勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのツールです。従来のタイムカードやExcelによる手作業での管理から、クラウドベース（インターネット上でサービスを利用する仕組み）のシステムによる自動化・効率化へと進化しており、企業規模を問わず導入が進んでいます。 主な機能として、スマートフォンやICカード（非接触型の電子カード）による出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データ化を自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。これにより、労務管理の効率化だけでなく、働き方改革への対応や法令遵守も実現します。 特に昨今での労働関連法改正により、全企業に対して残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化などが適用されています。このような背景から、勤怠管理システムは単なる業務効率化のツールではなく、適切な労務管理を実現するために必須の基盤として位置づけられています。
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勤怠管理システムとは？
更新：2025年06月19日
勤怠管理システムは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのツールです。従来のタイムカードやExcelによる手作業での管理から、クラウドベース（インターネット上でサービスを利用する仕組み）のシステムによる自動化・効率化へと進化しており、企業規模を問わず導入が進んでいます。 主な機能として、スマートフォンやICカード（非接触型の電子カード）による出退勤の記録、残業時間の自動計算、有給休暇の申請・承認、シフト管理などがあります。また、勤務データ化を自動集計し、労働時間の可視化や分析が可能です。これにより、労務管理の効率化だけでなく、働き方改革への対応や法令遵守も実現します。 特に昨今での労働関連法改正により、全企業に対して残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化などが適用されています。このような背景から、勤怠管理システムは単なる業務効率化のツールではなく、適切な労務管理を実現するために必須の基盤として位置づけられています。
勤怠管理システムの料金相場
勤怠管理システムの料金相場は、企業規模や必要な機能により大きく異なります。この段落では、具体的な価格帯と料金体系について詳しく解説します。
初期費用・導入費用の相場
勤怠管理システムの初期費用は、システムの規模や導入方法によって大きく変わります。クラウド型（インターネット経由で利用するサービス）の場合、初期費用は0円から50万円程度が一般的です。具体的には、小規模企業向けのシンプルなシステムでは初期費用無料のケースが多く、従業員数100名を超える中規模企業では10万円から30万円程度の設定費用が発生することがあります。
月額利用料金の相場
月額利用料金は、従業員1人あたり200円から800円程度が相場となっています。たとえば、基本的な勤怠記録機能のみの場合は1人あたり月額200円から400円、高度な分析機能や給与計算連携機能を含む場合は500円から800円程度です。実際には、最低利用料金として月額5,000円から10,000円を設定しているサービスも多く見られます。
企業規模別の料金体系
企業規模によって料金体系は大きく異なり、従業員数に応じた段階的な料金設定が一般的です。小規模企業（従業員数30名以下）では月額1万円から3万円、中規模企業（従業員数100名程度）では月額5万円から15万円程度が相場です。大規模企業の場合は、従業員数1,000名を超えると月額50万円以上になることもあり、個別見積もりが必要になります。
オプション機能の追加費用
基本機能に加えて、追加機能を利用する場合は別途料金が発生します。給与計算システムとの連携機能は月額5,000円から20,000円、勤務データの詳細分析機能は月額10,000円から30,000円程度が相場です。また、ICカードリーダーやタイムレコーダー（出退勤を記録する機器）などのハードウェアが必要な場合は、1台あたり20,000円から50,000円の購入費用が別途必要になります。
料金プランの選び方のポイント
料金プランを選ぶ際は、必要な機能と予算のバランスを慎重に検討することが重要です。初期導入時は基本機能から始めて、運用に慣れてから追加機能を検討する方法が費用を抑えるコツです。実際には、無料トライアル期間を活用して操作性やサポート体制を確認し、複数のサービスから見積もりを取得して比較検討することをおすすめします。
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入するメリットには、業務効率化や法令遵守の実現などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを5つ紹介します。
労務管理業務の大幅な効率化
従来の手作業による勤怠管理から自動化への移行により、人事担当者の業務負担が大幅に軽減されます。月末の勤務時間集計作業が数日かかっていた企業でも、システム導入後は数時間で完了できるようになります。また、勤務データの転記ミスや計算ミスが自動的に防止され、正確な労務管理が実現できます。
リアルタイムでの勤務状況把握
管理者は従業員の出退勤状況をリアルタイムで確認でき、適切な労務管理が可能になります。たとえば、残業時間が上限に近づいている従業員を即座に把握し、早期に対応することができます。テレワーク中の従業員についても、勤務開始・終了時刻を正確に管理し、働きすぎを防止できます。
法令遵守とコンプライアンス強化
労働基準法で定められた残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務に対して、システムが自動的に警告やアラートを発信します。具体的には、月間残業時間が45時間を超えそうな従業員に対して事前通知を行い、適切な労務管理を支援します。有給休暇の取得状況も自動で管理され、取得率の低い従業員への声かけタイミングを把握できます。
従業員の働き方改革推進
従業員自身が勤務時間や有給休暇の残日数をいつでも確認でき、自主的な労働時間管理が促進されます。スマートフォンから簡単に有給休暇申請ができるようになり、休暇取得のハードルが下がります。また、勤務時間の見える化により、長時間労働の抑制と適切なワークライフバランスの実現につながります。
データに基づいた経営判断の実現
蓄積された勤務データを分析することで、部署別や個人別の労働時間の傾向を把握できます。実際には、繁忙期と閑散期の労働時間の差を数値で確認し、人員配置の最適化に活用できます。残業時間の多い部署を特定し、業務プロセスの見直しや人員増強の必要性を客観的なデータに基づいて判断することが可能になります。
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勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムの選び方には、企業規模や必要機能の検討などがあります。この段落では、具体的な選び方のポイントを5つ紹介します。
1
企業規模と従業員数に適したシステム選択
自社の従業員数と今後の成長予測を考慮して、適切な規模のシステムを選ぶことが重要です。従業員数50名以下の小規模企業では、シンプルな機能に特化した低コストなシステムが適しています。一方、従業員数が数百名を超える企業では、複雑な勤務パターンや複数拠点に対応できる高機能なシステムが必要になります。
2
必要な機能と不要な機能の明確化
導入前に現在の勤怠管理で抱えている課題を整理し、必要な機能を明確にすることが大切です。基本的な出退勤記録だけで十分な企業もあれば、シフト管理や給与計算連携まで必要な企業もあります。たとえば、店舗運営を行う企業ではシフト管理機能が必須ですが、固定勤務時間のオフィスワーカーが中心の企業では不要な場合があります。
3
操作性とデザインの使いやすさ
従業員全員が日常的に使用するシステムのため、直感的に操作できるデザインかどうかを重視する必要があります。スマートフォンアプリの画面が見やすく、出退勤の打刻が簡単に行えるかを実際に試用して確認することが重要です。また、管理画面についても、人事担当者がストレスなく操作できる設計になっているかを事前にチェックしましょう。
4
サポート体制と導入支援の充実度
システム導入時のサポートや運用開始後のフォロー体制を事前に確認することが重要です。導入時の初期設定支援、従業員向けの操作説明会の実施、運用中のトラブル対応などのサポート内容を比較検討しましょう。実際には、電話やメールでのサポート対応時間、オンライン説明会の開催頻度、マニュアルの充実度などを具体的に確認することをおすすめします。
5
セキュリティ対策とデータ保護機能
従業員の個人情報や勤務データを扱うため、十分なセキュリティ対策が講じられているかを必ず確認してください。データの暗号化、アクセス権限の細かな設定、定期的なバックアップの実施などの基本的なセキュリティ機能は必須です。また、ISMSやプライバシーマークなどの認証を取得しているサービス提供会社を選ぶことで、より安心してシステムを利用できます。
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