タブレットで使える経費精算システム（シェア上位）
タブレット対応の経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムは、従業員が業務で使用した経費を、オンラインで申請・承認・精算できるシステムです。経費精算業務をオンライン上で完結することで、企業の業務効率を向上させます。 タブレット対応の経費精算システムでは、外出先や移動中でも経費の申請や承認が可能です。タブレットのカメラを使ってレシートを撮影し、そのまま申請データとして取り込めるなど、モバイル端末ならではの利便性が特徴です。
タブレット対応の経費精算システムの機能
タブレット対応の経費精算システムには、領収書のデジタル化や経路検索など、モバイル環境に最適化された機能が備わっています。ここでは、タブレットならではの主要機能を紹介します。
1
領収書の読み取り
タブレットのカメラで領収書を撮影すると、金額や日付、支払先などが自動でテキストデータ化されます。画像の歪みや明るさも補正できます。タブレットを横向きにすると、複数の領収書をまとめて読み取ることも可能です。
2
交通系ICカードや法人カードとの連携
交通系ICカードの利用履歴や、法人クレジットカードの決済情報を自動取得し、経費データとして連携可能です。タブレット上でカード利用履歴を確認しながら、経費として計上する項目を選択するだけで精算申請が完了します。定期券を利用している場合は、定期区間を自動で除外できます。
3
申請・承認
外出先や在宅勤務時でも、タブレットから経費精算の申請や承認が可能です。申請者は経費データを入力後、その場で確認・申請でき、承認者もタブレットだけで申請内容の確認から承認までスムーズに行えます。職位に応じて承認ルートも自動設定されます。
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タブレット対応の経費精算システムを導入するメリット
タブレット対応の経費精算システムを導入すれば、業務効率が向上します。ここでは、タブレットならではの特徴を活かした導入メリットを解説します。
経費申請作業を効率化できる
タブレット対応の経費精算システムでは、外出先でタブレットのカメラでレシートを撮影するだけで、AIが金額や日付などの情報を自動抽出し、その場で経費データとして登録できます。さらに、交通系ICカードや法人カードと連携することで、交通費や出張費も自動取得されるため、手入力の負担が大幅に軽減されます。
経費データの正確性が向上する
タブレット対応の経費精算システムでは、規定チェック機能で不正や誤りを自動検出できるため、データの正確性が大幅に向上します。蓄積された経費データは、部門別・プロジェクト別に分析でき、タブレットの大画面でグラフやレポートを確認しながら、予算管理や経費削減策の検討に活用できます。経理担当者の確認作業が減り、より戦略的な業務に集中できるため、企業全体の経費管理が向上します。
ペーパーレス化が促進される
タブレット対応の経費精算システムを導入すると、紙の領収書や申請書類が不要になり、保管スペースと印刷コストの削減が可能です。経理部門での書類の仕分けや保管作業がなくなり、業務効率が大幅に向上します。また、電子データでの保管により、過去の精算データも簡単に検索できます。
タブレット対応の経費精算システムの導入が向いていない企業
企業規模や業務特性によっては、タブレット対応の経費精算システムの導入が逆に非効率となる場合があります。特に以下のような企業では、導入を慎重に検討する必要があります。
高度なセキュリティ要件が求められる企業
金融機関や防衛関連企業など、高度なセキュリティが求められる組織では、タブレットなどのモバイル端末の使用が制限される場合があります。紛失や盗難のリスクに加え、公共の場での覗き見による情報漏洩の可能性もあるため、固定された専用端末での運用が多いです。 また、多くの金融機関や防衛関連企業では、既存のセキュリティシステムとの連携や統合が必須になります。しかし、タブレット対応の経費精算システムは、厳しい要件を満たせない場合があります。
タブレット操作に不慣れな従業員が多い企業
タブレット操作に不慣れな従業員が多い企業では、教育コストがかさみ、定着にも時間を要します。特に高齢の従業員が多い職場や、現場作業が中心で日常的にデジタル機器を使用しない業種では、タブレット対応の経費精算システムの利用ハードルが高く感じられ、かえって業務効率が低下するリスクがあります。
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タブレット対応の経費精算システムの選び方
タブレット対応の経費精算システムを選ぶ際は、セキュリティやタブレットで利用可能な機能など、さまざまな観点から検討する必要があります。以下では、システム選定時の重要なポイントを解説します。
1
業務範囲
タブレット対応の経費精算システムは、申請・承認機能が充実しています。一方で、複雑な集計や多次元分析など、経費データを詳細に分析するための高度な機能は、簡易版として提供されることが一般的です。導入前に、タブレットで運用したい業務範囲を明確にし、それに対応する製品を選ぶことが重要です。
2
セキュリティ対策
タブレットを紛失した際のリモートロック機能や、生体認証によるログイン制御など、社外での利用を前提としたセキュリティ機能を確認しましょう。また、第三者認証による安全性の担保も、選定時の重要な判断材料になります。
3
他システムとの連携
会計システムをはじめ、既存の社内システムとスムーズに連携できるかを確認します。データ連携で手作業が発生すると運用負担が増大し、導入効果が薄れてしまいます。例えば、承認済みの経費データを会計システムに自動で取り込めると、データの二重登録が不要になり、転記ミスを防げます。
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