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勤怠管理システムとは?

更新:2024年10月30日

勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。特に裁量労働制を採用している企業においては、定型的な労働時間の管理に加えて、プロジェクトごとの成果を基にした柔軟な勤怠管理が求められます。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。

pros

導入メリット

業務の効率化、精度の向上

紙やExcelでの管理と比較すると、時間外労働や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。裁量労働制においても、個々のプロジェクトやタスクに対する時間投入の可視化が可能です。

勤務状況の可視化

データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。36協定の管理や高負荷な社員を上司や人事部門が見つけることができます。裁量労働制では特に、従業員の成果と投入時間のバランスを見える化することで、公正な評価や適正な労働環境の維持が可能です。

cons

導入注意点

システム連携の制限

連携要件がある場合は、自社で使用している機器、システムが対応可能かを確認しましょう。特に裁量労働制では、プロジェクト管理やタスク管理ツールとの連携が重要です。

使用機器、機能の制限

使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカーのみ対応できる条件がある場合があります。打刻システム連携、生体認証、PCログオン、打刻時の地点情報の取得など、営業資料だけでは情報が不足する場合がありますので、勤怠管理システムの運営会社に直接問い合わせることが推奨されます。裁量労働制においては、プロジェクト別の時間管理や成果評価機能が十分かどうかも確認しましょう。

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

自社の規模や規則に合った製品を選ぶ

製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則に合った製品を選定しましょう。特に裁量労働制に対応したシステムは、プロジェクト管理や成果ベースの評価機能が充実しているか確認が必要です。例えば、データの出力方法を自由に指定できる機能、独自の集計項目を設定、複数の事業場の36協定を管理といった機能があります。

2

設定の自由度、簡易さで選ぶ

人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。設定の自由度とは、例えば任意の集計項目を追加できる、権限を自由度高く組めるなどです。裁量労働制においても、柔軟な設定が可能な製品は、変動する業務内容やプロジェクトに対応しやすいです。一方、人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。

3

連携する打刻製品との相性で選ぶ

ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認しましょう。裁量労働制では、出退勤の打刻だけでなく、プロジェクト別の工数入力や日報作成機能が重要です。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社に合った製品を探すことができます

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