勤怠管理システムを導入するメリットには、業務の効率化や正確な労働時間の把握などがあります。この段落では、勤怠管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
業務時間の大幅な短縮
勤怠管理システムを導入すると、勤怠データの集計作業が自動化されます。従来は手作業で行っていた出退勤時刻の入力や労働時間の計算が不要になります。月末の集計作業に数日かかっていた企業でも、数時間で完了するようになります。担当者は集計作業から解放され、他の重要な業務に時間を割けるようになります。業務時間の大幅な短縮は、勤怠管理システム導入の大きなメリットです。
集計ミスや計算ミスの削減
手作業での集計では、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。勤怠管理システムでは、システムが自動的に計算を行うため、ミスが大幅に減少します。出勤時刻や退勤時刻の読み間違いや、労働時間の計算間違いがなくなります。給与計算への影響も防げるため、従業員への正確な給与支払いが実現します。ミスの修正作業も不要になり、担当者の負担が軽減されます。
労働時間の正確な把握
勤怠管理システムでは、従業員の労働時間がリアルタイムで記録されます。直行直帰や外回りの多い営業職でも、スマートフォンから打刻することで労働時間を正確に記録できます。テレワークや在宅勤務を行う従業員の労働時間も把握できます。管理者は従業員の労働状況をいつでも確認でき、適切な労務管理が可能になります。正確な労働時間の把握は、働き方改革を推進する上でも重要なメリットです。
法令順守の徹底
労働基準法では、労働時間の上限や休憩時間の付与などが定められています。勤怠管理システムには、法令に基づいた労働時間管理を支援する機能が備わっています。時間外労働の上限に近づいた従業員を自動的に検知し、管理者に通知します。年次有給休暇の取得状況も把握でき、取得を促すことができます。法令違反のリスクを低減し、適切な労働環境を維持できます。
コスト削減の実現
勤怠管理システムの導入により、人件費や事務コストの削減が可能になります。集計作業にかかる時間が短縮されるため、担当者の業務負担が減り、残業時間も削減できます。紙のタイムカードや出勤簿の購入費用、保管スペースの費用も不要になります。給与計算の精度が向上することで、過払いや未払いによる追加コストも防げます。長期的に見ると、コスト削減の効果は大きくなります。
従業員の利便性向上
勤怠管理システムでは、従業員がスマートフォンやパソコンから自分の勤怠情報を確認できます。労働時間や残業時間、有給休暇の残日数などをいつでも確認できるため、従業員の利便性が向上します。休暇の申請もオンラインで行えるため、紙の申請書を記入して提出する手間が省けます。承認状況もリアルタイムで確認でき、スムーズな申請が可能になります。従業員の満足度向上にもつながります。
データの一元管理
勤怠管理システムでは、すべての勤怠データがシステム上で一元管理されます。従業員ごとの出勤日数や労働時間、休暇取得状況などの情報を、1つのシステムで確認できます。紙の台帳や表計算ソフトの複数のファイルを管理する必要がなくなります。データの検索や分析も容易になり、経営判断に活用できる情報を迅速に取得できます。データの一元管理は、情報管理の効率化に大きく貢献します。
働き方改革の推進
勤怠管理システムの導入は、働き方改革の推進に役立ちます。従業員の労働時間を可視化することで、長時間労働の抑制が可能になります。テレワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方にも対応できます。労働時間の適正化により、従業員のワークライフバランスが改善されます。企業の生産性向上と従業員の働きやすさの両立が実現します。働き方改革の推進は、企業の持続的な成長につながります。
勤怠管理システムを導入する際には、自社の業務に適した機能の選定や従業員への周知などの注意点があります。この段落では、勤怠管理システムを導入する際に気をつけるべき具体的な注意点を紹介します。
自社の業務に適した機能の確認
勤怠管理システムには多様な機能が備わっていますが、すべての企業に同じ機能が必要というわけではありません。自社の勤務形態や業務の特性に合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。シフト勤務を行っていない企業がシフト管理機能の充実したシステムを選んでも、機能を十分に活用できません。逆に、必要な機能が不足していると、業務に支障が出る可能性があります。導入前に自社の業務を分析し、必要な機能を明確にする必要があります。
既存システムとの連携の可否
勤怠管理システムを導入する際には、既存の給与計算システムや人事管理システムとの連携が可能かを確認する必要があります。連携ができないと、データの手作業での転記が必要になり、業務効率化の効果が限定的になります。システム間でのデータ形式の違いにより、連携が困難な場合もあります。導入前に提供会社に連携の可否を確認し、必要に応じてテストを行うことが重要です。既存システムとの連携は、全体的な業務効率化に大きく影響します。
導入コストと運用コストの把握
勤怠管理システムの導入には、初期費用と月額費用などの運用コストが発生します。初期費用には、システムの導入費用や設定費用、従業員への研修費用などが含まれます。運用コストには、月額利用料やサポート費用、メンテナンス費用などがあります。クラウド型とオンプレミス型では、コスト構造が大きく異なります。導入前に総コストを把握し、予算内で運用できるかを検討する必要があります。
従業員への周知と研修
勤怠管理システムを導入しても、従業員が正しく使えなければ効果は得られません。導入前に従業員に対して、システムの目的や使い方を丁寧に説明する必要があります。打刻方法や休暇申請の手順など、基本的な操作について研修を行うことが重要です。特に、ITツールに不慣れな従業員に対しては、個別のサポートが必要になる場合もあります。従業員がスムーズにシステムを利用できるよう、十分な準備を行うことが求められます。
セキュリティ対策の確認
勤怠管理システムには、従業員の氏名や出退勤時刻など、個人情報が記録されます。データの漏洩や不正アクセスを防ぐため、適切なセキュリティ対策が施されているかを確認する必要があります。クラウド型の場合、提供会社のセキュリティ体制やデータの保管場所を確認することが重要です。通信の暗号化やアクセス権限の設定など、技術的な対策も確認すべきです。セキュリティ対策が不十分な場合、企業の信頼性が損なわれるリスクがあります。
法令対応の範囲
勤怠管理システムが、労働基準法などの法令にどの程度対応しているかを確認する必要があります。時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務など、法令で定められた要件に対応した機能が備わっているかを確認します。法改正があった際に、システムが自動的にアップデートされるかも重要なポイントです。法令対応が不十分なシステムを導入すると、別途対応が必要になり、業務負担が増加します。法令対応の範囲を事前に確認することが大切です。
運用ルールの整備
勤怠管理システムを導入する際には、運用ルールを明確に整備する必要があります。打刻漏れがあった場合の対応方法や、休暇申請の承認フローなど、具体的なルールを定めます。ルールが曖昧だと、従業員の間で混乱が生じたり、不公平感が生まれたりする可能性があります。運用ルールは就業規則と整合性を取り、従業員に周知する必要があります。運用開始後も、実際の運用状況を見ながら、ルールを見直していくことが重要です。
サポート体制の確認
勤怠管理システムの導入後に問題が発生した場合、迅速に対応してもらえるサポート体制があるかを確認する必要があります。電話やメール、チャットなど、どのような方法でサポートを受けられるかを確認します。サポートの対応時間や、緊急時の連絡先も把握しておくことが重要です。提供会社によっては、追加費用を支払わないと十分なサポートを受けられない場合もあります。導入前にサポート体制を確認し、必要なサポートが受けられるかを検討する必要があります。