経費精算システムとは?
経費精算システムは、従業員が業務で使った交通費や接待費などの経費を、オンラインで申請、承認、精算するためのシステムです。金融業では、厳格なコンプライアンス要件や複雑な経費精算ルールに対応するために、専用の経費精算システムが重要です。金融機関特有の監査対応や内部統制にも配慮された機能を持ち、支店網を持つ金融機関の地域ごとの経費管理や、営業担当者の顧客接待費の適切な管理をサポートします。経費に関するさまざまな手続きをデータ化することで、透明性を高め、不正防止と業務効率化の両立を実現できます。
金融向けの経費精算システム(シェア上位)
経費精算システムとは?
更新:2025年03月06日
経費精算システムは、従業員が業務で使った交通費や接待費などの経費を、オンラインで申請、承認、精算するためのシステムです。金融業では、厳格なコンプライアンス要件や複雑な経費精算ルールに対応するために、専用の経費精算システムが重要です。金融機関特有の監査対応や内部統制にも配慮された機能を持ち、支店網を持つ金融機関の地域ごとの経費管理や、営業担当者の顧客接待費の適切な管理をサポートします。経費に関するさまざまな手続きをデータ化することで、透明性を高め、不正防止と業務効率化の両立を実現できます。
金融業における経費精算システムの導入メリット
経費精算システムの導入には、コンプライアンス強化や業務効率化などのメリットがあります。ここでは、金融機関が経費精算システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
厳格なコンプライアンス対応の実現
金融業界は監督官庁による厳しい規制があり、経費精算の透明性が強く求められます。経費精算システムは、申請から承認、支払いまでの全プロセスを記録し、監査証跡を自動的に残します。万が一の監査時にも、過去の経費データをすぐに提出できるため、コンプライアンス対応の負担が大幅に軽減されます。
不正検知能力の向上
金融機関では、経費の不正使用を防止することが重要な課題です。AIを活用した不正検知機能を搭載した経費精算システムは、通常とは異なる申請パターンを自動で検出します。例えば、支店長による高額な飲食費申請や頻度が高すぎる交通費などの異常値を自動的にフラグ付けします。データ分析に基づく予防的アプローチにより、内部不正リスクを大幅に低減できます。
経費承認プロセスの効率化
金融機関は複雑な組織構造を持ち、経費承認に複数の決裁者が関わることが一般的です。経費精算システムでは、役職や金額に応じた承認ルートを自動的に設定し、申請状況をリアルタイムで確認できます。支店と本部間の書類のやり取りがなくなり、承認者がスマートフォンからでも素早く承認できるため、決裁までの時間が大幅に短縮されます。
金融業において経費精算システムを導入する際の注意点
経費精算システムを導入する際には、セキュリティ対策や既存システムとの連携などの注意点があります。ここでは、金融機関が経費精算システムを選定・導入する際に特に注意すべきポイントを解説します。
セキュリティレベルの厳格な確認
金融機関は、顧客の個人情報や機密性の高い情報を扱うため、経費精算システムにも高度なセキュリティが求められます。導入を検討する経費精算システムが、FISC安全対策基準に準拠しているか確認し、データ暗号化や多要素認証の実装状況を精査しましょう。クラウド型の経費精算システムの場合は、データセンターの所在地や障害対策も事前に確認することが重要です。
内部統制への対応
金融機関は、金融商品取引法などに基づく内部統制報告制度への対応が必須です。経費精算システムの権限設定やワークフローが自社の内部統制要件を満たしているかを確認する必要があります。特に相互牽制の仕組みや承認プロセスの記録保持、システム変更時の履歴管理などが適切に設計されているかを内部監査部門と協議のうえ検証しましょう。
既存システムとの連携性
金融機関は、人事システムや会計システム、勤怠管理システムなど多くの基幹システムを運用しています。経費精算システムを導入する際は、既存システムとのデータ連携が可能かどうかが重要なポイントになります。例えば、人事データベースと連携して組織変更を自動反映できるか、会計システムに仕訳データを自動連携できるかなど、事前に詳細な連携仕様を確認しましょう。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶ際は、セキュリティ対策やコンプライアンス機能などが重要です。ここでは、金融機関が業務特性に合った経費精算システムを選定するための具体的な判断基準を紹介します。
1
金融規制対応能力
金融業界特有の規制に対応できる経費精算システムを選ぶことが重要です。マネーロンダリング対策や贈収賄防止など、金融機関に求められるコンプライアンス要件をカバーできる機能があるかを確認しましょう。具体的には、特定の取引先との経費発生頻度の監視や、一定金額以上の経費に対する複数承認者設定など、金融規制に沿った管理機能を備えている経費精算システムが適しています。
2
権限設定の柔軟性
金融機関は階層的な組織構造を持ち、権限管理が複雑になりがちです。そのため、組織改編や人事異動が発生しても柔軟に対応できる権限設定機能を持つ経費精算システムを選びましょう。一例として、支店長と本部長で承認できる金額の設定や、地域統括部門による複数支店の経費確認権限、監査部門による閲覧専用アクセス権など、細かな権限設定ができる経費精算システムが金融機関には適しています。
3
モバイル対応と使いやすさ
営業活動が活発な金融機関では、外出先からでも簡単に経費申請できる使いやすさが重要です。スマートフォンでのレシート撮影や申請機能、承認者への通知機能などの使い勝手を実際に確認しましょう。特に支店網を持つ金融機関では、地方支店の担当者でも直感的に操作できるデザインや、オフライン時でも一時保存できる機能など、現場の使いやすさを重視したシステム選びが定着のカギとなります。
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