クラウド型の経費精算システムとは？
経費精算システムは、従業員が業務で使用した交通費や接待費などの経費をオンラインで申請・承認・精算できるシステムです。クラウド型の経費精算システムは、インターネット経由で利用でき、自社でサーバーやソフトウェアを管理する必要がありません。初期費用を抑えられ、保守・運用の手間も少ないです。システムのアップデートはベンダーが自動で行うため、常に最新の機能を利用できます。
クラウド型の経費精算システム（シェア上位）
クラウド型の経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムは、従業員が業務で使用した交通費や接待費などの経費をオンラインで申請・承認・精算できるシステムです。クラウド型の経費精算システムは、インターネット経由で利用でき、自社でサーバーやソフトウェアを管理する必要がありません。初期費用を抑えられ、保守・運用の手間も少ないです。システムのアップデートはベンダーが自動で行うため、常に最新の機能を利用できます。
オンプレミス型の経費精算システムとの違い
クラウド型の経費精算システムは、インターネット経由で利用でき、初期費用を抑えられる上、保守管理の手間も軽減できます。一方、オンプレミス型の経費精算システムは、自社サーバーを保有し、高いセキュリティと柔軟なカスタマイズが可能です。ここでは、両者の違いを具体的に紹介します。
1
経費データの管理とセキュリティ
オンプレミス型の経費精算システムは、領収書データや承認履歴などの財務データを自社サーバー内で管理できます。ただし、専用サーバーの構築やバックアップなど、IT部門による維持管理が必要で、専門知識と運用コストがかかります。 クラウド型の経費精算システムは、外出先からの経費申請や承認が可能で、柔軟な業務環境に対応しやすいです。一方で、経費情報が外部サーバーに保管されるため、情報管理ポリシーが厳格な企業では慎重な検討が必要です。
2
経費申請・承認プロセスの柔軟性
オンプレミス型の経費精算システムは、社内ネットワークで運用されるため、社外からの申請や承認には追加設定が必要で、テレワークや出張中の処理に制約があります。一方で、クラウド型の経費精算システムは、スマートフォンやタブレットで申請できます。領収書の写真撮影によるデータ取り込みも可能なため、外出の多い従業員に適しています。
3
法改正対応と会計システム連携
オンプレミス型の経費精算システムは、自社特有の経費区分や承認フローに合わせたカスタマイズが可能ですが、法規改正への対応は自社で行う必要があります。また、会計システムとの連携にはカスタム開発が必要な場合が多いです。 クラウド型の経費精算システムは、法改正に伴うシステム更新が自動で行われるほか、OCR機能や不正検知などの最新機能が定期的に追加されます。主要な会計ソフトと標準連携できることも多いです。
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クラウド型の経費精算システムの機能
クラウド型の経費精算システムには、経費処理を効率化する多彩な機能が搭載されています。ここでは、特にクラウド環境で効果を発揮する主要な機能を紹介します。
1
領収書取り込み
スマートフォンのカメラで撮影した領収書画像を直接システムに取り込み、OCR技術で日付や金額、支払い先などを自動認識します。出張先や外出中でも経費をリアルタイムで記録できます。
2
法人カード・交通系ICカードとの連携
法人カードや交通系ICカードの利用データを取得し、経費情報を自動入力します。金融機関やカード会社とのAPI連携が標準で提供されることが多いです。
3
承認ワークフロー
経費申請から承認、経理処理までの一連の流れを電子化し、組織構造や金額に応じた承認ルートを自動設定します。申請された経費はルールに従い承認者へ自動回付され、承認状況や処理の停滞がリアルタイムで可視化されます。
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クラウド型の経費精算システムを導入するメリット
クラウド型の経費精算システムの導入により、申請から承認、精算までの作業が効率化され、経理業務の負担が大幅に軽減されます。ここでは、具体的なメリットを紹介します。
場所を選ばずに経費精算ができる
クラウド型の経費精算システムでは、インターネット環境があれば、オフィス・自宅・出張先など、場所を問わずに経費申請や承認が可能です。例えば、外回りの多い営業担当者は、顧客訪問後すぐにスマートフォンで領収書を撮影・申請できるため、紛失や申請漏れを防げます。また、承認者も外出先や在宅勤務中に迅速に承認できるため、精算の遅延を防げます。
経費精算業務の負担が軽減される
クラウド型の経費精算システムでは、領収書のスキャン取り込みやOCR機能により、手入力の手間が削減され、データの正確性が向上します。法人カードや交通系ICカードの自動取り込みにより、二重入力の手間をなくし、経費計上漏れを防止できます。さらに、会計システムとの自動連携により、経理部門の仕訳作業が効率化され、月次決算の早期化と業務負担の削減が同時に実現します。
経費データが可視化される
クラウド型の経費精算システムは、部門別・プロジェクト別・費目別など、多角的な経費分析が可能になり、コスト削減の機会を特定しやすくなります。経費ポリシー違反の自動チェック機能により、不適切な経費利用を未然に防ぎ、コンプライアンス強化につながります。また、経費データを一元管理することで、監査対応や税務調査時の証拠提示が容易になり、内部統制の強化と透明性の高い経費管理体制の構築が可能になります。
クラウド型の経費精算システムを導入するデメリット
クラウド型の経費精算システムの導入において、セキュリティとカスタマイズは重要な判断基準です。一方で、近年ではこうした懸念が大幅に解消されています。
セキュリティへの不安
クラウド型の経費精算システムでは、外部サーバーでの経費情報管理が、セキュリティの観点で不安視されます。しかし、現在では高度な暗号化技術や不正アクセス検知システムなど、先進的なセキュリティ対策が標準装備され、安全性が高まっています。大手クラウドベンダーのセキュリティ水準は、多くの中小企業が自社で構築できるレベルを超えており、オンプレミス型と比べて必ずしも安全性が劣るとは言えません。
カスタマイズの柔軟性
クラウド型の経費精算システムは、標準仕様のため、企業独自の経費区分や承認フローに対応しにくいとされがちです。しかし近年は、業種や経費ポリシーに応じた柔軟な設定が可能になっています。多くの製品は、標準機能で交通費精算や領収書管理、承認ワークフローに対応しており、追加モジュールやオプションでカスタマイズも可能です。
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クラウド型の経費精算システムの選び方
クラウド型の経費精算システムを選ぶ際は、使いやすさや機能の充実度、セキュリティ対策、コスト、拡張性が重要なポイントです。以下では、システム選定時の重要なポイントを解説します。
1
経費処理フロー
自社の経費精算プロセスや承認フローに適した製品を選ぶことが重要です。経費計上から承認、支払いまでの流れがシステム上で再現できるか、経費種別や部門別の設定など、自社独自のルールを反映できる柔軟性があるかを確認しましょう。デモやトライアルを実施し、現場担当者の操作性評価を取り入れることで、導入後の定着度が向上します。
2
既存システムとの連携
会計システムや勤怠管理システム、人事システムなど、既存システムとのデータ連携機能が充実しているかを重視しましょう。法人カードや交通系ICカードとの自動連携、銀行振込データの出力など、二重入力を防ぎ業務効率を向上させる機能が備わっているかを確認します。また、APIの公開状況や連携の柔軟性を評価し、将来的なシステム環境の変化に対応できるかも重要です。
3
使いやすさ
スマートフォンやタブレットでの経費申請や承認のしやすさも、システム活用度を高める重要なポイントです。領収書の写真撮影からOCR処理、申請完了までをモバイル端末だけで完結できるか、外出先からの承認操作がスムーズに行えるかを確認しましょう。移動の多い営業担当者や管理職が多い企業では、モバイル対応の充実度が業務効率とユーザー満足度を左右するため、実際の業務シーンを想定した操作性評価が重要です。
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