従業員が決まった事務所内で勤務し、特定の端末から勤怠登録を行う企業に適しています。オフィスの受付や総務部門に設置された端末から、出勤時と退勤時に打刻する運用が可能です。外出や在宅勤務が少ない職場では、複数の端末からアクセスする必要がないため、インストール型で十分に業務を遂行できます。製造業の事務所や小売店の本部など、勤務場所が固定されている企業では導入効果が見込めます。

セキュリティ上の理由でインターネット接続を制限している企業や、通信環境が不安定な地域に拠点がある企業に向いています。インストール型はプログラムが端末内で動作するため、ネットワークに接続しなくても勤怠データの入力や閲覧ができます。工場の生産現場や研究施設など、外部ネットワークとの接続を遮断している職場でも安心して利用できます。通信障害の影響を受けないため、確実に勤怠記録を残せる点も大きな利点です。

勤怠情報の入力や修正、閲覧を特定の管理者だけに限定したい企業に適しています。インストール型は特定の端末にのみプログラムを組み込むため、アクセスできる人を物理的に制限できます。人事部門や総務部門の担当者だけが使う端末に導入すれば、勤怠データの取り扱いを厳格に管理できます。従業員数が少ない企業では、管理者が代表して全員の勤怠を入力する運用も可能です。

大規模なサーバー設備への投資を避け、手軽にシステム化を始めたい企業に向いています。インストール型は既存のパソコンにプログラムを組み込むだけで利用開始できるため、新たな機器の購入が不要です。月額費用が発生するクラウド型と異なり、買い切り型のプログラムを選べば継続的な支出も抑えられます。創業間もない企業や予算に制約がある中小企業では、コストを抑えながら勤怠管理をデータ化できます。

出退勤時刻の記録に特化したシンプルな構成のタイプです。従業員が端末の画面上で出勤ボタンや退勤ボタンをクリックすることで、その時刻が自動的に記録されます。勤怠データの閲覧や修正も同じ端末上で行えるため、操作が分かりやすく初めて勤怠管理システムを使う企業でも導入しやすい特徴があります。余計な機能がない分、プログラムの容量も小さく動作も軽快です。

打刻データを自動的に集計し、月次の勤怠レポートを作成できるタイプです。出退勤時刻から勤務時間や残業時間、休暇日数などを計算し、一覧表やグラフで表示します。管理者は集計結果を確認しながら、給与計算の基礎資料として活用できます。手作業での計算が不要になるため、人事担当者の業務負担を軽減できる点が特徴です。

給与計算システムと連携し、勤怠データを給与計算に直接反映できるタイプです。勤務時間や残業時間のデータが自動的に給与計算プログラムに渡されるため、データの転記作業が不要になります。別々のシステムでデータを二重に入力する手間が省けるため、作業時間の短縮とミスの防止につながります。給与計算業務まで含めて効率化したい企業に向いています。

社内のネットワークを通じて複数の端末でデータを共有できるタイプです。各端末にプログラムを組み込み、社内のサーバーや共有フォルダにデータを保存する仕組みです。複数の拠点や部署で同じ勤怠データにアクセスできるため、本社と支店で情報を共有したい企業に適しています。とはいえ、インターネットを経由しないため、外部からのアクセスはできません。

システムを導入する前に、自社の勤怠管理のルールや業務の流れを明確にしておくことが重要です。出勤と退勤の打刻時刻、休憩時間の取り扱い、遅刻や早退の定義など、詳細なルールを文書化しておきます。たとえば、始業時刻の5分前に出勤した場合は始業時刻として記録するのか、実際の打刻時刻を記録するのかを決めておく必要があります。業務フローを整理することで、システムに必要な機能や設定内容が明確になり、導入後の混乱を防げます。運用ルールが曖昧なまま導入すると、従業員ごとに異なる解釈が生まれてしまいます。

インストール型のシステムは、端末の性能や基本ソフト（OS）のバージョンによって正常に動作しない場合があります。導入予定の端末が推奨される動作環境を満たしているか、メモリやハードディスクの容量は十分かを事前に確認しておくべきです。一例として、古い型のパソコンでは最新のプログラムが動かなかったり、動作が極端に遅くなったりすることがあります。必要に応じて端末の買い替えや性能向上の対策を行い、快適に利用できる環境を整えておくことが大切です。動作環境の確認を怠ると、導入後にシステムが使えず業務に支障をきたす恐れがあります。

全社で一斉に導入するのではなく、まず特定の部署や少人数のグループで試験的に運用することをおすすめします。実際に、人事部門や管理部門など限られた範囲で先行して使い始めることで、操作上の問題や設定の不備を早期に発見できます。試験期間中に従業員から寄せられた質問や困りごとを記録し、対応策をまとめておくと本格導入時に役立ちます。小規模な試験運用を経ることで、システムの設定を最適化したり、運用マニュアルを改善したりする機会が得られます。いきなり全社導入すると、問題が発生した際の影響範囲が大きくなってしまいます。

システムの操作方法や運用ルールを従業員全員に理解してもらうため、説明会や研修を開催することが効果的です。出勤ボタンと退勤ボタンの押し方、打刻忘れの際の対応方法、休暇申請の手順など、具体的な操作を実演しながら説明します。具体的には、実際の画面を投影しながらデモンストレーションを行い、従業員が質問できる時間を設けると理解が深まります。操作マニュアルを配布したり、端末の近くに簡単な手順書を掲示したりすることも有効です。従業員が使い方を正しく理解していないと、打刻ミスやデータの不備が頻発し、かえって手間が増えてしまいます。

システムを初めて導入する際、企業の勤務形態や運用ルールに合わせた初期設定を支援するサポートです。始業時刻や終業時刻、休憩時間、残業の計算方法など、基本的な設定項目を提供会社の担当者が一緒に確認しながら入力していきます。例えば、フレックスタイム制のコアタイムや、シフト制の勤務パターンなど、複雑な設定が必要な場合に専門的なアドバイスを受けられます。設定作業をサポートしてもらうことで、自社だけでは気づきにくい設定ミスや漏れを防げます。スムーズに運用を開始するための土台を作る重要なサポートです。

日常的な操作で分からないことや疑問が生じた際、電話やメールで質問できるサポートです。打刻データの修正方法や集計結果の見方、帳票の出力手順など、具体的な操作について詳しく教えてもらえます。実際に、初めてシステムを使う従業員が操作に迷った際、すぐに問い合わせて解決できると業務の停滞を防げます。サポート担当者が画面を見ながら手順を説明してくれるため、マニュアルを読むよりも早く理解できる場合があります。操作に不安がある企業にとって、気軽に質問できる窓口があることは大きな安心材料です。

プログラムが正常に動作しなくなったり、エラーメッセージが表示されたりした際に、原因を調査し解決策を提示する技術支援です。端末の動作環境に問題があるのか、プログラム自体に不具合があるのかを切り分けて診断します。たとえば、基本ソフトの更新によってシステムが起動しなくなった場合、設定の変更方法や対応版プログラムの提供を受けられます。技術的なトラブルは自社だけでは解決が難しいため、専門家のサポートを受けられることが重要です。迅速な対応により、勤怠管理業務の停止時間を最小限に抑えられます。

労働関連の法律が改正された際、新しい基準に対応したプログラムの更新版を提供するサポートです。残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化など、法律の変更に合わせてシステムの計算ロジックや管理機能が修正されます。具体的には、年5日の有給休暇取得が義務化された際、取得状況を管理する機能が追加されるような更新が行われます。法令遵守のためには最新の法律に対応したシステムで運用する必要があるため、定期的な更新提供は欠かせません。更新プログラムの適用方法についても指導を受けられる場合があります。