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勤怠管理システムとは？
更新：2024年10月30日
勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。特に業種によって求められる機能や要件が異なるため、選定に際しては業種特有のニーズを考慮することが重要です。
導入メリット
業務の効率化、精度の向上
業種に関わらず、紙やExcelでの管理と比較すると、勤怠管理システムは時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。例えば、製造業ではシフトの管理が複雑になりがちですが、勤怠管理システムを導入することでその負担を大幅に軽減できます。
勤務状況の可視化
データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。これにより、36協定の管理や、高負荷な社員を上司、人事部門が見つけることができます。特定の業種では、例えばIT業界においてプロジェクトごとの労働時間を詳細に把握することが重要です。
導入注意点
システム連携の制限
業種によっては特定のシステムや機器との連携が必要な場合があります。製造業では特定の生産管理システムとの連携が求められることが多く、サービス業では顧客管理システム（CRM）との連携が重要です。自社で使用している機器、システムが対応可能かを確認しましょう。
使用機器、機能の制限
使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。例えば、建設業では現場での打刻が必要となるため、モバイル対応が重要です。勤怠管理システムの運営会社に直接問い合わせることを推奨されます。
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勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
自社の規模や規則に合った製品を選ぶ
業種によって必要とされる機能は異なります。例えば、小売業ではシフト管理が重要であり、製造業では工数管理が重視されます。自社の規模や規則に合った製品を選定しましょう。例えば、データの出力方法を自由に指定できる機能や、独自の集計項目を設定できる機能が必要です。
2
設定の自由度、簡易さで選ぶ
人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。特に業種によっては、例えば医療業界での夜勤と日勤の交代制に対応する必要があります。
3
連携する打刻製品との相性で選ぶ
業種によっては特定の打刻方法が求められることがあります。例えば、建設業では現場でのモバイル打刻が重要であり、オフィス業務ではPCログオンを利用した打刻が便利です。自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認しましょう。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます
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