大企業向けの経費精算システム（シェア上位）
大企業向けの経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムは、従業員が業務で使用した経費をオンラインで申請・承認・精算できるシステムです。経費精算の手続きをデータ化し、業務効率を向上させます。 大企業では、日々発生する大量の経費を正確かつ効率的に処理する必要があります。また、経理部門の業務負担が大きく、経費精算の作業量も膨大になります。 大企業向けの経費精算システムには、高い処理能力と安定性が備わっています。そのため、大量の経費データを一括処理できるほか、複数の事業部や拠点に対応した承認フローや経費規定にも適応できます。加えて、会計システムとも連携でき、経理業務が効率化します。
大企業が経費精算システムを導入する上での課題
大企業が経費精算システムを導入する際には、法令遵守や国際対応など、複雑な要件への対応が求められます。ここでは、導入時に課題となることを解説します。
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規定チェックの作業負担
経費精算では、すべての申請を社内規定と照合する必要があり、担当者の負担が大きくなります。規定から逸脱した申請は差し戻し作業が発生し、承認プロセスも遅れます。特に大企業では申請件数が多いため、規定チェックにかかるコストと処理時間が大きな課題です。
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複雑な承認フローへの対応
事業部門や子会社ごとに異なる承認ルールが存在する場合は、経費精算システムでの承認フローの設定が複雑になります。部門ごとの精算ルールの違いや、特殊な経費の承認権限設定など、きめ細かな対応が求められます。また、組織改編や人事異動による承認フローの変更にも迅速に対応する必要があり、管理者の負担が増します。
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既存システムとの連携
経費精算システムは、人事システムや会計システムなど、既存の基幹システムとの円滑な連携が不可欠です。例えば、人事異動に伴う経費承認者の自動更新や、会計システムへの仕訳データの自動連携が挙げられます。特にSAPなどの大規模ERPを使用している場合は、互換性の確保が課題になります。
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大企業向けの経費精算システムの機能
大企業向けの経費精算システムには、数千人規模の従業員が利用することを想定した高度な処理能力や自動化機能が備わっています。ここでは、大規模組織での運用に適した主要な機能を紹介します。
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承認ルートの自動分岐
申請内容や金額に応じて、適切な承認ルートが自動で設定されます。大企業特有の複雑な組織階層や承認プロセスにも対応し、高額な経費には部長と役員の承認が必要といったルールも柔軟に設定できます。
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法人カード連携
法人カードの利用データを自動取り込みし、経費申請の下書きを自動作成できます。カード明細の店舗名や金額、日時などの情報を自動取得します。
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多通貨精算
海外出張や海外拠点の取引に関する経費を、各国の通貨で入力・精算します。為替レートを自動適用し、計上月の為替レートを反映できます。
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大企業向けの経費精算システムを導入するメリット
大企業向けの経費精算システムを導入することで、経費処理の効率化や不正防止、データ分析など、多岐にわたる業務改善が期待できます。ここでは、具体的な導入メリットを紹介します。
経費処理を効率化できる
従業員数の多い大企業では、月間数千件にも及ぶ経費申請を処理する必要があります。大企業向けの経費精算システムを導入すると、申請から承認、支払いまでの一連の作業を自動化できます。特に、交通系ICカードの利用履歴の自動取り込みや、スマートフォンでのレシート読み取り機能により、手作業による入力時間を大幅に削減できます。
コンプライアンスを強化して不正を防止できる
大企業向けの経費精算システムでは、自動チェック機能を活用し、経費申請時の不正や誤りを未然に防げます。例えば、同一日付での重複申請や上限額超過を自動検知し、警告を表示できます。また、すべての申請・承認履歴が記録されるため、監査対応が容易になります。
グローバル対応と多通貨処理をスムーズに実施できる
海外出張のある企業では、複数通貨での経費処理が求められます。大企業向けの経費精算システムでは、為替レートの自動適用や、各国の税制に対応した経費計算が可能です。現地通貨での申請を自動換算し、本社通貨で処理できるため、担当者の負担が軽減されます。
大企業に合わない経費精算システムを導入したらどうなる？
大規模な組織構造や複雑な承認フローを持つ大企業では、機能が不十分な経費精算システムを導入すると、以下のように業務効率の低下や運用コストの増加を招く可能性があります。
複雑な承認フローに対応できない
大企業特有の多階層承認プロセスに対応できない経費精算システムでは、本来の承認フローを分断せざるを得ません。例えば、部門長や事業部長、経理部長の承認が必要な場合でも、システム上で2段階までしか設定できないと、システム外での承認が必要になり、業務が複雑化してしまいます。
大量のデータを処理できない
従業員数が数千人規模の企業では、月間の経費申請件数が膨大になります。月末の締め処理で数万件の経費データを一括処理する際に、経費精算システムの処理速度が低下し、データ出力に時間がかかってしまいます。結果として、経理部門の決算業務に支障をきたす恐れがあります。
グローバル対応ができない
複数通貨での経費精算に対応できない場合、別システムでの管理や手作業での換算作業が必要になります。為替レートの手動入力や通貨換算ミスによる修正作業が増え、経理部門の業務負担が増大します。その結果、正確な経費状況を把握しにくくなります。
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大企業向けの経費精算システムの選び方
大企業向けの経費精算システムを選ぶ際は、多数の従業員が利用することを前提に、機能性やセキュリティ、運用管理のしやすさが重要です。ここでは、大規模組織に適したシステム選定の具体的なポイントを解説します。
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処理能力
大企業向けの経費精算システムでは、月末の申請集中時でも、多くの従業員が同時にアクセスしても遅延しない処理能力が求められます。また、数年分の経費データを保持していても、検索やレポート出力がスムーズに行える性能が必要です。
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複雑な承認ワークフローへの対応
組織階層に応じて承認フローを柔軟にカスタマイズできることが重要です。事業部門ごとの承認ルール設定や、金額に応じた承認者の追加など、柔軟な承認フローを構築できる製品が求められます。また、部署改編や人事異動時にも、承認ルートを簡単に変更できる機能が必要です。
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既存システムとの連携
大企業向けの経費精算システムは、従業員マスタの自動同期や、会計システムへの仕訳データのシームレスな連携が求められます。さらに、基幹システムとのAPIやデータ連携の柔軟性も、重要な選定基準となります。
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