インストール型の経費精算システムとは?
経費精算システムは、従業員が業務で使った交通費や接待費などの経費を、簡単に申請・承認・精算するためのシステムです。レシートのデータ化や交通系ICカードとの連携により、手入力の手間を減らすことができ、全体的な業務フローの効率が向上します。インストール型の経費精算システムは、自社のPCやサーバーにインストールして利用します。
インストール型の経費精算システム(シェア上位)
インストール型の経費精算システムとは?
更新:2024年10月30日
経費精算システムは、従業員が業務で使った交通費や接待費などの経費を、簡単に申請・承認・精算するためのシステムです。レシートのデータ化や交通系ICカードとの連携により、手入力の手間を減らすことができ、全体的な業務フローの効率が向上します。インストール型の経費精算システムは、自社のPCやサーバーにインストールして利用します。
インストール型の経費精算システムを導入するメリット
インストール型の経費精算システムを導入すると、高いセキュリティや細かなカスタマイズが可能になります。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
高度なセキュリティ対策が可能
インストール型の経費精算システムは、自社内のサーバーで運用するため、社内のセキュリティポリシーに合わせた管理ができます。機密性の高い経費情報も社外に出ることなく、自社の防御システムの下で保護されます。金融機関のように厳格な情報管理が求められる業種でも、独自のセキュリティ基準に合わせた運用が実現できます。
一度の投資で長期運用が可能
インストール型の経費精算システムは、初期費用はかかりますが、月額利用料などのランニングコストが抑えられることが多いです。導入後の追加費用が少なく、長期間にわたって同じシステムを使い続けることで、トータルコストを抑制できます。中長期的な視点で見ると、5年以上の利用では導入コストを回収して余りある効果が期待できます。
ネットワーク環境に依存しない安定性
インストール型の経費精算システムは、社内ネットワークで動作するため、インターネット回線の状況に左右されず安定した動作が期待できます。海外拠点とのやり取りが多い企業や、通信環境が不安定な地域にある事業所でも、円滑に経費精算業務を進められます。大量の申請が集中する月末や決算期でもシステムの応答速度が落ちにくいでしょう。
インストール型の経費精算システムを導入するデメリット
インストール型の経費精算システムは多くのメリットがある一方で、導入・運用面でいくつかの課題も存在します。ここでは、導入を検討する際に注意すべきデメリットを紹介します。
初期導入コストが高額になりがち
インストール型の経費精算システムは、サーバー機器の購入やソフトウェアライセンス料など、導入時に大きな投資が必要です。中小企業では数百万円、大企業では数千万円の初期費用がかかるケースも少なくありません。また、サーバールームの確保や空調設備など、システム稼働のための環境整備費用も考慮する必要があります。
アップデート作業の負担が大きい
インストール型の経費精算システムでは、システムの更新やバージョンアップは自社で行う必要があり、作業負担とコストが発生します。法改正に伴う改修や新機能の追加には、その都度専門業者に依頼するか社内で対応する必要があります。更新作業中はシステムを停止しなければならず、業務への影響も考慮しなければなりません。
モバイル対応に制限がある
インストール型の経費精算システムでは、スマートフォンやタブレットからのアクセスに制限がある場合があります。外出先からの経費申請や承認作業がスムーズにできず、業務の効率化を妨げることがあります。営業担当者のように社外での活動が多い従業員にとっては、使い勝手の悪さを感じることもあるでしょう。
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