実際には経費精算システムの提供形態には、オンプレミス型のほかにクラウド型とパッケージ型があります。クラウド型はインターネット経由でサービス提供事業者のサーバーにアクセスして利用する形態です。自社でサーバーを用意する必要がなく、初期費用を抑えて短期間で導入できる点が特徴となります。月額または年額の利用料金を支払う契約形態が一般的で、システムの保守や更新は提供事業者が行います。パッケージ型は、ソフトウェアを購入して各従業員のパソコンにインストールする形態です。個別のパソコン上で動作するため、ネットワーク接続がない環境でも利用できます。ただし、データの集約や共有には別途仕組みが必要となります。オンプレミス型はクラウド型と比較して、データの保管場所を自社で完全に管理できる点が大きな違いです。金融機関や医療機関など、顧客情報や個人情報の外部保管に制約がある業界では、オンプレミス型が選ばれる傾向にあります。

オンプレミス型の経費精算システムを比較・選定する前に知っておきたいのが、「初期投資が大きくなる」と「専門的な運用体制が必要となる」の点です。初期投資が大きくなるについては、サーバー機器の購入費用、ソフトウェアのライセンス費用、導入作業の費用など、初期段階で多額の投資が必要です。また専門的な運用体制が必要となるについては、システムの保守管理、障害対応、セキュリティ対策などを自社で行うため、専門知識を持った担当者の配置が必須です。このほか「システム更新に時間と労力がかかる」「災害対策の仕組みが必要となる」「導入期間が長期化する傾向がある」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。