基本的な違いは勤怠管理システムには、提供形態によって大きく3つの種類があります。クラウド型は、インターネットを通じて提供されるシステムです。自社でサーバー機器を用意する必要がなく、サービス提供会社のシステムを利用します。インターネット接続があればどこからでもアクセスでき、初期費用を抑えて導入できる点が魅力です。月額料金を支払う利用形式が一般的で、システムの更新や保守は提供会社が行います。ただし、カスタマイズ（独自の調整）の自由度はオンプレミス型に比べて限られます。オンプレミス型は、前述の通り自社内にシステムを構築する形式です。企業の要望に応じた細かな機能調整が可能で、既存の社内システムとの連携も柔軟に設計できます。情報は全て社内で管理されるため、外部へのデータ流出リスクを最小限に抑えられます。

オンプレミス型の勤怠管理システムの導入で特に押さえておきたいのは「高額な初期投資」と「システム運用体制の確保」の2点です。高額な初期投資の面では、サーバー機器の購入やネットワーク環境の整備、ソフトウェアのライセンス取得など、導入時に多額の費用が必要になります。システム運用体制の確保については、自社でサーバーやネットワークを管理するため、専門知識を持つ担当者の配置が重要です。このほか「導入までの長い期間」「システム更新の負担」「災害時の事業継続対策」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。