テレワークにおすすめの勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのツールです。テレワークの普及に伴い、従来のタイムカードやExcelによる手作業での管理から、クラウドベースのシステムによる自動化・効率化へと進化しています。企業規模を問わず導入が進んでおり、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などの機能があります。勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能で、労務管理の効率化だけでなく、働き方改革への対応や法令遵守も実現します。
テレワーク向けの勤怠管理システム（シェア上位）
テレワークにおすすめの勤怠管理システムとは？
更新：2024年10月30日
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのツールです。テレワークの普及に伴い、従来のタイムカードやExcelによる手作業での管理から、クラウドベースのシステムによる自動化・効率化へと進化しています。企業規模を問わず導入が進んでおり、スマートフォンやICカードによる出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などの機能があります。勤務データを自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能で、労務管理の効率化だけでなく、働き方改革への対応や法令遵守も実現します。
テレワークに勤怠管理システムを導入するメリット
テレワークに勤怠管理システムを導入するメリットには、正確な労働時間管理や業務効率化などがあります。この段落では、テレワーク環境での勤怠管理システム導入による具体的なメリットを5つ紹介します。
正確な労働時間管理の実現
テレワークでは上司の目が届かないため、労働時間の把握が困難になりがちです。勤怠管理システムを導入することで、スマートフォンやパソコンからの打刻により正確な労働時間を記録できます。データは自動で集計されるため、残業時間や休憩時間の管理も正確に行われ、労働基準法に準拠した適切な労務管理が可能になります。
業務効率化と管理コストの削減
テレワーク環境では紙の出勤簿やExcelでの管理が難しく、手作業での集計ミスも発生しやすくなります。勤怠管理システムを導入すると、データ入力や集計作業が自動化され、人事担当者の業務負担が大幅に軽減されます。月末の給与計算時間が短縮されるだけでなく、申請・承認作業もオンラインで完結するため、場所を問わない効率的な業務フローが構築できます。
従業員の働き方の可視化
テレワークでは従業員の勤務状況が見えにくく、過剰労働やサボりなどの問題が把握しづらいものです。勤怠管理システムでは勤務記録がデータ化されるため、労働時間や業務パターンの分析が容易になります。長時間労働の傾向がある従業員へのフォローや、業務配分の見直しなど、適切な労務管理と業務改善につなげることが可能になります。
勤務場所の自由度向上
テレワークでは自宅だけでなく、カフェやコワーキングスペースなど多様な場所で仕事をする機会が増えています。クラウド型勤怠管理システムを導入することで、勤務場所を選ばず打刻や勤怠申請が可能になります。GPS機能付きのシステムなら、勤務場所の記録も自動で行われるため、働く場所の制約が少なくなり、従業員の自由度とワークライフバランスが向上します。
コンプライアンス強化と労務リスク低減
テレワーク環境では労働時間管理が曖昧になりやすく、労務トラブルのリスクが高まる傾向があります。勤怠管理システムでは36協定の残業上限管理や、法定休日の自動判定などが行われるため、労働法令違反を防止できます。また、勤怠データが正確に記録・保存されるため、万が一の労務トラブル発生時も客観的な証拠として活用でき、企業のリスク管理体制が強化されます。
テレワークに勤怠管理システムを導入する際の注意点
テレワークに勤怠管理システムを導入する際の注意点には、セキュリティ対策やプライバシー配慮などがあります。この段落では、テレワーク環境で勤怠管理システムを導入する際に注意すべき5つのポイントを紹介します。
セキュリティ対策の徹底
テレワークでは社外からシステムにアクセスするため、情報漏洩リスクが高まります。システム選定時には、データ暗号化や多要素認証といった堅固なセキュリティ機能を備えているかを確認することが重要です。また、利用する端末のセキュリティ状態を定期的に確認し、社内規定を整備して従業員への教育も行いましょう。
操作性とユーザー受け入れ態勢の確保
複雑な操作手順のシステムを導入すると、従業員の抵抗感が強まり利用率が低下する恐れがあります。直感的に操作できるデザインのシステムを選び、スマートフォンやタブレットからも簡単に利用できるかを確認しましょう。また、導入前に従業員向けのマニュアル作成や研修を実施し、使用方法を丁寧に説明することで、スムーズな導入が可能になります。
プライバシーへの配慮
勤怠管理システムの中にはGPS機能や操作ログ記録など、従業員の行動を監視できる機能が含まれることがあります。過度な監視は従業員のプライバシーを侵害し、信頼関係を損なう可能性があるため注意が必要です。システム導入の目的や記録される情報の範囲を従業員に明確に説明し、監視ではなく業務効率化が目的であることを理解してもらいましょう。
ネットワーク環境の整備
テレワーク環境では従業員のインターネット回線品質にばらつきがあり、システムの安定稼働に影響を与える場合があります。回線速度が遅い環境でも動作するよう、軽量で安定したシステムを選ぶことが重要です。また、オフライン環境でも一時的に打刻データを保存し、ネット接続時に自動送信できる機能があると、不安定な通信環境でも確実な勤怠記録が可能になります。
既存システムとの連携検討
給与計算システムや人事管理システムなど、既に社内で利用しているシステムとの連携がスムーズでないと、二重入力などの非効率が生じます。導入前に既存システムとのAPI連携（システム間を自動的につなぐ仕組み）の可否を確認し、データ連携のテストを行うことが重要です。また、将来的に導入予定の他システムとの互換性も考慮し、長期的な視点でシステム選定を行いましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりのテレワークにおすすめの勤怠管理システムをチェック
テレワークにおすすめの勤怠管理システムの選び方
テレワークにおすすめの勤怠管理システムの選び方には、モバイル対応やクラウド型などの特性があります。この段落では、テレワーク環境に適した勤怠管理システムを選ぶ際の5つの重要ポイントについて紹介します。
1
モバイル対応とマルチデバイス対応
テレワーク環境では従業員がさまざまな端末を使用しているケースが多く見られます。スマートフォンやタブレット、パソコンなど複数のデバイスから利用できるシステムを選ぶことが重要です。特にスマートフォンアプリが提供されているシステムなら、外出先からでも簡単に打刻操作ができ、通勤時間の短縮やワークライフバランスの向上につながります。
2
クラウド型で場所を選ばない利用環境
オンプレミス型（自社サーバー設置型）のシステムは、社内ネットワークに接続する必要があるため、テレワークには不向きです。インターネット経由でアクセスできるクラウド型のシステムを選ぶことで、自宅やカフェなど場所を問わず利用が可能になります。また、システムのメンテナンスやアップデートもベンダー側で実施されるため、社内のIT担当者の負担も軽減されます。
3
柔軟な勤務形態への対応力
テレワークでは通常の定時勤務だけでなく、フレックスタイムやコアタイムなしの完全自由勤務など、多様な勤務形態が採用されています。さまざまな勤務形態に対応可能なカスタマイズ性の高いシステムを選ぶことが大切です。勤務形態ごとに異なるルールを設定できる機能や、個人別に勤務条件を設定できる柔軟性があると、多様な働き方を支援できます。
4
不正打刻防止機能の搭載
テレワークでは上司の目が届かないため、勤怠記録の不正リスクが高まる可能性があります。GPS機能を活用した位置情報確認や、顔認証、生体認証などの本人確認機能があるシステムを選ぶと安心です。また、同一アカウントの同時ログイン禁止機能や、不自然な打刻パターンを検知するアラート機能があれば、不正な勤怠申告を防止することができます。
5
データ分析・レポート機能の充実度
単純な勤怠記録だけでなく、蓄積されたデータを活用できるシステムを選ぶと業務改善につながります。各部署や個人の労働時間傾向を視覚的にグラフ化する機能や、カスタマイズ可能なレポート作成機能があると便利です。また、労働時間の異常を自動検知する機能があれば、長時間労働の防止や適切な業務分配など、マネジメント改善にも役立ちます。
かんたんな質問に答えてぴったりのテレワークにおすすめの勤怠管理システムをチェック
多様な働き方を支えるテレワーク時代の勤怠管理
テレワーク環境では、従来のオフィスワークとは異なる多様な勤務形態や場所での働き方に対応できる柔軟な勤怠管理が求められています。これからのシステムには、場所や時間にとらわれない自由な働き方をサポートする機能が不可欠です。
1
異なる勤務場所に対応する柔軟な打刻方法
テレワーク時代の勤怠管理システムには、自宅やサテライトオフィス、移動中など多様な場所からの勤怠打刻に対応する必要があります。スマートフォンやPC、タブレットなど様々なデバイスから打刻できるマルチデバイス対応が標準となっています。特に、GPS連動機能を備えたシステムでは勤務場所の自動記録が可能となり、緊急時の所在確認や業務報告の精度向上にも貢献します。
2
時差出勤とフレックスタイム制の管理手法
コロナ禍以降、時差通勤やフレックスタイム制を導入する企業が増加しています。従来の固定時間勤務とは異なり、コアタイムと自由時間を組み合わせた柔軟な勤務時間管理が可能なシステムが重宝されます。社員ごとに異なる勤務時間帯を設定できる機能や、所定労働時間のカウント方法をカスタマイズできるシステムを選ぶことで、多様な勤務形態に柔軟に対応できるようになります。
3
在宅勤務と出社の混合パターン最適化
ポストコロナ時代には、完全テレワークではなく出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークが主流になっています。出社日と在宅勤務日が混在する勤務パターンに対応し、勤務場所ごとの勤怠ルールを自動的に切り替えられるシステムが便利です。出社時はICカードやオフィス内Wi-Fiを利用した打刻、在宅時はPC操作ログやWebカメラによる認証など、勤務場所に適した打刻方法を組み合わせることで正確な勤怠管理が実現します。
4
労働の質と生産性の可視化アプローチ
テレワークでは単純な労働時間だけでなく、業務の質や成果を測定することがマネジメントの鍵となります。最新の勤怠管理システムには、タスク進捗状況やプロジェクト管理ツールとの連携機能が搭載されています。業務内容と労働時間を紐づけて記録することで、単なる勤務時間管理から一歩進んだ「何にどれだけ時間を使ったか」という労働の質の可視化が可能になります。
5
国際的な時差を考慮したグローバルチーム対応
グローバル展開する企業やリモートワーカーを世界中から採用する企業では、異なるタイムゾーンでの勤務管理が課題となっています。国際的なタイムゾーン対応機能を備えたシステムでは、社員の所在地に応じた現地時間での記録と、本社標準時間への自動変換が可能です。各国の祝日や労働法制に対応したカレンダー設定や休暇管理機能を活用することで、グローバルチームの効率的なマネジメントが実現します。
かんたんな質問に答えてぴったりのテレワークにおすすめの勤怠管理システムをチェック
テレワークにおける健康管理と働きすぎ防止
テレワーク環境では、通勤がなくなることで仕事とプライベートの境界が曖昧になり、知らず知らずのうちに長時間労働に陥るリスクがあります。従業員の健康を守り、生産性を維持するための機能が重要です。
1
業務と休息のメリハリをサポートする機能
テレワークでは通勤による物理的な切り替えがないため、仕事と休息の境界が曖昧になりがちです。勤怠管理システムの中には、設定した勤務時間の開始と終了を知らせる通知機能や、休憩時間を促すリマインダー機能があります。これらを活用することで、自宅にいながらも業務とプライベートのメリハリをつけ、健全な労働習慣を形成することができます。
2
長時間労働の自動検知と休憩促進システム
知らず知らずのうちに長時間のPC作業が続くと、肉体的・精神的な疲労が蓄積します。一定時間以上の連続作業を検知すると自動的に休憩を促すポップアップを表示する機能や、1日の労働時間が一定を超えると上長に通知する機能が役立ちます。特に、過去の労働時間データからパターンを分析し、働きすぎの傾向がある社員に対して予防的なアドバイスを提供するシステムも登場しています。
3
メンタルヘルスに配慮した定期チェック連携
テレワークでは孤独感や不安感を抱く社員が増加する傾向があります。勤怠管理システムと連携した簡易的なメンタルヘルスチェック機能を導入している企業も増えています。定期的に気分や体調を5段階で評価する簡単なアンケートを実施し、継続的に低スコアが続く社員には産業医との面談を勧めるなど、早期のケアにつなげることが可能です。
4
孤独感軽減のためのチーム活動促進ツール
テレワーク環境では物理的な距離によるチームの一体感低下が課題となります。勤怠管理システムにチーム全体の出勤状況を可視化する機能や、ランダムなペアでのコーヒーチャット機会を創出する仕組みを取り入れることが効果的です。例えば、同じ時間帯に働いているメンバー同士で短時間の雑談セッションを自動設定する機能は、チームの結束力向上に貢献します。
5
定期的な運動促進と健康状態のフォロー
テレワークでは通勤や社内移動による身体活動が減少するため、健康リスクが高まります。勤怠管理システムにウェアラブルデバイスと連携した歩数カウント機能や、定期的に立ち上がって体を動かすことを促すリマインダー機能を導入する企業が増えています。社員間で歩数を競い合うゲーミフィケーション要素を取り入れることで、楽しみながら健康増進を図る工夫も効果的です。
かんたんな質問に答えてぴったりのテレワークにおすすめの勤怠管理システムをチェック
