転記作業が発生し、効率化のメリットが半減してしまいます。現場で活用するケースとして、給与計算ソフトと連携することで、月末の勤怠データ集計作業が自動化され、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。APIの公開状況や連携実績についても事前に確認しておきましょう。
4
法令対応の充実度
労働基準法や働き方改革関連法に対応した機能を持つシステムを選ぶことが重要です。残業時間の上限管理、有給休暇の取得状況管理、36協定の遵守状況チェックなど、法令遵守をサポートする機能が搭載されているか確認しましょう。ビジネスシーンでは、残業時間が一定の基準に近づくと管理者にアラートが送信される機能があれば、法令違反を未然に防ぐことができます。法改正にも迅速に対応できるよう、定期的なアップデートが提供されるシステムを選びましょう。
5
サポート体制の充実度
導入後の運用をスムーズに行うためには、充実したサポート体制があるかどうかも重要な選定ポイントです。マニュアルや操作説明動画の提供、問い合わせ窓口の対応時間、トラブル発生時の対応速度などを事前に確認しましょう。導入企業の実例では、24時間対応のヘルプデスクがあることで、シフト勤務の現場でも安心して運用できるケースが少なくありません。また、定期的な機能アップデートやセキュリティ対策の提供状況についても確認することをおすすめします。
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業務プロセス全体の最適化を実現する連携設計
ワークフローシステムと勤怠管理システムの連携は、単なるシステム間のデータ共有にとどまらず、企業の業務プロセス全体を最適化する重要な取り組みです。適切な連携設計により、申請承認の迅速化、情報共有の円滑化、例外対応の柔軟性など、組織全体の業務効率向上が実現します。
1
申請・承認フローの電子化がもたらす組織全体の変革
従来は紙の申請書や押印による承認が主流でしたが、電子化によって承認プロセスが大きく変わります。残業申請が提出されると、上長にスマートフォンで通知が届き、外出先からでも承認できるようになります。この変革により、申請から承認までの時間が数日から数分に短縮され、業務の流れが格段にスムーズになります。
2
部門間の壁を超えた情報共有による意思決定の迅速化
連携システムによって、従来は部門ごとに管理されていた情報が全社で共有できるようになります。総務部が把握している休暇情報と現場の業務計画が連動することで、人員配置の最適化が可能になります。特に繁忙期には、各部門の勤務状況を一覧で確認できるため、部門を越えた応援体制の構築や優先業務の判断が迅速に行えるようになります。
3
勤怠データとビジネスプロセスの統合による業務効率向上
勤怠データとプロジェクト管理や業務プロセスを統合することで、新たな業務改善の視点が生まれます。営業部門の外出記録とプロジェクト進捗状況が連携することで、顧客訪問と売上の相関関係が明らかになります。また、製造現場では作業工程と勤務シフトの連携により、生産性の高い人員配置パターンを発見できるため、データに基づいた効率的な業務改善が可能になります。
4
複雑な承認階層に対応する柔軟なワークフロー設計
企業規模や部門によって承認フローは複雑に異なりますが、連携システムではこれを柔軟に設定できます。一般社員の休暇申請は直属の上長のみで承認する一方、管理職の長期休暇は部門長と役員の承認が必要というように、役職や申請内容に応じた承認ルートを設定できます。また、金額や日数に応じて承認者を自動的に切り替える条件分岐機能により、承認プロセスの最適化が実現します。
5
例外処理と緊急対応を考慮した連携システムの構築
業務の現場では、標準的なルールだけでは対応できない例外的状況が発生します。連携システムでは、緊急時の代理承認や事後申請など、例外処理に柔軟に対応できる仕組みが重要です。災害時に通常の承認者が対応できない場合の代替ルートや、突発的な残業が発生した際の事後申請フローなど、現場の実情に合わせた例外対応の設計により、システムの実用性と受容性が大きく向上します。
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データ連携による高度な分析と意思決定支援
ワークフローと勤怠管理の連携によって生まれるデータは、単なる記録以上の価値を持ちます。これらのデータを分析活用することで、勤務パターンと生産性の関連性把握や労務リスクの予測など、経営判断を支援する貴重な情報資源となります。
1
勤怠パターンと業務進捗の相関分析による生産性向上
連携システムから得られるデータを活用することで、働き方と業務成果の関係性を見出せます。ソフトウェア開発企業の事例では、プログラマーの勤務時間帯と生産コード量の相関を分析した結果、午前中の集中作業時間を確保することでバグの少ないコードが生まれることがわかりました。この発見により、重要な会議を午後に集約し、午前中は集中作業時間として確保するなど、データに基づいた働き方の最適化が実現しています。
2
リアルタイムデータ連携がもたらす迅速な経営判断
勤怠データとワークフローが即時に連携することで、経営判断のスピードが向上します。物流業界の事例では、日々変動する配送量に対して、リアルタイムの勤務状況と連動した人員配置システムを構築しました。急な配送依頼が入った際に、当日の出勤状況、残業可能な人員、休暇取得者などの情報を瞬時に把握し、最適な対応を判断できるようになっています。特に繁忙期には、こうしたリアルタイム判断が顧客満足度の維持と従業員の過重労働防止の両立に貢献しています。
3
部門別・プロジェクト別の工数分析と最適人員配置
連携データを活用すると、これまで感覚的に行われていた人員配置の最適化が科学的に行えるようになります。建設会社の事例では、プロジェクトごとの実績工数を分析することで、類似案件の正確な人員計画が可能になりました。また、特定の工程に時間がかかっている場合、その原因を特定し、人員の追加や作業方法の改善など、適切な対策を講じることができます。こうした分析に基づく人員配置の最適化により、プロジェクト全体の効率性と収益性が向上しています。
4
予実管理と連動した労働時間分析の戦略的活用法
勤怠データを予算計画と実績の比較分析に活用することで、経営管理の精度が高まります。コンサルティング企業では、クライアントプロジェクトごとの予定工数と実績工数を連携システムで管理し、乖離が生じた際には早期に原因分析を行います。この取り組みにより、プロジェクトの収益性管理が徹底され、問題の早期発見と対策が可能になりました。また、過去の実績データを蓄積することで、新規案件の見積精度も向上し、持続的な収益改善につながっています。
5
連携データを活用した労務リスクの予測と早期対応
連携システムのデータ分析により、従来は発見が難しかった労務リスクを予測できるようになります。医療機関の事例では、特定部署の残業時間増加と休暇取得率低下のパターンを分析し、早期に人員補充や業務分散の対策を講じることで、離職防止に成功しました。また、季節的な業務集中が予測される時期の前に、応援体制の構築や一時的な業務委託の準備を行うなど、データに基づいた先手の対策が可能になります。こうした予測的アプローチにより、労務問題が深刻化する前に適切な対応ができるようになります。
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