勤怠管理システム（シェア上位）
TimeBizは株式会社ASJが提供するバックオフィスの労務管理に特化したクラウド型勤怠管理システムです。PC・スマートフォン・ICカード・GPSなど多様な打刻方法に対応しており、テレワーク環境でも正確な勤怠記録を行うことができます。時間外労働や有給取得状況を自動検知する勤怠アラート機能により、36協定の遵守や従業員の健康管理をサポートします。シンプルで直感的な操作性を特徴とし、日常の勤怠管理から年末調整まで一貫した業務効率化を図れます。同社のクラウドグループウェア「HotBiz」との統合機能により、スケジュール管理や掲示板と勤怠データがシームレスに連携し、勤怠管理と社内コミュニケーションを一体化できる点も特徴の一つです。既存の給与計算ソフトとのデータ連携も可能で、総務担当者の業務負荷軽減に寄与します。200名規模まで定額利用でき、中小企業の働き方改革推進に向けたシステムとして位置づけられています。
コスト
月額￥15,840～
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〇
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
ワークデイ株式会社が提供するクラウド型ERPソリューションです。人事管理（HCM）領域と財務管理領域を単一プラットフォーム上で統合し、従業員データと財務データをリアルタイムに連携することができます。グローバルに事業を展開する大企業に多く導入されており、多言語・多通貨対応により海外拠点を含めた一元管理とガバナンス強化を実現しています。SaaSベースの仕組みにより常に最新バージョンへの自動アップデートが提供され、各国の法規制変更にも迅速に対応可能な設計となっています。組織変更や人事制度改革など企業の変化に柔軟に追随できる高い拡張性とアジリティを備えているのが特徴です。モダンで直感的なユーザーインターフェースにより現場ユーザーの受容度も高く、人材管理から予算策定・財務分析まで幅広い業務を網羅したエンタープライズ管理クラウドとして世界各国で利用されています。
コスト
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事業規模
中小
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メリット・注意点
仕様・機能
ワークデイ株式会社が提供するタレントマネジメントシステム（HCM）です。人材採用から評価、育成、報酬管理に至るまで、人事情報を一元管理できるクラウドプラットフォームで、世界中の大手企業で採用されています。人事・タレントデータをリアルタイムに分析でき、経営陣はデータに基づいた人材戦略の意思決定が可能になります。グローバル企業向けに多言語・各国法制度への対応も充実しており、海外拠点を含む人材管理を統合的に行いたい場合にも最適です。大規模組織で必要となる柔軟な権限設定やセキュリティ対策も備えており、人事業務の高度化を目指す企業に向いているハイエンドなHCMソリューションです。クラウドネイティブなアーキテクチャで定期的に最新機能が提供され、人事業務のベストプラクティスを継続的に取り入れることができます。国内専任チームによるサポート体制も整っており、大企業の人事DXを強力に支援します。
コスト
要問合せ
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ラクローが提供する勤怠管理システムです。PCのログを利用して勤怠を記録する「打刻レス」なシステムであり、客観的な記録に基づく正確な労働時間管理を実現します。そのため、上場準備を行なっている企業も安心して利用できます。また、GmailやSlackなどの主要なコミュニケーションツールと連携しており、より精度の高い勤怠情報の取得が可能です。
コスト
月額￥550～
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〇
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事業規模
中小
中堅
大企業
メリット・注意点
仕様・機能
勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、従業員の出勤時刻や退勤時刻、休憩時間、残業時間などの勤務状況を記録し、管理するための仕組みです。従来は紙のタイムカードや出勤簿を用いて手作業で記録していましたが、システムを活用することで自動的に記録や集計が行われるようになります。勤怠管理システムには打刻機能やシフト管理機能、休暇申請機能などが備わっており、従業員と管理者の双方が利用します。出退勤の記録だけでなく、労働時間の集計や給与計算に必要なデータの作成も可能です。また、労働基準法に基づいた適切な労働時間管理を支援する役割も担っています。近年ではスマートフォンやパソコンから打刻できるクラウド型のシステムも普及しており、さまざまな働き方に対応できるようになっています。勤怠管理システムは企業の労務管理を効率化し、法令順守を実現するための重要な仕組みといえます。
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手作業による集計作業の負担
勤怠管理業務では、従業員の出退勤時刻を手作業で集計する必要があり、大きな負担となっています。タイムカードに打刻された時刻を1枚ずつ確認しながら、表計算ソフトに入力していく作業は時間がかかります。従業員数が多い企業では、月末から月初にかけて数日間を集計作業に費やすこともあります。また、集計作業に追われることで、本来行うべき他の業務に時間を割けない状況が発生します。手作業による集計は担当者にとって大きな負担であり、業務効率を低下させる要因となっています。
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集計ミスや計算ミスの発生
手作業で勤怠データを集計する際には、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。出勤時刻や退勤時刻を間違えて入力してしまったり、労働時間の計算を誤ったりすることがあります。ミスが発生すると給与計算にも影響が及び、従業員への支払額が正しくなくなる可能性があります。さらに、ミスを発見して修正する作業にも時間がかかり、担当者の負担が増加します。集計ミスや計算ミスは勤怠管理業務における大きな課題といえます。
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労働時間の正確な把握が困難
従業員の実際の労働時間を正確に把握することが難しいという課題があります。直行直帰や外回りが多い営業職の場合、実際に働いた時間を正確に記録することが困難です。また、テレワークや在宅勤務を行う従業員の労働時間も把握しにくい状況があります。労働時間が正確に把握できないと、残業時間の管理や適切な労働環境の維持が難しくなります。さらに、労働基準法で定められた労働時間の上限を超えていないかの確認も困難になります。正確な労働時間の把握は、適切な労務管理を行う上で重要な課題です。
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労働基準法への対応の難しさ
労働基準法では労働時間の上限や休憩時間の付与など、さまざまな規定が定められています。勤怠管理業務では、法令に則った適切な労働時間管理を行う必要があります。しかし、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化など、複雑な規定を正確に理解し、運用することは容易ではありません。法令違反が発生すると、企業は行政指導や罰則を受ける可能性があります。また、法改正に対応するためには、勤怠管理のルールや手順を見直す必要があり、担当者の負担が増加します。労働基準法への対応は勤怠管理業務における重要な課題となっています。
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多様な勤務形態への対応
企業には正社員だけでなく、パート、アルバイト、契約社員などさまざまな雇用形態の従業員が在籍しています。雇用形態によって労働時間や休日のルールが異なるため、それぞれに応じた勤怠管理が必要です。加えて、フレックスタイム制や変形労働時間制、シフト勤務など、多様な勤務形態が導入されています。勤務形態ごとに異なる集計方法や計算ルールを適用する必要があり、管理が複雑になります。多様な勤務形態に対応した勤怠管理を行うことは、担当者にとって大きな負担となっています。
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打刻漏れや不正打刻の管理
従業員が出勤時や退勤時に打刻を忘れてしまう打刻漏れが頻繁に発生します。打刻漏れがあると、実際の労働時間を正確に記録できなくなります。また、他の従業員に打刻を依頼する代理打刻や、実際の出退勤時刻と異なる時刻に打刻する不正打刻が行われることもあります。打刻漏れや不正打刻が発生した場合、担当者は従業員に確認を取り、正しい時刻を記録し直す必要があります。このような対応には時間がかかり、勤怠管理業務の負担が増加します。打刻の正確性を確保することは、勤怠管理における重要な課題です。
7
休暇管理の煩雑さ
従業員の年次有給休暇や特別休暇、欠勤などの休暇情報を管理することは煩雑な作業です。従業員ごとに有給休暇の付与日数や取得日数、残日数を記録し、管理する必要があります。労働基準法では年次有給休暇の取得が義務化されており、取得状況を把握して適切に取得を促す必要があります。しかし、紙の台帳や表計算ソフトで管理していると、情報の更新や確認に手間がかかります。休暇管理の煩雑さは、勤怠管理業務における大きな課題となっています。
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給与計算システムとの連携の手間
勤怠管理で集計したデータは、給与計算に使用されます。しかし、勤怠管理を紙やタイムカードで行っている場合、集計したデータを給与計算システムに手作業で入力する必要があります。データの入力作業には時間がかかり、入力ミスが発生するリスクもあります。また、勤怠データと給与データの整合性を確認する作業も必要です。給与計算システムとの連携がスムーズに行えないことは、勤怠管理業務における課題の1つです。
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勤怠管理業務における課題
勤怠管理業務には、手作業による集計ミスや労働時間の把握漏れなどの課題があります。この段落では、勤怠管理業務を行う際に遭遇する具体的な問題や課題を紹介します。
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勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムの機能には、出退勤の打刻機能や労働時間の集計機能などがあります。この段落では、勤怠管理システムに備わっている具体的な機能を紹介します。
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打刻機能
打刻機能は、従業員が出勤時刻や退勤時刻を記録するための基本的な機能です。専用の打刻機を設置する方法や、スマートフォンやパソコンから打刻する方法があります。中にはICカードや生体認証を用いて本人確認を行う機能を持つものもあります。打刻データはシステムに自動的に記録され、手作業での入力が不要になります。打刻漏れがあった場合にアラートを表示する機能を持つシステムもあり、正確な勤怠記録を支援します。打刻機能は勤怠管理システムの中核となる機能です。
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労働時間集計機能
労働時間集計機能は、従業員の労働時間を自動的に計算し、集計する機能です。出勤時刻と退勤時刻から実労働時間を算出し、休憩時間を差し引いた時間を記録します。時間外労働や深夜労働、休日労働なども自動的に区別して集計できます。月単位や週単位での労働時間の合計を確認でき、労働基準法に基づいた上限規制の確認も可能です。集計結果は一覧表やグラフで表示され、視覚的に把握しやすくなります。労働時間集計機能は、勤怠管理業務の効率化に大きく貢献します。
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シフト管理機能
シフト管理機能は、従業員の勤務予定を作成し、管理する機能です。シフトパターンを登録しておくことで、簡単にシフト表を作成できます。従業員の希望シフトを収集し、自動的に調整する機能を持つシステムもあります。作成したシフト表は従業員に公開され、各自がスマートフォンやパソコンから確認できます。シフトの変更があった場合も、即座に従業員に通知されます。シフト管理機能は、シフト勤務を行う企業にとって重要な機能です。
4
休暇管理機能
休暇管理機能は、従業員の年次有給休暇や特別休暇などを管理する機能です。従業員ごとの有給休暇の付与日数や取得日数、残日数を自動的に計算し、記録します。従業員は申請画面から休暇を申請でき、承認者は承認画面から申請を確認して承認できます。労働基準法で定められた年次有給休暇の取得義務に対応し、取得状況を把握する機能もあります。休暇管理機能により、休暇に関する情報を一元管理できます。
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残業申請承認機能
残業申請・承認機能は、従業員が残業を行う際に事前に申請し、上司が承認する仕組みを提供する機能です。従業員は残業の予定時間を入力して申請し、上司は業務の必要性を確認して承認します。承認された残業時間と実際の残業時間を比較し、差異がある場合にアラートを表示する機能もあります。残業の申請と承認を記録することで、適切な労働時間管理が可能になります。残業申請・承認機能は、労働時間の管理を厳格に行う上で重要です。
6
アラート機能
アラート機能は、労働時間の上限超過や打刻漏れなどの異常を検知し、管理者や従業員に通知する機能です。時間外労働が上限に近づいた従業員を自動的に検知し、管理者にメールやシステム内で通知します。打刻漏れがあった従業員に対しても、リアルタイムで通知を送ります。休憩時間の取得漏れや連続勤務日数の超過なども検知できます。アラート機能により、法令違反や勤怠管理上の問題を未然に防ぐことができます。
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データ出力機能
データ出力機能は、勤怠データを外部ファイルとして出力する機能です。労働時間の集計結果を表計算ソフトの形式で出力し、給与計算システムに取り込むことができます。出力するデータの項目や期間を自由に設定できるため、必要な情報だけを抽出できます。帳票として出力する機能もあり、従業員への配布や行政への提出に利用できます。データ出力機能は、他のシステムとの連携や報告業務に役立ちます。
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給与計算連携機能
給与計算連携機能は、勤怠管理システムで集計したデータを給与計算システムに自動的に連携する機能です。労働時間や残業時間、休暇取得日数などのデータを、給与計算に必要な形式で転送します。手作業でのデータ入力が不要になり、入力ミスを防止できます。給与計算の処理時間が短縮され、給与支払いまでの業務がスムーズになります。給与計算連携機能は、人事労務業務全体の効率化に貢献します。
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勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入するメリットには、業務の効率化や正確な労働時間の把握などがあります。この段落では、勤怠管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
業務時間の大幅な短縮
勤怠管理システムを導入すると、勤怠データの集計作業が自動化されます。従来は手作業で行っていた出退勤時刻の入力や労働時間の計算が不要になります。月末の集計作業に数日かかっていた企業でも、数時間で完了するようになります。担当者は集計作業から解放され、他の重要な業務に時間を割けるようになります。業務時間の大幅な短縮は、勤怠管理システム導入の大きなメリットです。
集計ミスや計算ミスの削減
手作業での集計では、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。勤怠管理システムでは、システムが自動的に計算を行うため、ミスが大幅に減少します。出勤時刻や退勤時刻の読み間違いや、労働時間の計算間違いがなくなります。給与計算への影響も防げるため、従業員への正確な給与支払いが実現します。ミスの修正作業も不要になり、担当者の負担が軽減されます。
労働時間の正確な把握
勤怠管理システムでは、従業員の労働時間がリアルタイムで記録されます。直行直帰や外回りの多い営業職でも、スマートフォンから打刻することで労働時間を正確に記録できます。テレワークや在宅勤務を行う従業員の労働時間も把握できます。管理者は従業員の労働状況をいつでも確認でき、適切な労務管理が可能になります。正確な労働時間の把握は、働き方改革を推進する上でも重要なメリットです。
法令順守の徹底
労働基準法では、労働時間の上限や休憩時間の付与などが定められています。勤怠管理システムには、法令に基づいた労働時間管理を支援する機能が備わっています。時間外労働の上限に近づいた従業員を自動的に検知し、管理者に通知します。年次有給休暇の取得状況も把握でき、取得を促すことができます。法令違反のリスクを低減し、適切な労働環境を維持できます。
コスト削減の実現
勤怠管理システムの導入により、人件費や事務コストの削減が可能になります。集計作業にかかる時間が短縮されるため、担当者の業務負担が減り、残業時間も削減できます。紙のタイムカードや出勤簿の購入費用、保管スペースの費用も不要になります。給与計算の精度が向上することで、過払いや未払いによる追加コストも防げます。長期的に見ると、コスト削減の効果は大きくなります。
従業員の利便性向上
勤怠管理システムでは、従業員がスマートフォンやパソコンから自分の勤怠情報を確認できます。労働時間や残業時間、有給休暇の残日数などをいつでも確認できるため、従業員の利便性が向上します。休暇の申請もオンラインで行えるため、紙の申請書を記入して提出する手間が省けます。承認状況もリアルタイムで確認でき、スムーズな申請が可能になります。従業員の満足度向上にもつながります。
データの一元管理
勤怠管理システムでは、すべての勤怠データがシステム上で一元管理されます。従業員ごとの出勤日数や労働時間、休暇取得状況などの情報を、1つのシステムで確認できます。紙の台帳や表計算ソフトの複数のファイルを管理する必要がなくなります。データの検索や分析も容易になり、経営判断に活用できる情報を迅速に取得できます。データの一元管理は、情報管理の効率化に大きく貢献します。
働き方改革の推進
勤怠管理システムの導入は、働き方改革の推進に役立ちます。従業員の労働時間を可視化することで、長時間労働の抑制が可能になります。テレワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方にも対応できます。労働時間の適正化により、従業員のワークライフバランスが改善されます。企業の生産性向上と従業員の働きやすさの両立が実現します。働き方改革の推進は、企業の持続的な成長につながります。
勤怠管理システムを導入する際の注意点
勤怠管理システムを導入する際には、自社の業務に適した機能の選定や従業員への周知などの注意点があります。この段落では、勤怠管理システムを導入する際に気をつけるべき具体的な注意点を紹介します。
自社の業務に適した機能の確認
勤怠管理システムには多様な機能が備わっていますが、すべての企業に同じ機能が必要というわけではありません。自社の勤務形態や業務の特性に合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。シフト勤務を行っていない企業がシフト管理機能の充実したシステムを選んでも、機能を十分に活用できません。逆に、必要な機能が不足していると、業務に支障が出る可能性があります。導入前に自社の業務を分析し、必要な機能を明確にする必要があります。
既存システムとの連携の可否
勤怠管理システムを導入する際には、既存の給与計算システムや人事管理システムとの連携が可能かを確認する必要があります。連携ができないと、データの手作業での転記が必要になり、業務効率化の効果が限定的になります。システム間でのデータ形式の違いにより、連携が困難な場合もあります。導入前に提供会社に連携の可否を確認し、必要に応じてテストを行うことが重要です。既存システムとの連携は、全体的な業務効率化に大きく影響します。
導入コストと運用コストの把握
勤怠管理システムの導入には、初期費用と月額費用などの運用コストが発生します。初期費用には、システムの導入費用や設定費用、従業員への研修費用などが含まれます。運用コストには、月額利用料やサポート費用、メンテナンス費用などがあります。クラウド型とオンプレミス型では、コスト構造が大きく異なります。導入前に総コストを把握し、予算内で運用できるかを検討する必要があります。
従業員への周知と研修
勤怠管理システムを導入しても、従業員が正しく使えなければ効果は得られません。導入前に従業員に対して、システムの目的や使い方を丁寧に説明する必要があります。打刻方法や休暇申請の手順など、基本的な操作について研修を行うことが重要です。特に、ITツールに不慣れな従業員に対しては、個別のサポートが必要になる場合もあります。従業員がスムーズにシステムを利用できるよう、十分な準備を行うことが求められます。
セキュリティ対策の確認
勤怠管理システムには、従業員の氏名や出退勤時刻など、個人情報が記録されます。データの漏洩や不正アクセスを防ぐため、適切なセキュリティ対策が施されているかを確認する必要があります。クラウド型の場合、提供会社のセキュリティ体制やデータの保管場所を確認することが重要です。通信の暗号化やアクセス権限の設定など、技術的な対策も確認すべきです。セキュリティ対策が不十分な場合、企業の信頼性が損なわれるリスクがあります。
法令対応の範囲
勤怠管理システムが、労働基準法などの法令にどの程度対応しているかを確認する必要があります。時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務など、法令で定められた要件に対応した機能が備わっているかを確認します。法改正があった際に、システムが自動的にアップデートされるかも重要なポイントです。法令対応が不十分なシステムを導入すると、別途対応が必要になり、業務負担が増加します。法令対応の範囲を事前に確認することが大切です。
運用ルールの整備
勤怠管理システムを導入する際には、運用ルールを明確に整備する必要があります。打刻漏れがあった場合の対応方法や、休暇申請の承認フローなど、具体的なルールを定めます。ルールが曖昧だと、従業員の間で混乱が生じたり、不公平感が生まれたりする可能性があります。運用ルールは就業規則と整合性を取り、従業員に周知する必要があります。運用開始後も、実際の運用状況を見ながら、ルールを見直していくことが重要です。
サポート体制の確認
勤怠管理システムの導入後に問題が発生した場合、迅速に対応してもらえるサポート体制があるかを確認する必要があります。電話やメール、チャットなど、どのような方法でサポートを受けられるかを確認します。サポートの対応時間や、緊急時の連絡先も把握しておくことが重要です。提供会社によっては、追加費用を支払わないと十分なサポートを受けられない場合もあります。導入前にサポート体制を確認し、必要なサポートが受けられるかを検討する必要があります。
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勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムの選び方には、自社の業務に必要な機能の確認や導入コストの検討などがあります。この段落では、勤怠管理システムを選ぶ際に重視すべき具体的なポイントを紹介します。
1
自社の勤務形態に合った機能
勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の勤務形態に適した機能を持つシステムを選ぶことが最も重要です。シフト勤務を行っている企業であれば、シフト管理機能が充実したシステムが必要になります。一方で、フレックスタイム制を導入している企業では、フレックスタイムの集計に対応した機能が求められます。自社の勤務形態を分析し、必要な機能をリストアップした上で、システムを比較検討することが大切です。自社の業務に合った機能を持つシステムを選ぶことで、導入後の効果が最大化されます。
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従業員数と将来の拡張性
現在の従業員数だけでなく、将来的な従業員数の増加を見据えてシステムを選ぶことが重要です。実際には、従業員数が増えた際に追加費用が発生したり、システムの処理速度が低下したりする場合があります。事業拡大や組織再編を予定している企業では、拡張性の高いシステムを選ぶ必要があります。また、複数の事業所や拠点を展開する可能性がある場合も、拠点追加に柔軟に対応できるシステムが適しています。将来の成長を見据えた選定が、長期的なコスト削減につながります。
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操作性とデザインのわかりやすさ
勤怠管理システムは、従業員全員が日常的に利用するものです。操作が複雑だと、従業員が正しく使えずに業務に支障が出る可能性があります。画面のデザインが見やすく、直感的に操作できるシステムを選ぶことが重要です。無料トライアルやデモンストレーションを活用して、実際の操作感を確認することをおすすめします。ITツールに不慣れな従業員がいる場合は、特にわかりやすさを重視する必要があります。
4
提供形態と導入方法
クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶかは、企業の方針や予算によって異なります。初期費用を抑えたい場合や、テレワークに対応したい場合は、クラウド型が適しています。逆に、高いセキュリティを求める場合や、独自のカスタマイズを重視する場合は、オンプレミス型が向いています。それぞれのメリットとデメリットを理解し、自社の状況に合った提供形態を選ぶことが大切です。
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他システムとの連携性
勤怠管理システムを単独で使用するのではなく、給与計算システムや人事管理システムと連携させることで、業務全体の効率化が図れます。たとえば、勤怠データを給与計算システムに自動転送できれば、手作業での入力が不要になります。既存のシステムとの連携が可能かどうかを、導入前に必ず確認する必要があります。API連携やデータ出力機能の有無も、重要な確認ポイントです。他システムとの連携性が高いシステムを選ぶことで、業務全体の生産性が向上します。
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コストと費用対効果
勤怠管理システムの導入には、初期費用と運用費用がかかります。導入費用だけでなく、月額利用料やメンテナンス費用、サポート費用なども含めた総コストを把握することが重要です。低価格のシステムでも、必要な機能が不足していれば、結果的にコストが増加する可能性があります。費用対効果を検討し、自社の予算内で最大の効果が得られるシステムを選ぶことが大切です。
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サポート体制の充実度
システム導入後に問題が発生した際、迅速に対応してもらえるサポート体制があるかは重要な選定ポイントです。電話サポートやメールサポート、チャットサポートなど、複数の問い合わせ方法が用意されているか確認します。サポートの対応時間や対応言語、追加費用の有無なども確認すべきです。導入支援や操作研修などのサービスが提供されているかも、重要な検討材料になります。充実したサポート体制があることで、安心してシステムを運用できます。
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法令対応とアップデートの頻度
労働関連の法令は頻繁に改正されるため、システムが最新の法令に対応しているかを確認する必要があります。法改正があった際に、提供会社が自動的にシステムをアップデートしてくれるかも重要なポイントです。アップデートの頻度や方法、追加費用の有無を事前に確認しておくことが大切です。法令対応が迅速なシステムを選ぶことで、法令違反のリスクを低減できます。
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