本社と支店、または複数の店舗を運営している企業では、各拠点の勤怠情報を一元管理できます。本社の管理部門が全拠点の出退勤状況をリアルタイムで確認できるため、遠隔地にある事業所の勤怠管理も効率的に行えます。各拠点にサーバーを設置する必要がなく、インターネット環境があればすぐに利用開始できます。地方の営業所や小規模店舗でも同じシステムを使えるため、管理方法を統一できます。

従業員が自宅やコワーキングスペース（共有作業場）で働く場合、クラウド型なら場所を選ばず勤怠入力ができます。自宅のパソコンやスマートフォンから出勤・退勤の打刻ができるため、オフィスに出社しなくても正確な勤務時間を記録できます。管理者も外出先から承認作業を行えるため、テレワーク環境下でもスムーズな勤怠管理が実現します。位置情報機能を活用すれば、どこから打刻したかも記録できます。

自社でサーバーの管理や保守を行う人材がいない企業でも、クラウド型なら安心して利用できます。システムの更新作業やバックアップ（データの控え作成）は提供会社が実施するため、専門知識を持つ担当者を配置する必要がありません。トラブル発生時のサポートも提供会社が対応するため、本業に集中できます。導入後の運用負担が少ないため、少人数で経営している企業に向いています。

急な業務拡大や法改正への対応で、すぐに勤怠管理システムが必要になった企業に適しています。オンプレミス型ではサーバーの調達や設置に時間がかかりますが、クラウド型はアカウント登録後すぐに利用開始できます。従業員数の増加にも柔軟に対応でき、契約内容を変更するだけで利用人数を増やせます。繁忙期だけ一時的に利用人数を増やすといった調整も可能です。

出退勤の打刻や勤務時間の集計など、勤怠管理に必要な基本機能だけを提供するタイプです。シンプルな構成のため、操作方法が分かりやすく、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも使いこなせます。また、機能を絞っている分、月額料金が抑えられている場合が多くあります。すでに給与計算システムを利用している企業が、勤怠管理だけをデータ化したい場合に向いています。必要最小限の機能で運用したい企業に適したタイプといえます。

勤怠管理に加えて、給与計算や年末調整、社会保険手続きなどの労務管理機能も備えたタイプです。勤怠データが自動的に給与計算に反映されるため、二重入力の手間が省けます。さらに、人事情報の管理や従業員情報の一元化も可能で、人事部門の業務全体を効率化できます。複数のシステムを別々に契約するより、管理が一本化されて便利です。中規模以上の企業で、人事労務業務を包括的に管理したい場合に適しています。

飲食業や小売業、医療機関など、特定の業種に特化した機能を持つタイプです。たとえば飲食業向けでは、シフト作成機能が充実しており、店舗ごとの人員配置を効率的に管理できます。医療機関向けでは、夜勤や当直など特殊な勤務形態に対応した勤怠管理が可能です。業種特有の働き方や法令に対応しているため、カスタマイズなしで利用できます。自社の業種に合った機能が最初から用意されているため、導入後すぐに活用できる利点があります。

スマートフォンやタブレット端末での打刻機能に特化したタイプです。位置情報を活用して、どこから打刻したかを記録できる機能があります。営業担当者や現場作業員など、直行直帰が多い働き方に対応しています。顔認証や指紋認証などの生体認証（体の特徴を使った本人確認）機能を搭載している場合もあり、不正打刻を防止できます。オフィス以外の場所で働く従業員が多い企業に向いているタイプです。

システム導入前に、現状の勤怠管理で困っている点や改善したい業務を洗い出します。たとえば、手作業による集計ミスを減らしたい、打刻漏れを防ぎたい、テレワーク時の勤怠管理を効率化したいなど、具体的な目標を設定します。目的が明確になると、必要な機能の優先順位が決まり、システム選定がスムーズになります。導入後の効果測定の基準にもなるため、プロジェクト開始時に関係者間で共有することが重要です。

新しいシステムの導入を従業員に事前に説明し、理解と協力を得ることが成功の鍵です。一例として、システム導入の背景や目的、使い方の基本操作を説明会で共有します。操作マニュアルを配布するだけでなく、実際にシステムを触りながら学べる研修機会を設けると効果的です。不安や疑問を解消する質問時間を設けることで、従業員の抵抗感を減らせます。段階的に機能を追加していく方法も、従業員の負担を軽減する有効な手段です。

全社一斉に導入するのではなく、特定の部署や拠点で試験運用を行う方法が効果的です。具体的には、比較的シンプルな勤務形態の部署で先行導入し、問題点を洗い出して改善します。試験運用で得られた知見を活かして、他の部署への展開計画を立てます。問題が発生しても影響範囲を限定できるため、リスクを抑えながら導入を進められます。成功事例を社内で共有することで、他部署の導入もスムーズになります。

システム導入前に、現在管理している勤怠データの形式や保管状況を整理します。実際に、過去の勤怠記録をクラウドシステムに移行する場合、データの形式変換や不整合の修正が必要になります。有給休暇の残日数や労働時間の累計など、引き継ぐべき情報を明確にします。データ移行作業には時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。移行後のデータ確認作業も計画に含めておくと安心です。

システムを利用開始する際に、自社の勤務形態や組織構成に合わせた設定を支援するサポートです。例えば、勤務パターンの登録、休日カレンダーの設定、承認フローの構築などを提供会社の担当者が支援します。設定項目が多岐にわたるため、専門知識を持つ担当者のサポートがあると短期間で導入を完了できます。オンラインや電話での設定サポートに加えて、訪問支援を提供している場合もあります。初期設定を正確に行うことで、導入後のトラブルを防げます。

従業員がシステムを使いこなせるよう、操作方法を教える研修サービスです。具体的には、管理者向けには承認作業や勤怠データの確認方法を、一般従業員向けには打刻や休暇申請の方法を教えます。オンライン研修や動画マニュアルを提供している場合が多く、繰り返し学習できます。新入社員が入社した際にも、個別に研修を受けられる体制があると便利です。操作に不慣れな従業員でも安心して利用できるよう、丁寧な教育支援が重要です。

システムの不具合や接続エラーなど、技術的な問題が発生した際の対応サポートです。一例として、ログインできない、打刻が反映されない、画面が正しく表示されないなどの問題を解決します。電話やメール、チャットなど複数の問い合わせ方法が用意されている場合が多くあります。緊急度の高いトラブルには優先的に対応する体制を整えている提供会社もあります。迅速なトラブル対応により、業務への影響を最小限に抑えられます。

労働関連法令の改正があった際に、システムを最新の法令に対応させるサポートです。たとえば、残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務など、法改正の内容に合わせてシステムの計算ロジック（計算方法）を更新します。法改正の内容を分かりやすく説明する資料や、システムの変更点を通知するサービスもあります。自社で法令を調査してシステムを改修する必要がないため、常に適法な勤怠管理を維持できます。法令遵守のリスクを軽減できる重要なサポートです。