建設業では1人の作業員が複数の現場を掛け持ちするケースが頻繁にあります。午前中はA現場で作業し、午後にはB現場へ移動するといった働き方が日常的です。各現場での作業開始時刻と終了時刻を正確に記録することが難しく、管理者が全ての現場を回って確認することも現実的ではありません。紙の出勤簿では現場ごとの記録が煩雑になり、集計ミスや記入漏れが発生しやすくなります。

不動産業界では営業担当者が自宅から直接物件へ向かい、1日の業務を終えてそのまま帰宅する直行直帰が一般的です。オフィスを経由しないため、タイムカードでの打刻ができません。自己申告制にすると正確性の担保が難しく、労働時間の実態把握に課題が生じます。管理者側も各担当者の実際の労働時間を確認する手段が限られ、適正な労務管理が困難になります。

建設現場では安全管理や進捗管理のために作業日報の作成が義務付けられています。作業内容や時間を日報に記入した後、別途勤怠記録としても入力する必要があります。同じ情報を異なる書類に何度も記入する作業は時間の無駄であり、作業員の負担になっています。入力ミスによる情報の不一致も発生しやすく、後から確認作業が必要になることも少なくありません。

建設、不動産業界では天候や工期、顧客の都合により勤務時間が変動します。早朝から作業を開始する日もあれば、夜間に物件の内覧対応を行う日もあります。休日出勤や代休取得も頻繁に発生し、通常の勤務パターンに当てはまらないケースが多数存在します。こうした変則的なシフトを正確に管理し、適切に残業代を計算することは従来の管理方法では非常に手間がかかります。

建設、不動産向けの勤怠管理システムでは、スマートフォンから出退勤の打刻ができる機能が標準装備されています。現場や物件に到着したタイミングでスマートフォンのアプリを開き、ボタンを押すだけで勤怠記録が完了します。位置情報も同時に記録されるため、どの現場で働いたかが自動的に記録されます。オフィスに戻らなくても打刻できるため、直行直布の業務形態にも柔軟に対応できます。

建設、不動産業界では複数の現場や案件ごとに労働時間を集計する必要があります。勤怠管理システムでは打刻時に現場名や案件コードを選択できる仕組みが備わっています。1日の中で午前はA現場、午後はB現場で作業した場合でも、それぞれの労働時間を自動的に振り分けて記録します。プロジェクト別の原価計算や工数管理にも活用でき、経営判断に必要なデータを簡単に抽出できます。

建設、不動産向けの勤怠管理システムには作業日報の入力機能が統合されている製品が多くあります。出退勤の打刻と同時に作業内容や進捗状況を入力できるため、二重入力の手間が解消されます。写真の添付機能を使えば現場の状況を視覚的に報告することも可能です。管理者側は勤怠データと作業実績を同じ画面で確認できるため、労働時間と作業量のバランスを把握しやすくなります。

クラウド型はインターネット経由でサービスを利用するタイプです。サーバーや専用機器を社内に設置する必要がなく、月額料金を支払うことで利用を開始できます。スマートフォンやタブレットからアクセスできるため、建設現場や物件といった社外での打刻に適しています。システムの更新やメンテナンスは提供会社が行うため、情報システム部門がない中小企業でも導入しやすいタイプです。

オンプレミス型は自社のサーバーにシステムを構築するタイプです。初期費用は高額になりますが、既存の社内システムとの密接な連携が可能になります。データを全て社内で管理できるため、セキュリティを重視する企業に選ばれています。カスタマイズの自由度が高く、建設、不動産業界特有の勤務形態や給与計算ルールに細かく対応できます。

モバイル特化型はスマートフォンやタブレットでの利用を前提に設計されたタイプです。アプリの操作性が優れており、現場作業員でも直感的に使えるデザインになっています。位置情報の記録や写真撮影機能が充実しており、どこで誰が働いているかを正確に把握できます。通信環境が不安定な現場でも、オフラインで打刻を記録し後からデータを送信する機能を備えた製品もあります。

システム選定の段階から、実際に使用する現場作業員の意見を取り入れることが成功の鍵となります。管理者側の視点だけでシステムを選ぶと、現場での使いづらさが導入後に顕在化します。複数の候補システムについて、現場の代表者に実際に操作してもらい、使い勝手を評価してもらいます。たとえば、屋外で太陽光の下でも画面が見やすいか、手袋をしたままでも操作できるかなど、実際の作業環境を想定した評価を行うことで、導入後の定着率が大きく向上します。

全社一斉にシステムを導入するのではなく、特定の現場や部署で試験運用を行うことが重要です。試験運用では実際の業務フローの中でシステムを使用し、問題点や改善点を洗い出します。現場からのフィードバックを基にシステム設定を調整し、運用ルールを最適化してから全社展開を行います。一例として、まず本社近郊の建設現場1カ所で1カ月間の試験運用を実施し、作業員の習熟度や打刻率を確認してから段階的に他の現場へ展開していく方法が効果的です。

システムの操作方法を誰もが理解できるように、分かりやすいマニュアルを作成することが必要です。文字だけのマニュアルではなく、画面の写真や操作手順の図解を豊富に使用します。スマートフォンに不慣れな作業員向けには、実機を使った研修を繰り返し実施します。具体的には、打刻の基本操作から始めて、現場選択、日報入力、休暇申請といった各機能を段階的に習得できるカリキュラムを組みます。研修後も社内に相談窓口を設置し、いつでも質問できる環境を整えることが定着を促進します。

勤怠管理システムの導入を機会に、既存の業務フローを見直すことが重要です。従来の紙ベースの管理方法をそのままシステムに置き換えるのではなく、不要な手順を省略し、効率的なフローに再構築します。承認プロセスや報告ルートを整理することで、システムの効果を最大限に引き出せます。実際に、日報の承認を紙で行っていた企業がシステム導入を機に電子承認に切り替えることで、承認にかかる日数を大幅に短縮できた事例があります。

勤怠管理システムの提供会社は、導入時の初期設定を支援するサービスを提供しています。企業の勤務体系や給与計算ルールをヒアリングし、システムに適切な設定を行います。現場や案件のマスタデータの登録方法や、従業員情報の一括登録についてもサポートを受けられます。一例として、建設業特有の現場手当や不動産業特有の歩合給の計算ルールをシステムに組み込む際に、専門スタッフが設定作業を代行または指導してくれます。

システムの操作方法を習得するための研修プログラムが用意されています。管理者向けと一般従業員向けに分けて、それぞれの役割に応じた内容の研修を受けられます。オンライン研修や訪問研修など、企業の状況に応じた研修形式を選択できます。具体的には、建設現場の朝礼時間を利用した短時間の操作説明会や、不動産営業所での実機を使ったハンズオン研修など、業務に支障をきたさない形で研修を実施できます。

システム利用中の疑問や問題に対して、電話やメール、チャットでの問い合わせ対応を受けられます。操作方法が分からない場合や、エラーが発生した場合に、専門スタッフが解決方法を案内します。建設、不動産業界では早朝や夜間に勤務することもあるため、サポート対応時間が長いサービスを選ぶことが重要です。たとえば、朝7時から夜9時までサポート対応を行っているシステムでは、現場の始業前や営業活動後にも問い合わせができます。

労働基準法や社会保険制度の改正に伴い、勤怠管理のルールも変更されます。勤怠管理システムの提供会社は、法改正に対応したシステムの更新を定期的に実施します。企業側で法改正の内容を詳細に把握していなくても、システムが自動的に最新の法令に対応した計算を行います。実際に、時間外労働の上限規制が建設業に適用された際には、システムが自動的に更新され、上限を超える可能性がある場合にアラートを表示する機能が追加されました。