クラウド型の勤怠管理システム（シェア上位）
クラウド型の勤怠管理システムとは？
更新：2024年10月30日
勤怠管理システムとは、従業員の労働時間や休暇を正確に記録・管理するためのシステムです。従来のタイムカードやExcel管理から自動化・効率化が進み、企業規模を問わず導入が進んでいます。 クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットを通じてサービスを利用する形態です。場所を問わずアクセスできる利便性の高さや、システムの保守・運用の手間が不要なこと、最新の法改正にも迅速に対応できる点が特徴です。テレワークの普及に伴い、従業員がさまざまな場所から勤怠情報を入力する機会が増え、需要が高まっています。
オンプレミス型の勤怠管理システムとの違い
クラウド型の勤怠管理システムは、インターネット経由でサービスを利用し、どこからでもアクセス可能です。一方、オンプレミス型の勤怠管理システムは自社でサーバーを保有し、高いセキュリティ性と柔軟なカスタマイズ性が特徴です。以下で主な違いを解説します。
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勤怠データの管理とセキュリティ
オンプレミス型の勤怠管理システムは、従業員の勤務時間や休暇取得状況などの勤怠データを自社サーバー内で完結して管理できるため、セキュリティが強化されます。クラウド型の勤怠管理システムは、リモートワークなど多様な働き方に対応しやすい反面、勤怠情報が外部サーバーに保管されるため、情報管理ポリシーが厳格な企業では検討が必要です。
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多様な勤務形態への対応と打刻方法
オンプレミス型の勤怠管理システムは、社内ネットワークでの運用が基本となるため、社外からの打刻には専用端末や追加設定が必要です。テレワークやサテライトオフィスなどへの対応には制約が生じやすくなります。クラウド型の勤怠管理システムは、スマホアプリで打刻できるため、営業職や現場作業など多様な働き方に適しています。特に複数拠点や在宅勤務を組み合わせたハイブリッドな働き方を採用している企業では業務効率化に直結します。
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法改正対応と給与システム連携
オンプレミス型の勤怠管理システムは、詳細なカスタマイズが可能です。しかし、働き方改革関連法や、36協定の上限規制などの法改正への対応は自社での更新作業が前提となります。また、給与システムとの連携においてもカスタム開発が必要なケースが多いため、導入から運用までの総コストと利便性を考慮した選択が重要です。 クラウド型の勤怠管理システムは、法改正や最新機能のアップデートに伴うシステム更新が、ベンダー主導で定期的に行われます。また、主要な給与ソフトとの標準連携機能を備えている場合が多く、導入から運用まで一貫してコストと利便性が高いのが特徴です。
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クラウド型の勤怠管理システムの機能
クラウド型の勤怠管理システムには、出退勤の記録から休暇管理、労働時間の集計まで、さまざまな機能が搭載されています。ここでは、クラウドならではの特長を活かした主要な機能を紹介します。
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スマートフォン打刻
場所を問わず、スマホアプリで勤務の開始・終了を簡単に打刻できます。GPS連携により打刻時の位置情報を記録できる製品もあります。
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勤怠データ自動集計
勤務時間や残業時間、休暇取得状況などを労働法規に準拠して自動計算・集計します。勤務形態や就業ルールに基づき、打刻データや所定時間、残業時間、深夜時間などを自動計算し、月次の勤怠実績を生成します。
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モバイル申請・承認
休暇申請や残業申請などの各種申請はスマートフォンやタブレットで行え、上長も外出先から承認処理が可能です。従業員は直感的な操作で申請内容を入力し、上長はプッシュ通知で申請を確認して承認・却下の判断ができます。
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クラウド型の勤怠管理システムを導入するメリット
クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、リアルタイムな勤怠管理や場所を問わない打刻が可能になるなど、さまざまなメリットがあります。ここでは、導入による具体的なメリットを詳しく解説します。
場所を選ばずに勤怠管理ができる
クラウド型の勤怠管理システムでは、インターネット環境があればどこからでも打刻や申請・承認ができるため、テレワークや外勤の多い業務に最適です。営業担当者は顧客先からの直帰時もスマートフォンで簡単に退勤打刻ができ、上長も外出先から部下の勤怠状況確認や承認処理が可能になります。複数拠点や在宅勤務を組み合わせたハイブリッドな働き方でも、一貫した勤怠管理ルールを適用できます。
運用負担が軽減される
クラウド型の勤怠管理システムでは、サーバー管理やバックアップ、セキュリティ対策などのインフラ運用はベンダー側の責任範囲となるため、社内のIT負担が大幅に軽減されます。システムのインストールが不要なため、新しい端末や拠点追加時の導入作業も最小限で済みます。システムの安定稼働やデータ保全、災害対策など専門的な業務からも解放されます。
法改正に迅速に対応できる
クラウド型の勤怠管理システムでは、働き方改革関連法や労働基準法の改正など、頻繁に変化する労働法制への対応がベンダー側で自動的に行われます。36協定の上限規制や年次有給休暇の取得義務化など、法令遵守機能が常に最新の状態に保たれるため、コンプライアンスリスクを低減できます。さらに、定期的な機能アップデートにより、最新の勤怠管理トレンドや便利な機能が追加コストなしで利用でき、常に進化する勤怠管理環境を維持できます。
クラウド型の勤怠管理システムを導入する懸念点
クラウド型の勤怠管理システムの導入を検討する企業にとって、セキュリティとカスタマイズは重要な判断基準です。一方で、近年ではこうした懸念が大幅に解消されています。
セキュリティへの不安
外部サーバーでの勤怠情報管理には、セキュリティが課題とされています。しかし、現在では高度な暗号化技術や不正アクセス検知システムなど、高度なセキュリティ対策が標準搭載されています。大手クラウドベンダーが提供するセキュリティ水準は、多くの中小企業が構築できるレベルを超えているため、安全性も高まっています。
カスタマイズの柔軟性
クラウド型の勤怠管理システムは、標準化されたサービスのため、企業独自の勤務体系や承認フローへの対応が難しい傾向にあります。しかし近年は、業種や勤務形態に応じた柔軟な設定機能や、APIによる給与システムなど、他システムとの連携機能も充実しています。多くのクラウド型の勤怠管理システムは、標準機能でフレックスタイム制や変形労働時間制といった複雑な勤務体系にも対応でき、残りの要件は追加モジュールやオプションで補えます。
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クラウド型の勤怠管理システムの選び方
クラウド型の勤怠管理システムを選ぶ際は、機能面やコスト面、運用面など、多角的な視点で検討する必要があります。ここでは、システム選定時に確認すべき重要ポイントを具体的に紹介します。
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自社の働き方に適した機能
自社の勤務形態（フレックス、シフト制、固定時間制など）に対応した機能を備えているかを確認しましょう。テレワークや外勤が多い場合は、スマートフォンでの打刻機能やGPSによる位置情報記録機能が備わっているかを確認しましょう。また、導入前に業務シナリオを想定したデモやトライアルを行い、日々の勤怠管理がスムーズに行えるかを検証することが重要です。
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既存システムとの連携
給与システムや人事システムなど、既存の社内システムとのデータ連携方法が確立されているかを重点的に評価しましょう。標準API提供状況や連携可能なシステムの範囲、データ出力形式の柔軟性を確認し、二重入力の手間を省く効率的な業務フローを構築できるかを判断します。また、事前に連携テストを実施し、勤怠データから給与計算への変換が正確に行われるかを確認することも大切です。
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セキュリティと法令対応
勤怠データの暗号化や厳格なアクセス制御など、十分なセキュリティ対策が施されているかを確認し、情報漏洩リスクを最小化できる製品を選びましょう。また、働き方改革関連法や36協定の上限規制など、労働法改正への対応実績と更新頻度を確認し、常に最新の法令に準拠した運用が可能かを判断することも重要です。データセンターの所在地や、障害時の復旧体制、サポート窓口の充実度なども総合的に評価し、安心感と運用コストのバランスを考慮してください。
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