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勤怠管理システムとは?

更新:2024年10月30日

勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。特に、有給管理機能を持つ製品は、従業員の有給休暇の残日数や取得状況を簡単に把握でき、適切な休暇管理が可能です。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。

pros

導入メリット

業務の効率化、精度の向上

有給管理機能を備えた勤怠管理システムでは、紙やExcelでの管理と比較すると、有給休暇の取得日数や残日数を自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。さらに、有給休暇の取得状況をリアルタイムで把握できるため、適切な労務管理が可能です。

勤務状況の可視化

有給管理機能を含むデータに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。36協定の管理や、高負荷な社員を上司、人事部門が見つけることができ、有給休暇の取得を促進する施策にも役立ちます。

cons

導入注意点

システム連携の制限

有給管理機能を充分に活用するためには、連携要件がある場合は、自社で使用している機器、システムが対応可能かを確認しましょう。有給休暇の管理が他の人事システムと連携する場合、その連携がスムーズに行えるかは重要なポイントです。

使用機器、機能の制限

使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。特に有給管理機能に関しては、申請から承認、記録までのプロセスがどれだけシームレスに行えるかを確認することが重要です。営業資料だけでは情報が不足する場合がありますので、勤怠管理システムの運営会社に直接問合せることが推奨されます。

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

自社の規模や規則に合った製品を選ぶ

製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。例えば、有給休暇の自動計算機能や、取得状況の簡単な閲覧機能、休暇申請のワークフローなど、有給管理機能の充実度を確認することが重要です。独自の集計項目を設定し、複数の事業場の36協定を管理といった機能も選定の際に考慮しましょう。

2

設定の自由度、簡易さで選ぶ

有給管理機能においても、設定の自由度は大切です。例えば、有給休暇の付与ルールが異なる従業員グループに対応できるか、休暇取得の申請プロセスを自由に設定できるかなどを確認しましょう。人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。このような企業で、自由度の高い製品を導入すると、過剰な導入工数がかかる、制度変更などの際に運用負荷が高くなることが想定されます。

3

連携する打刻製品との相性で選ぶ

ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。有給管理機能においても、これらのツールとの連携がスムーズに行えるかを確認しましょう。例えば、休暇申請をSlackやTeams上で行い、それが自動的に勤怠システムに反映されるといった機能は便利です。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます

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