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勤怠管理システムとは？
更新：2024年10月30日
勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。提供形態にはオンプレミス型やクラウド型などがあり、各企業のニーズに応じて選択することができます。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。
導入メリット
業務の効率化、精度の向上
提供形態に応じて、紙やExcelでの管理と比較すると、時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。特にクラウド型では、自動アップデートにより常に最新の機能を利用できる利点があります。
勤務状況の可視化
データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。36協定の管理や、高負荷な社員を上司、人事部門が見つけることができます。オンプレミス型の場合、データのセキュリティ管理が強固になる一方、クラウド型ではどこからでもアクセス可能な利便性があります。
導入注意点
システム連携の制限
提供形態によって、連携要件が異なる場合があります。自社で使用している機器、システムが対応可能かを確認しましょう。クラウド型のシステムは多くの外部システムと簡単に連携できる一方、オンプレミス型ではカスタマイズが必要な場合があります。
使用機器、機能の制限
使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。打刻システム連携、生体認証、PCログオン、打刻時の地点情報の取得など、提供形態に応じて異なる制限があるため、営業資料だけでは情報が不足する場合があります。勤怠管理システムの運営会社に直接問い合わせることが推奨されます。
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勤怠管理システムの選び方
1
自社の規模や規則に合った製品を選ぶ
製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。例えば、データの出力方法を自由に指定できる機能、メジャーな勤務形態（勤務時間帯固定の8時間労働制、コアタイムのなしの1か月フレックス制、時短勤務など）以外の対応、独自の集計項目を設定、複数の事業場の36協定を管理といった機能があります。提供形態に応じて、これらの機能が異なる場合があります。
2
設定の自由度、簡易さで選ぶ
人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。クラウド型の製品は通常、設定が比較的簡単であり、迅速に導入できます。一方、オンプレミス型は高度なカスタマイズが可能ですが、設定には専門知識が必要です。
3
連携する打刻製品との相性で選ぶ
ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認しましょう。クラウド型では多くのコミュニケーションツールと簡単に連携できることが多く、オンプレミス型ではセキュリティを重視した連携が可能です。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます。提供形態の違いについても詳しく解説されているため、一度利用してみることをお勧めします
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