オンプレミス型の勤怠管理システム（シェア上位）
オンプレミス型の勤怠管理システムとは？
更新：2024年10月30日
勤怠管理システムとは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのシステムです。従来のタイムカードやExcelによる手作業管理から、システム化による自動化・効率化が進み、企業規模を問わず導入が広がっています。 オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社内にサーバーやシステムを設置して運用する形態のシステムです。社内ネットワーク内で完結するため、高いセキュリティ性を確保できます。そのため、高いセキュリティ要件が求められる企業や、独自の運用ルールに対応する必要がある企業に適しています。 初期費用は比較的高額ですが、自社でシステム環境を構築することで、法改正や社内規定の変更にも柔軟に対応できます。一方、システムの保守・運用は自社で行う必要があり、専門知識を持つ人材の確保や、ハードウェアの定期更新も考慮する必要があります。そのため、導入にはシステム管理体制の整備が不可欠です。
クラウド型の勤怠管理システムとの違い
オンプレミス型とクラウド型の勤怠管理システムには、導入コスト、セキュリティ、カスタマイズ性、メンテナンス方法など、重要な違いがあります。システム選定では、自社の規模や要件に応じた慎重な検討が必要です。
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勤怠データの管理とセキュリティ
オンプレミス型の勤怠管理システムは、従業員の勤務時間や休暇取得状況などの勤怠データを自社サーバー内で管理できるため、セキュリティを重視する企業に適しています。一方、クラウド型の勤怠管理システムは、リモートワークなど多様な働き方に対応しやすい反面、勤怠情報が外部サーバーに保管されます。そのため、厳格な情報管理ポリシーを持つ企業では慎重な判断が求められます。 また、オンプレミス型の勤怠管理システムでは、専用サーバーの構築や定期的なバックアップなど、システムインフラの維持管理に社内IT部門の関与が不可欠で、専門知識が求められ、継続的な運用コストも発生します。
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多様な勤務形態への対応と打刻方法
オンプレミス型の勤怠管理システムは、社内ネットワークでの運用が基本となるため、社外からの打刻には専用端末や追加設定が必要です。また、テレワークやサテライトオフィスなど多様な勤務形態への対応に制約が生じやすくなります。 一方、クラウド型の勤怠管理システムは、スマホアプリからの打刻に対応していることが多く、営業職や現場作業など多様な働き方をする従業員の勤怠管理に適しています。特に複数拠点や在宅勤務を組み合わせた企業では、クラウド型の柔軟性が業務効率化に貢献します。
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法改正対応と給与システム連携
オンプレミス型の勤怠管理システムは、詳細なカスタマイズが可能ですが、働き方改革関連法や36協定の上限規制など法改正への対応は、自社での更新作業が前提となります。一方、クラウド型の勤怠管理システムは、法改正や最新機能のアップデートがベンダー主導で定期的に行われるため、企業側の負担が軽減されます。 また、オンプレミス型の勤怠管理システムは、給与システムとの連携でカスタム開発が必要なことが多いです。クラウド型の勤怠管理システムは、主要な給与ソフトと標準で連携できるケースが多く、導入から運用までのコストと利便性を考慮した選択が重要です。
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オンプレミス型の勤怠管理システムの機能
オンプレミス型の勤怠管理システムには、企業の労務管理に不可欠な打刻方式、勤務時間の集計、申請・承認機能などが備わっています。以下に、オンプレミス環境で特に有効な機能を紹介します。
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多様な打刻方法
タイムカード、ICカード、PC、ログオン・ログオフなど、従業員の出退勤を多様な方法で記録できます。勤務開始・終了時に従業員が打刻すると、勤務時間が自動的に記録・集計されます。
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多様な勤務形態管理
固定労働時間制、変形労働時間制、フレックスタイム制、裁量労働制など、さまざまな勤務形態に対応しています。従業員ごとに勤務形態を設定すると、ルールに基づいた労働時間や残業時間の計算が自動化されます。
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休暇・休業管理
年次有給休暇や特別休暇の取得状況を管理し、申請から承認までのワークフローを電子化します。従業員はシステム上で休暇を申請し、上長の承認後、勤怠記録に反映されます。時間休や半休、振替休日、代休などにも対応し、残日数や取得期限も自動管理されます。
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オンプレミス型の勤怠管理システムを導入するメリット
オンプレミス型の勤怠管理システムには、セキュリティの安全性やカスタマイズ性など、多くのメリットがあります。以下に、自社でサーバーを管理・運用する具体的なメリットを解説します。
勤怠データを内部管理できる
オンプレミス型の勤怠管理システムでは、従業員の勤務時間や休暇取得状況などの勤怠情報を自社サーバー内で管理できるため、労務データの外部漏洩リスクを最小限に抑えられます。そのため、自社のセキュリティポリシーに準拠した勤怠データ管理が必要な場合に適しています。また、従業員の勤務実態といった機微な情報を厳格に管理することで、プライバシー保護と内部統制の両立が可能です。
既存の制度との互換性を確保できる
オンプレミス型の勤怠管理システムでは、複雑な勤務シフトや独自の時間計算ルールなど、自社特有の勤務形態に対応した設定が可能です。自社サーバー上にシステムを構築するため、勤怠計算ロジックやワークフローの細部まで調整しやすく、長年運用してきた勤務制度との親和性を保てます。また、就業規則の改定や新たな勤務形態の導入時にも、自社のタイミングに合わせた設定変更ができるため、人事施策とシステム運用の一貫性を維持しやすくなります。
安定した打刻環境を確保できる
オンプレミス型の勤怠管理システムでは、社内ネットワーク内で打刻処理が完結するため、インターネット接続に左右されない安定した環境を確保できます。特に工場や店舗など、多数の従業員が同時に打刻する環境では、インターネット接続の集中による遅延やエラーのリスクがあります。また、勤怠記録という業務の根幹データを確実に取得するため、冗長構成や障害対策を自社のリスク許容度に合わせて設計できる点もメリットです。
オンプレミス型の勤怠管理システムを導入するデメリット
複数拠点での運用や柔軟な働き方を推進する企業や、急速な成長が見込まれる企業では、オンプレミス型の勤怠管理システムは運用面で大きな課題となる可能性があります。
社外からの打刻が難しい
オンプレミス型の勤怠管理システムは、基本的に社内ネットワークからのアクセスを前提としているため、在宅勤務や外出先での打刻が制約されます。営業担当者の外出先での打刻や在宅勤務者の勤務開始・終了記録など、社内ネットワーク外での勤怠管理が困難です。テレワークやサテライトオフィスでの勤務に対応するにはVPN構築などが必要で、運用は複雑化し導入コストも増大します。
運用・保守の技術的負担が大きい
オンプレミス型の勤怠管理システムでは、勤怠管理サーバーのメンテナンスやセキュリティ対策、バックアップ管理など、システム運用に関わる技術的な業務が自社の責任範囲となります。特に月末の勤怠締め処理など負荷の高い時期にシステムトラブルが発生すると、給与計算に支障をきたすため、安定稼働のための運用体制構築が不可欠です。 また、システムの安定性を確保するには、IT部門による定期的な監視や障害対応体制の整備が求められます。特に専任のIT担当者がいない企業では、大きな負担となります。
労働法改正対応が遅れる
オンプレミス型の勤怠管理システムでは、働き方改革関連法や36協定の上限規制など、頻繁に変化する労働法制への対応は、自社での更新作業が求められます。残業時間の自動アラートや有給休暇取得促進機能など、法令遵守に必要な機能の更新が遅れると、労働基準監督署による調査や是正勧告のリスクが高まります。また、法改正のたびにシステム改修が必要ですが、対応が後手に回りがちです。
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オンプレミス型の勤怠管理システムの選び方
オンプレミス型の勤怠管理システムを選ぶ際は、セキュリティ対策、拡張性、運用コスト、カスタマイズ性、サポート体制などが重要です。以下では、企業が自社に最適なシステムを選定する際の具体的なポイントを解説します。
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自社の就業規則
勤怠管理システムは、企業ごとの就業規則に適合することが欠かせません。オンプレミス型の勤怠管理システムなら、フレックスタイムや変形労働時間制、特別休暇など細かな勤怠ルールに対応できる製品もあります。ただし、カスタマイズには追加費用がかかるため、できるだけ標準機能で自社の就業規則に合うものを選ぶのがおすすめです。シフト制や裁量労働制を採用している企業は、細かい設定ができるかをチェックしましょう。
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システム連携
人事・給与システムとのデータ連携を確認するとともに、ベンダーのサポート体制や法改正対応の実績を重視して選定しましょう。特に労働基準法改正や働き方改革など法的要件の変化に対応するため、アップデートが確実に提供されるかをチェックし、陳腐化リスクを抑えましょう。また、従業員数の増加や拠点拡大に対応できる拡張性と、保守・運用に必要な社内リソースの確保を考慮することで、長期運用が成功しやすくなります。
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セキュリティ対策
社内にサーバーを設置するため、データの安全性を確保するセキュリティ対策が不可欠です。アクセス管理やログ監視機能が充実しているか、定期的なアップデートやサポートを受けられるかをチェックしましょう。初期導入コストはかかりますが、長期的な運用コストとのバランスを考え、保守・管理の負担を最小限に抑えられるものを選ぶことが大切です。
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