スマホで使える勤怠管理システム（シェア上位）
スマホ対応の勤怠管理システムとは？
更新：2024年12月10日
勤怠管理システムとは、企業で従業員の労働時間を正確に記録・管理するためのシステムです。従来は、タイムカードや紙の出勤簿で管理していた勤怠情報をデータ化することで、正確に労働時間を把握できます。また、労働基準法に則った適切な労務管理を行う上でも重要です。 スマホ対応の勤怠管理システムでは、従業員は自身のスマートフォンを使って、出退勤の打刻や休暇申請ができるようになります。特に、営業職や在宅勤務など、従来の固定の打刻機では対応が難しかった働き方にも柔軟に対応できます。
スマホ対応の勤怠管理システムの機能
スマホ対応の勤怠管理システムには、打刻や勤務実績の確認、休暇申請など、日々の勤怠管理に必要な機能が備わっています。以下では、スマホならではの特徴を活かした主要な機能を紹介します。
1
出退勤打刻
出退勤打刻は、従業員の出勤・退勤時刻を記録する基本的な機能です。スマホへの通知によって打刻忘れを防止できます。
2
勤怠申請
勤怠申請は、残業や休暇、早退などの申請を行う機能です。スマホからその場で申請を作成・送信でき、急な残業や体調不良による早退なども迅速に報告できます。また、承認状況をプッシュ通知で受け取れます。
3
シフト確認・変更
勤務シフトの確認や希望シフトの提出を行います。スマホからいつでもシフトを確認でき、急なシフト変更も速やかに把握できます。
4
勤務実績確認
日々の勤務時間や残業時間、休暇取得状況などを確認できます。従業員は、スマホから自身の勤務実績をリアルタイムで確認でき、残業時間の超過防止や休暇の計画的な取得に活用できます。
5
アラート通知
アラート通知は、規定外勤務や未申請・未承認の勤怠情報を通知する機能です。スマホへのプッシュ通知で残業時間の超過や申請忘れを知らせ、労務コンプライアンスの遵守を支援します。また、上長は部下の勤務状況の異常値をリアルタイムで把握できます。
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スマホ対応の勤怠管理システムを導入するメリット
スマホ対応の勤怠管理システムを導入することで、リアルタイムな勤怠管理や、場所を問わない打刻が可能になります。ここでは、スマホ対応の勤怠管理システムがもたらす主要なメリットを詳しく解説します。
場所を選ばずに柔軟に打刻できる
スマホ対応の勤怠管理システムは、テレワークやサテライトオフィスなど、従来のタイムカードでは対応できない働き方に対応できます。建設現場の作業員が現場到着時にすぐに打刻できたり、出張先のホテルからでも勤怠登録ができたりするため、働く場所を選びません。
管理者の負担を大幅に軽減できる
スマホ対応の勤怠管理システムを導入すれば、紙の勤怠表の集計や手入力作業が不要になり、管理者の負担を大幅に軽減できます。勤怠データがデジタルで自動集計されるため、給与計算の準備時間を短縮できます。不正確な記入や判読ミスによるエラーも防止できます。
位置情報を把握できる
スマホ対応の勤怠管理システムでは、スマホのGPS機能により、打刻場所の記録や確認が可能です。社外での勤務状況を地図上で確認でき、営業活動の可視化にも役立ちます。勤務地が複数ある場合でも、それぞれの場所での勤務時間を把握できます。
スマホ対応の勤怠管理システムの導入が向いていない企業
スマホ対応の勤怠管理システムは、多くの企業で導入が進んでいますが、業種や企業規模によっては導入効果があまりみられないケースもあります。以下の特徴に当てはまる企業は、導入を慎重に検討する必要があります。
厳密な本人確認が必要な企業
金融機関や研究施設など、セキュリティ要件が厳しい企業では、より確実な本人確認が求められます。生体認証（指紋や顔認証）と連動した打刻システムの方が、なりすましのリスクを低減できます。また、入退室管理と連動すると、より厳格な勤務管理が実現できます。
PCでの勤務時間管理を重視する企業
客観的な労働時間管理が求められる企業では、PCへのログオン・ログオフと連動した打刻システムの方が、スマホでの自己申告型の打刻よりも適切です。PCログという客観的な記録と、従業員の自己申告を統合管理することで、実態と申告の乖離を防ぎ、厚生労働省のガイドラインに準拠した正確な勤怠管理を行えます。特に上場を目指す企業など、より厳密な労務管理が求められる場合は、スマホでの打刻だけでなく、PCログを活用した客観的な労働時間の記録が重要となります。
アルバイトなど従業員の入れ替わりが頻繁な企業
短期アルバイトや季節労働者が多い企業では、従業員の入れ替わりごとにスマホアプリのインストールと設定が必要となり、管理コストが増大します。新規従業員への操作説明や利用開始時の設定サポートなど、教育コストも継続的に発生してしまいます。そのため、設置型のタイムカードやICカードリーダーなど、従来型の打刻方式の方が、運用負担を軽減できます。
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スマホ対応の勤怠管理システムの選び方
スマホ対応の勤怠管理システムを選ぶ際は、操作性やセキュリティなど、重要な検討ポイントがあります。以下では、導入時に確認すべき具体的な選定基準を解説します。
1
位置情報・GPS機能
リモートワークや外回りが多い業務形態では、GPSによる位置情報の取得があると便利です。さらに、指定エリア外からの打刻を制限する機能があると、不正打刻の防止に役立ちます。
2
機能範囲
勤怠打刻だけでなく、有給休暇申請や残業申請などの各種申請もスマホで完結できるかを確認しましょう。例えば、電車遅延時の遅刻届を通勤途中のスマホから申請できる機能などもあります。上長への申請承認通知もプッシュ通知で受け取れると、スムーズに運用できます。
3
他システムとのデータ連携
給与計算システムや人事システムとのスムーズな連携が可能かどうかを確認しましょう。具体的には、勤怠データが給与システムに自動連携され、給与計算が自動化されるような仕組みが理想的です。また、人事データベースと同期して、部署異動時の設定変更が自動的に反映されることも重要なポイントです。
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