学校におすすめの勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのツールです。学校では教職員の多様な勤務形態や複雑なシフト管理に対応する必要があります。従来のタイムカードやExcelによる手作業での管理から、クラウドベースのシステムによる自動化・効率化へと進化しており、学校規模を問わず導入が進んでいます。 主な機能として、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。学校では教員の授業時間、部活動指導時間、事務職員の勤務時間などを一元管理できます。 特に昨今の労働関連法改正により、全企業に対して残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化などが適用されています。学校においても働き方改革への対応や法令遵守が求められています。勤怠管理システムは単なる業務効率化のツールではなく、適切な労務管理を実現するために必須のインフラとして位置づけられています。
学校向けの勤怠管理システム（シェア上位）
学校におすすめの勤怠管理システムとは？
更新：2025年06月19日
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのツールです。学校では教職員の多様な勤務形態や複雑なシフト管理に対応する必要があります。従来のタイムカードやExcelによる手作業での管理から、クラウドベースのシステムによる自動化・効率化へと進化しており、学校規模を問わず導入が進んでいます。 主な機能として、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。学校では教員の授業時間、部活動指導時間、事務職員の勤務時間などを一元管理できます。 特に昨今の労働関連法改正により、全企業に対して残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化などが適用されています。学校においても働き方改革への対応や法令遵守が求められています。勤怠管理システムは単なる業務効率化のツールではなく、適切な労務管理を実現するために必須のインフラとして位置づけられています。
学校に勤怠管理システムを導入するメリット
学校に勤怠管理システムを導入するメリットには、教職員の勤務時間管理の効率化や労働環境の改善などがあります。この段落では、学校現場における具体的な導入メリットを5つ紹介します。
複雑な勤務形態の一元管理
学校では教員、事務職員、非常勤講師など多様な職種が働いており、勤怠管理システムによりこれらの複雑な勤務形態を一元管理できます。常勤教員の授業時間、部活動指導時間、会議時間などを自動で分類し記録することが可能です。非常勤講師の時間割や事務職員のシフト管理も同一システム内で効率的に処理できます。
残業時間の可視化と働き方改革の推進
教職員の長時間労働問題に対して、勤怠管理システムは残業時間を自動計算し可視化します。月単位での労働時間推移をグラフで表示し、管理職が教職員の働き方を客観的に把握できます。部活動指導や行事準備などで発生する時間外勤務も正確に記録され、働き方改革の推進に活用されます。
有給休暇管理の自動化
教職員の有給休暇申請から承認までの流れをシステム内で完結できます。夏季休暇や年次有給休暇の残日数を自動計算し、取得促進のアラート機能も備えています。代替教員の手配が必要な場合も、システム上で調整スケジュールを確認できるため計画的な休暇取得が実現します。
ペーパーレス化による事務作業の軽減
従来の紙ベースの勤怠管理表や出勤簿を電子化することで、事務職員の集計作業が大幅に軽減されます。月末の勤怠集計作業が自動化され、給与計算システムとの連携も可能です。書類の保管スペースが不要になり、過去のデータ検索も瞬時に行えるようになります。
法令遵守と監査対応の強化
労働基準法に基づく勤務時間管理が自動化され、法令違反のリスクを軽減できます。労働時間の上限規制に対するアラート機能により、管理職が事前に対策を講じることが可能です。労働監督署の監査や会計検査院の検査時にも、正確な勤務記録をすぐに提出できる体制が整います。
学校に勤怠管理システムを導入する際の注意点
学校に勤怠管理システムを導入する際の注意点には、教職員の ITリテラシーへの配慮や学校特有の勤務形態への対応などがあります。この段落では、導入時に検討すべき具体的な注意点を5つ紹介します。
教職員の ITリテラシーへの配慮
学校には年齢層がさまざまな教職員が働いており、ITリテラシーに差があることを考慮する必要があります。ベテラン教員の中にはスマートフォンやパソコン操作に不慣れな方もいるため、操作が簡単なシステムを選択することが重要です。導入前に十分な研修期間を設け、操作マニュアルを分かりやすく作成しておく必要があります。
学校特有の勤務形態への対応
教員の勤務は授業、部活動指導、校務分掌など多岐にわたり、一般企業とは異なる複雑な勤務形態があります。土日の部活動指導や学校行事、夜間の保護者会など変則的な勤務にシステムが対応できるか確認が必要です。時間割変更や臨時授業などにも柔軟に対応できる機能を備えているかも重要な検討事項です。
個人情報保護とセキュリティ対策
学校が扱う勤怠データには教職員の個人情報が含まれるため、厳格なセキュリティ対策が必要です。データの暗号化、アクセス権限の設定、定期的なバックアップなどの機能が備わっているか確認しましょう。クラウド型システムの場合は、データセンターの所在地や第三者認証の取得状況も重要な判断材料となります。
既存システムとの連携可能性
多くの学校では給与計算システムや人事管理システムを既に導入しているため、これらとの連携可能性を事前に確認する必要があります。データの二重入力を避けるためには、CSV形式でのデータ出力機能や API連携機能が必要です。既存システムのベンダーとの調整も含めて、導入計画を立てることが重要です。
導入コストと運用コストの検討
勤怠管理システムの導入には初期費用だけでなく、月額利用料やメンテナンス費用などの継続的なコストが発生します。学校の予算規模に応じて、必要な機能と費用のバランスを慎重に検討する必要があります。職員数の変動に応じた料金体系や、長期契約による割引制度なども含めて総合的にコストを評価しましょう。
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学校におすすめの勤怠管理システムの選び方
学校におすすめの勤怠管理システムの選び方には、教育現場特有のニーズへの対応や使いやすさの重視などがあります。この段落では、学校に最適なシステムを選択するための具体的なポイントを5つ紹介します。
1
教育現場に特化した機能の充実度
学校向けの勤怠管理システムでは、授業時間と事務時間の区別管理機能が重要です。部活動指導時間や学校行事への参加時間を別途カテゴリ分けできる機能があると便利です。非常勤講師の時間割管理や代替教員の調整機能など、教育現場特有の要件に対応できるシステムを選択しましょう。
2
直感的で分かりやすい操作性（デザイン）
年齢層の幅広い教職員が使用するため、画面デザインがシンプルで直感的に操作できることが重要です。ボタンの配置が分かりやすく、文字サイズも調整可能なシステムが理想的です。スマートフォンアプリとWeb画面の両方で同じような操作性（操作性）を実現しているかも確認ポイントとなります。
3
多様な打刻方法への対応
教職員の働き方に合わせて、複数の打刻方法に対応しているシステムを選びましょう。ICカード、スマートフォンアプリ、Web画面からの打刻など、場面に応じて使い分けられると便利です。校外での部活動指導や研修参加時にも対応できるよう、GPS機能による位置情報記録があると安心です。
4
柔軟なシフト管理とスケジュール調整
学校では時間割変更や行事による特別スケジュールが頻繁に発生するため、柔軟なシフト管理機能が必要です。週単位や月単位でのスケジュール変更に対応でき、変更履歴も残せるシステムが望ましいです。教員の授業コマ数管理や会議室の予約管理なども統合できるシステムなら、より効率的な運用が可能になります。
5
充実したサポート体制と導入支援
システム導入時の研修や操作説明会を実施してくれるベンダーを選ぶことが重要です。電話やメールでの問い合わせ対応時間が学校の勤務時間と合致しているか確認しましょう。定期的なシステムアップデートや法改正への対応も含めて、長期的なサポート体制が整っているベンダーを選択することが成功の鍵となります。
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教育現場特有の勤務形態への対応
学校の勤務形態は一般企業と大きく異なり、授業時間、事務時間、部活動指導、学校行事など多岐にわたる業務を適切に管理する必要があります。また、非常勤講師や臨時職員など多様な雇用形態の職員が働いているため、それぞれの勤務条件に応じた柔軟な管理が求められます。
1
授業時間と事務時間の区別管理
教員の勤務時間は授業を行う時間と事務作業を行う時間に大別されます。授業時間には教科指導、学級活動、総合的な学習の時間などが含まれ、これらを個別に記録できる機能が必要です。事務時間には成績処理、教材準備、保護者対応などが含まれ、授業時間とは異なる管理が求められます。
2
部活動指導時間の個別記録
部活動指導は通常の勤務時間外に行われることが多く、平日の放課後や土日祝日の指導時間を正確に記録する必要があります。複数の部活動を担当する教員もいるため、部活動別の指導時間管理機能が重要です。大会引率や合宿指導など特別な活動についても、通常の部活動指導と区別して記録できる仕組みが求められます。
3
学校行事と通常業務の時間区分
運動会、文化祭、卒業式などの学校行事では、通常とは異なる勤務時間になることが多くあります。行事準備期間中の残業時間管理や、行事当日の変則的な勤務時間にも対応する必要があります。また、PTA活動や地域との連携事業など、学校外での活動時間も適切に記録できる機能が必要です。
4
非常勤講師の勤務時間管理
非常勤講師は担当する授業コマ数に応じて勤務時間が決まるため、常勤教員とは異なる管理方法が必要です。時間割変更や休講による勤務時間の変動にも柔軟に対応できる機能が求められます。複数の学校で勤務する非常勤講師の場合、各学校での勤務時間を区別して管理する必要もあります。
5
長期休暇期間中の勤務調整
夏休みや冬休みなどの長期休暇期間中は、通常とは異なる勤務体制になることが多くあります。研修参加、補習授業、部活動指導などの業務に応じて勤務時間を調整する機能が必要です。また、年次有給休暇の取得が集中する期間でもあるため、休暇管理機能との連携も重要になります。
6
多様な職種に対応した管理機能
学校には教員以外にも事務職員、用務員、給食職員、図書館司書など多様な職種の職員が働いており、それぞれの職種に応じた勤務時間管理が必要です。また、管理職の勤務実態把握や臨時職員の勤務管理も含めて、包括的な勤怠管理システムが求められます。
7
教員の教科別勤務時間管理
教員は担当する教科によって勤務内容が異なるため、教科別の勤務時間管理機能が有効です。国語、数学、理科などの主要教科と、音楽、美術、体育などの実技教科では準備時間や指導方法が異なります。また、特別支援教育や外国語教育など専門性の高い分野では、より詳細な勤務時間管理が必要になることもあります。
8
事務職員のシフト勤務対応
学校事務職員は窓口業務や電話対応のため、教員とは異なるシフト勤務を行うことがあります。早番、遅番などの勤務パターンに対応し、窓口業務時間と事務処理時間を区別して管理できる機能が必要です。また、繁忙期における勤務時間の調整や、他の事務職員との業務分担も考慮した管理が求められます。
9
用務員や給食職員の変則勤務
用務員は施設管理や環境整備のため、学校の開校時間より早い時間から勤務することが多くあります。給食職員は給食提供時間に合わせた勤務体制となり、調理準備から片付けまでの一連の業務時間を適切に管理する必要があります。これらの職種では、安全管理や衛生管理の観点から勤務時間の正確な記録が特に重要になります。
10
管理職の勤務実態把握
校長や教頭などの管理職は、一般教員とは異なる勤務実態があります。早朝の校門指導から夜間の会議まで、長時間にわたる勤務が常態化している場合もあります。管理職の働き方改革も重要な課題となっており、勤務時間の可視化により適切な業務配分や健康管理につなげることが求められます。
11
臨時職員の勤務時間記録
産休・育休代替教員や病気休暇代替教員など、臨時職員の勤務時間管理も重要な要素です。短期間での勤務が多いため、迅速な登録・削除機能が必要になります。また、臨時職員の勤務条件や給与計算方法が正規職員と異なることが多いため、それらに対応した管理機能も求められます。
12
学校運営の効率化支援
学校の円滑な運営には、教職員の勤務時間管理だけでなく、各種会議の出席管理、校外活動の把握、代替教員の調整など、総合的な運営支援機能が必要です。これらの機能により、学校全体の業務効率化と教育の質的向上を実現することができます。
13
会議や研修の出席管理
学校では職員会議、学年会議、教科会議など多くの会議が開催され、これらの出席状況を正確に管理する必要があります。また、校内研修や校外研修への参加時間も勤務時間として適切に記録する必要があります。会議の効率化や研修効果の向上のため、参加時間の分析機能も有効です。
14
保護者対応時間の記録
教員は授業以外にも保護者との面談や電話対応を行うことが多く、これらの時間も勤務時間として記録する必要があります。個人面談、三者面談、家庭訪問などの時間を区別して管理することで、保護者対応業務の実態把握ができます。また、保護者対応の質的向上や効率化のための資料としても活用できます。
15
校外活動の勤務時間管理
校外学習、修学旅行、社会科見学などの校外活動では、通常の勤務時間とは異なる管理が必要です。引率教員の勤務時間は活動内容や移動時間も含めて記録する必要があります。また、宿泊を伴う活動では、24時間体制での生徒指導時間を適切に管理することが重要になります。
16
代替教員の調整機能
教員の病気休暇や研修参加時には代替教員の手配が必要になり、この調整作業は管理職の重要な業務の一つです。代替可能な教員の検索機能や、過去の代替実績の参照機能があると効率的です。また、代替教員の勤務時間管理も通常の勤務管理と統合して行える機能が求められます。
17
年間行事予定との連携
学校の年間行事予定と勤怠管理システムを連携させることで、行事に関連する勤務時間管理を効率化できます。運動会や文化祭などの大きな行事では、準備期間から当日まで多くの教職員が関わるため、行事別の勤務時間集計機能が有効です。また、行事の振り替え休日管理も重要な機能となります。
18
教職員の働き方改革推進
学校現場においても働き方改革が重要な課題となっており、勤怠管理システムはその推進に欠かせないツールです。長時間勤務の改善、適切な休暇取得、業務負担の平準化など、教職員の働き方改革を支援する機能が求められています。
19
長時間勤務の可視化と改善
教職員の長時間勤務は深刻な問題となっており、勤務時間の可視化により改善策を検討することが重要です。月別、週別の勤務時間推移をグラフ表示することで、勤務時間の傾向を把握できます。また、特定の時期に勤務時間が集中する場合は、業務配分の見直しや行事の調整などの対策を講じることができます。
20
休暇取得状況の把握と促進
年次有給休暇の取得促進は働き方改革の重要な要素であり、取得状況を定期的に確認する必要があります。取得日数の少ない教職員に対しては、管理職からの声かけや取得しやすい環境づくりが必要です。また、夏季休暇や冬季休暇の取得状況も含めて、総合的な休暇管理を行うことが重要になります。
21
業務負担の平準化支援
特定の教職員に業務が集中することを防ぐため、勤務時間の分析により業務負担の偏りを把握できます。学級担任、部活動顧問、委員会活動など、各種業務の負担状況を可視化することで、適切な業務配分を検討できます。また、新任教員のサポート体制や、ベテラン教員の業務負担軽減にも活用できます。
22
ワークライフバランスの実現
教職員のワークライフバランス実現のため、勤務時間と私生活時間のバランスを適切に管理する必要があります。部活動指導や学校行事による休日出勤が多い教員には、振り替え休日の確実な取得を促進することが重要です。また、家庭との両立を図るため、勤務時間の調整や業務の効率化も支援する必要があります。
23
健康管理との連携機能
教職員の健康管理は学校運営の基盤であり、勤務時間管理と健康管理を連携させることで、より効果的な健康維持が可能になります。長時間勤務による疲労蓄積のアラート機能や、定期健康診断結果との連携により、個別の健康管理支援ができます。また、メンタルヘルス対策として、勤務時間の変化パターンから早期発見につなげることも期待されます。
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