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勤怠管理システムとは?

更新:2024年10月30日

勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。また、給与計算システムや人事システムとの連携が可能なものもあり、企業全体の業務効率化を支援します。

pros

導入メリット

業務の効率化、精度の向上

勤怠管理システムの主要な機能として、時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できる機能があります。これにより、紙やExcelでの管理と比較して集計工数の削減やデータ品質の向上が見込めます。さらに、システムによっては、リアルタイムでのデータ更新機能も備えており、常に最新の勤怠情報を把握することができます。

勤務状況の可視化

勤怠管理システムは、データに基づいた客観的な勤怠情報を提供し、高負荷な社員や36協定の管理が必要な状況を迅速に認識するための機能を持っています。これにより、上司や人事部門が適切なタイミングで対応策を講じることができます。また、ダッシュボード機能を通じて、様々な視点からデータを確認できる点も魅力です。

cons

導入注意点

システム連携の制限

勤怠管理システムの選定時には、他のシステムとの連携機能を確認しましょう。例えば、給与計算システム、人事管理システム、さらにはプロジェクト管理ツールなどとのデータ連携が可能かどうかをチェックすることが重要です。

使用機器、機能の制限

使用可能なOSやブラウザに制約がある場合、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。また、打刻システム連携、生体認証機能、PCログオン機能、打刻時の地点情報の取得など、各種機能の詳細についても確認が必要です。営業資料だけでは情報が不足する場合があるため、勤怠管理システムの運営会社に直接問い合わせることが推奨されます。

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

自社の規模や規則に合った製品を選ぶ

製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。例えば、データの出力方法を自由に指定できる機能、メジャーな勤務形態(勤務時間帯固定の8時間労働制、コアタイムのなしの1か月フレックス制、時短勤務など)以外の対応、独自の集計項目を設定、複数の事業場の36協定を管理といった機能があります。特に、各企業の特殊な勤務形態や複雑な規則に対応するための機能が充実しているかを確認することが重要です。

2

設定の自由度、簡易さで選ぶ

勤怠管理システムの設定の自由度も重要な要素です。例えば、任意の集計項目を追加できる機能や、権限を自由度高く設定できる機能などがあります。大規模な企業や特殊な業態を持つ企業にとっては、これらの自由度が高いシステムが適しています。一方、人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。これにより、導入工数や運用負荷を抑えることができます。

3

連携する打刻製品との相性で選ぶ

ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどのコミュニケーションツールでの打刻機能が提供されているかを確認しましょう。自社の業務フローに合った打刻方法を選択することで、従業員の使い勝手を向上させることができます。特に、モバイルアプリからの打刻機能やGPSを利用した位置情報の打刻機能など、多様な打刻手段を持つシステムが求められます。 以上の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます

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