オンプレミス型の経費精算システム（シェア上位）
オンプレミス型の経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムとは、従業員が業務で使用した交通費や接待費などの経費を、オンラインで申請・承認・精算するためのシステムです。経費に関するさまざまな手続きをデータ化し、企業の業務効率を支援します。 オンプレミス型の経費精算システムは、自社内のサーバーでデータを管理するシステムです。そのため、セキュリティ面での管理が容易で、機密性の高い経費データを自社でコントロールできる点が特徴です。 また、システム開発ができる担当者がいる場合は、企業独自の経費精算ルールや承認フローに合わせて細かなカスタマイズが可能です。システムの改修や機能追加も企業のペースで進められるため、業務に応じた柔軟に運用できます。
クラウド型の経費精算システムとの違い
経費精算システムには、自社でサーバーを保有して運用するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型があります。導入時のコストや運用面、セキュリティなど、それぞれの特徴の違いを理解することが重要です。
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経費データの管理とセキュリティ
オンプレミス型の経費精算システムは、領収書や交通費などの経費データと承認履歴を自社サーバー内で完結して管理できるため、財務情報の機密性を重視する企業に適しています。ただし、サーバー構築やデータバックアップなどのインフラ維持に専門知識と継続的な投資が必要となり、小規模企業にとっては負担が大きくなります。 クラウド型の経費精算システムは、外出先からスマートフォンでリアルタイムに経費申請ができる利便性があります。しかし、データが外部サーバーに保管されるため、高度なセキュリティ要件がある業種では懸念が生じることもあります。
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経費申請のモバイル対応と利便性
オンプレミス型の経費精算システムは、基本的に社内ネットワークからのアクセスが前提となります。そのため、外出先からの経費申請や承認作業に制約があり、営業担当者など頻繁に移動する従業員の利便性が低下します。 クラウド型の経費精算システムは、スマートフォンアプリで領収書を撮影し、そのまま申請できるため、外出先からリアルタイムに申請が可能です。承認者も場所を問わず迅速に対応できるため、申請から精算までのリードタイムが大幅に短縮されます。特に多拠点展開している企業や外勤の多い業種では、クラウド型の場所に依存しない利便性が業務効率化に直結します。
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システム拡張性と会計システム連携
オンプレミス型の経費精算システムは、自社の経費規定や承認ワークフローに合わせた細かなカスタマイズが可能です。ただし、会計システムとの連携や機能拡張には追加開発が必要で、コストと時間がかかります。 クラウド型の経費精算システムは、定期的な機能アップデートにより、最新の電子帳簿保存法対応や経費精算トレンドに自動的に対応できます。主要な会計ソフトとの連携機能も標準で備えていることが多いです。 オンプレミス型は大規模なバージョンアップごとに追加コストが発生する一方、クラウド型は月額料金内で継続的な機能強化が得られます。そのため、長期的な運用コストと機能性のバランスを考慮した選択が重要です。
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オンプレミス型の経費精算システムの機能
オンプレミス型の経費精算システムには、企業内のセキュアな環境で活用できる独自の機能が備わっています。ここでは、社内システムとの連携や大量データ処理に適した主要な機能を紹介します。
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各種経費データの取り込み
交通費や経費全般の申請に必要な領収書や利用履歴を、スキャナやカードリーダーを通じて取り込み、データ化します。スキャナで取り込んだ領収書画像とともに経費情報を入力し、システム上で精算申請を行えます。
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承認ワークフロー
経費申請から承認、経理処理までの一連の流れを電子化し、職位や部門に応じた承認ルートを自動設定します。管理者は組織図に基づいた承認ルールを設定することで、申請された経費は自動的に適切な承認者へ回付されます。
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会計システム連携
承認済みの経費データを自動的に仕訳データに変換し、会計システムへ連携します。経費の支払い先や費目に応じて適切な勘定科目へ自動的に割り当てられます。また、銀行振込用のFBデータ作成機能により、経費の支払い処理も自動化されます。
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オンプレミス型の経費精算システムを導入するメリット
オンプレミス型の経費精算システムを導入することで、セキュリティ強化やカスタマイズ性の向上、データ管理の一元化などが実現できます。以下では、主要な導入メリットを具体的に解説していきます。
高度なセキュリティを確保できる
オンプレミス型の経費精算システムでは、経費データを自社サーバー内で管理できるため、データの漏洩リスクを最小限に抑えられます。特に内部統制が厳しい企業では、財務情報の取り扱いに高度なセキュリティが求められることがあります。また、アクセス権限の細かな設定や監査証跡の管理など、自社のセキュリティポリシーに沿った運用ルールを徹底することが可能です。
ニーズに合わせて既存の会計システムと連携できる
オンプレミス型の経費精算システムでは、利用している会計システムやERPとの連携方法を自社のニーズに合わせて設計できるため、経費データから会計仕訳への変換プロセスを最適化できます。連携のためのカスタム開発は必要になるものの、自社のフローに最適化された方法でデータ連携を構築することが可能です。また、標準APIが提供されていない独自の社内システムとも、社内のIT部門や開発ベンダーと協力することで連携機能を実装でき、財務プロセス全体の効率化を進められます。
自由度高く運用できる
オンプレミス型の経費精算システムは、運用スケジュールを自社でコントロールできます。社内の繁忙期を避けてメンテナンスを実施したり、大規模なアップデートのタイミングを調整したりすることが可能です。また、バックアップのタイミングやデータ保持期間なども、自社の都合に合わせて設定できます。
オンプレミス型の経費精算システムを導入するデメリット
IT人材が不足していたり、将来的な事業拡大を見込んでいたりする企業にとって、オンプレミス型の経費精算システムは運用負担が大きく、柔軟性に欠ける選択となる可能性があります。ここでは、オンプレミス型の経費精算システムのデメリットを紹介します。
初期導入コストと運用負担が大きい
オンプレミス型の経費精算システムでは、サーバーやネットワーク機器などのインフラ整備に多額の初期投資が必要です。導入後もシステムの保守・運用には専門知識を持つIT人材の確保や継続的な保守コストが発生し、特に中小企業では大きな負担となります。また、セキュリティ対策やバックアップ管理など、システム運用に関わるさまざまな業務が社内で発生するため、本来の経費精算業務以外にも間接コストが発生します。
モバイル対応とリモートワーク環境に制約が生まれる
オンプレミス型の経費精算システムは、社内ネットワーク内での利用が基本となるため、外出先や在宅勤務環境からの経費申請や承認作業に制約が生じやすくなります。営業担当者が現場で領収書を撮影して即申請するリアルタイムな経費処理には、VPN構築などの追加対策が必要です。場所を選ばない柔軟な働き方を推進する企業文化とは相性が悪いのが実情です。
更新と法改正対応の遅れが生じる
オンプレミス型の経費精算システムでは、電子帳簿保存法などの法改正に対応するための更新は自社責任で行う必要があり、適時の対応が遅れるリスクがあります。バージョンアップには追加費用が発生することが多く、コスト面で更新を先送りにしがちになり、最新機能や改善点を享受できないことがあります。また、経費精算の利便性向上につながる機能拡張も、クラウド型と比較して導入までの時間が長くなりがちです。
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オンプレミス型の経費精算システムの選び方
オンプレミス型の経費精算システムの選び方には、自社のインフラ環境との整合性やセキュリティ要件、カスタマイズ性などの観点があります。以下では、システム選定時の重要なポイントを具体的に解説します。
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自社の業務フロー
自社の経費精算フローや承認プロセスに適合するシステムを選ぶことで、カスタマイズ工数とコストを抑えられます。カスタマイズが必要な場合でも、標準機能の対応範囲が広いほど導入期間の短縮と初期コストの削減につながるため、複数の製品で標準機能を比較検討しましょう。また、実際の経費申請から精算までの流れをシステム上で再現し、現場担当者による操作性を評価することで、導入後の定着度を高められます。
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既存システムとの連携
自社の会計システムや給与システムとのデータ連携方法が確立されているかを重視して選定することが重要です。標準で提供される連携方式が自社システムと互換性があるか、またはカスタマイズ対応が可能かを検証しましょう。事前に連携テストを実施し、経費データから会計仕訳への変換精度を確認することで、導入後の手作業による修正を最小限に抑えられます。
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運用の継続性と拡張性
サポート体制や保守契約の内容を詳細に確認し、長期的な運用を見据えた選定を行いましょう。バージョンアップの頻度や法改正への対応実績も評価し、継続的な機能強化が期待できるかを判断することが重要です。また、将来的な利用者増加や機能拡張に対応できる拡張性があり、自社の成長に応じて段階的に機能追加できるかも重要な選定ポイントです。
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