経費精算システムでは、法人カードや個人カードなど多様なカード情報を日常的に取り扱います。カード番号や有効期限、セキュリティコードなどの情報は、それぞれ保護レベルが定められており、特にカード番号とセキュリティコードは最高レベルでの保護が必要です。カード情報の種類によって適用される保護措置が異なるため、経費精算の各プロセスで適切な対応が求められます。

PCIDSSでは、カード情報を扱うシステムに対して12の要件が定められており、経費精算システムもこれらを満たす必要があります。安全なネットワーク構築、カード会員データの保護、脆弱性管理プログラムの維持などが含まれ、各要件には具体的な実施項目が細かく規定されています。経費精算システムでは特に、データの暗号化やアクセス制御、定期的なセキュリティテストが重要な要素となります。

経費精算の各ステップでカード情報漏洩のリスクを低減するためのプロセス設計が不可欠です。申請時には必要最小限のカード情報表示、承認フローでのアクセス権限の厳格化、データベースでの情報分散保存などの対策が効果的です。特に、経路検索や領収書撮影といった便利な機能と、カード情報保護のバランスを取ることで、使いやすさを損なわずにセキュリティを確保できます。

PCIDSS対応では、誰がいつどのようにカード情報にアクセスしたかを追跡できる監査証跡の保持が重要です。経費精算システムでは、申請や承認、データ参照の履歴を自動記録し、不審なアクセスパターンを検知する仕組みが求められます。監査証跡は最低1年間の保持が必要とされますが、企業の規模や業種に応じて、より長期間の保存を検討することも重要です。

経費精算における交通費申請では、経路検索サービスとの連携により入力の手間を大幅に削減できます。このとき、外部サービスとの安全な連携方法として、トークン認証やAPIキーの適切な管理、通信経路の暗号化が重要です。経路情報取得時にカード情報が外部に漏れないよう、必要なデータのみを交換する設計にすることで、便利さとセキュリティを両立させることができます。

多くの企業では紙の領収書とデジタルデータが混在する環境が続いています。紙の領収書に記載されたカード情報を適切に取り扱うため、OCR（光学文字認識）技術を活用した読み取り後のマスキング処理や、物理的な保管場所のセキュリティ管理が必要です。デジタル化された領収書データは暗号化して保存し、必要な権限を持つ担当者のみがアクセスできる環境を構築することで、情報漏洩リスクを最小化できます。

経費精算プロセスには、申請者、承認者、経理担当者など様々な役割の人が関わります。それぞれの業務に必要な範囲でのみカード情報にアクセスできるよう、細かな権限設定が重要です。例えば経路検索連携時には申請者がカード全番号を見る必要はなく、承認者もカード情報の一部のみ確認できれば十分という場合が多いでしょう。必要最小限の情報共有により、業務効率を落とさずにセキュリティを確保できます。

外出先からのスマートフォンによる経費申請は便利ですが、紛失や盗難のリスクも伴います。このため、デバイス認証や生体認証、多要素認証などを組み合わせた堅牢なセキュリティ対策が必要です。また、キャッシュデータの自動削除や一定時間経過後の自動ログアウト機能を実装することで、デバイス紛失時のリスクを低減できます。利便性を保ちながらもセキュリティを確保するバランスが重要です。