スマホで使える経費精算システム（シェア上位）
スマホ対応の経費精算システムとは？
更新：2024年10月30日
経費精算システムは、従業員の経費申請から承認、支払いまでの一連のプロセスを効率化するシステムです。従来、紙の領収書と申請書を使用していた経費精算の業務を、システム上で完結することで、業務効率化と正確性の向上を実現します。 スマホ対応の経費精算システムは、経費精算システムの基本的な機能をスマートフォンで利用できるように最適化したものです。外出先で領収書を撮影し、その場で申請できるため、領収書の紛失や申請の遅れを防げます。また、承認者もスマホで随時承認作業を行えるため、申請から承認までのリードタイムを大幅に短縮できます。
スマホ対応の経費精算システムの機能
スマホ対応の経費精算システムには、経費処理を効率化するためのさまざまな機能が実装されています。ここでは、スマホならではの特徴を活かした代表的な機能を紹介します。
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領収書スキャン
領収書スキャンは、領収書を読み取り、経費データとして登録する機能です。スマホのカメラで領収書を撮影するだけで、金額や日付などの情報を自動で読み取り、データ化できます。撮影した領収書画像はクラウドに保存されます。
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承認ワークフロー
承認ワークフローは、作成した経費申請を承認ルートに従って回付する機能です。スマホから承認者が申請内容を確認し、承認や差し戻しの操作を行えます。また、承認待ちの案件があることをプッシュ通知で知らせることも可能です。
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経路検索連携
経路検索連携は、交通費の申請時に経路検索サービスと連携して金額を算出する機能です。スマホで出発地と目的地を入力するだけで、正確な交通費が自動計算され、経費データとして登録できます。よく使う経路は、履歴から選択することも可能です。
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スマホ対応の経費精算システムを導入するメリット
スマホ対応の経費精算システムを導入することで、経費申請の効率化や承認プロセスの迅速化など、業務改善に大きな効果が期待できます。ここでは、スマホ対応システムの導入メリットを解説します。
リアルタイムで経費申請ができる
スマホ対応の経費精算システムを導入すれば、外出先で発生した経費をその場で申請できるようになります。例えば、タクシーを降りた直後に領収書を撮影し申請できるため、領収書の紛失リスクが軽減されます。また、経費の発生からシステム入力までのタイムラグがなくなり、正確な経費管理につながります。
場所を選ばずに承認作業ができる
スマホ対応の経費精算システムを活用すれば、経営者や管理職は、出張中や移動中でも承認作業が行えるようになります。例えば、新幹線での移動時間中に、部下からの申請を確認し承認できます。その結果、承認待ち案件の滞留を防げます。
経費データを即時反映できる
スマホ対応の経費精算システムと、交通系ICカードやクレジットカードとの連携により、利用データを即座に経費申請に反映できます。経費精算の手間が大幅に削減され、申請者のみではなく、経理担当者の作業負担も軽くなります。
スマホ対応の経費精算システムの導入が向いていない企業
企業規模や業務特性によっては、スマホ対応の経費精算システムが向いていない場合もあります。以下では、スマホ対応の経費精算システムの導入を慎重に検討すべき企業の特徴を紹介します。
高度なセキュリティ要件が求められる企業
金融機関や防衛関連企業など、情報セキュリティに厳格な要件がある組織では、スマホでの経費処理に制限がかかることがあります。社外での端末利用に制限がある場合は、スマホでの領収書撮影や申請作業自体が禁止されるケースもあります。社内ネットワークに限定したシステム運用が求められる場合は、PCベースのシステムを選択する方が望ましいでしょう。
社外での経費発生が少ない企業
交通費や接待費など、社外で発生する経費が少ない企業では、領収書のスキャンや外出先での申請といった、スマホの利点を活かせる機会が限られます。事務所内での消耗品購入など、社内で発生する経費が中心の場合は、従来通りPCでの経費精算で十分対応可能です。社外での経費発生が少ない企業は、スマホ対応の経費精算システムを導入しても、効果を感じにくいでしょう。
従業員の年齢層が高くスマホ操作に不慣れな企業
経費精算システムは、多くの従業員が利用するため、スマホ操作に不慣れな従業員がいる場合は、全社的な業務効率の低下につながる可能性があります。特に、領収書の撮影方法や、申請画面の操作に戸惑うケースがあり、処理時間が増加することもあります。従業員の習熟度に応じた、段階的なシステム導入を検討することをおすすめします。
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スマホ対応の経費精算システムの選び方
スマホ対応の経費精算システムを選ぶ際は、操作性やセキュリティ、業務範囲など、さまざまな観点での検討が必要です。特にスマホならではの特徴を活かした機能の有無がポイントとなります。以下で具体的な選定基準を解説します。
1
操作性
スマホ対応の経費精算システムでは、スマホの小さな画面でもストレスなく操作できるデザインが重要です。例えば、レシート撮影時にフレームガイドが表示される機能や、タップやスワイプで簡単に入力できる画面設計があると便利です。また、PCとスマホで操作感に大きな違いがないことも選定のポイントです。
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スマホでの対応範囲
経費申請や承認、経理確認といった一連の流れを、スマホでどこまで対応できるかを見極めましょう。経費の申請から承認までの一連の作業をスマホで完結できれば、出張先からでも迅速な処理が可能になります。
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領収書読取機能の精度
スマホのカメラで撮影したレシートや領収書から、金額や日付、支払先などの情報を正確に読み取れるかを確認する必要があります。特に、手書きの領収書や、薄い色のレシートでも確実に読み取れるか、複数の実物でスキャンテストを行うことをおすすめします。また、読み取りエラーが発生した場合の修正作業が容易にできるかも確認しておきましょう。
4
セキュリティ対策
社外からのアクセスを考慮し、多要素認証やデバイス制限などのセキュリティ機能が実装されているシステムを選びましょう。特に、経費データは機密性の高い情報を含むため、暗号化通信やデータの自動削除機能なども重要な要素となります。
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