二要素認証対応の経費精算システムとは?
経費精算システムは、従業員が業務で使った交通費や接待費などの経費を、オンラインで申請、承認、精算するためのツールです。このシステムによって、経費に関するさまざまな手続きをデータ化し、企業の業務効率を支援します。従来の紙ベースでの経費精算作業と比べ、申請から承認、支払いまでを一元管理できる点が大きな特徴です。
二要素認証対応とは?
二要素認証対応とは、システムへのログイン時に2種類の異なる確認方法を組み合わせて本人確認を行うセキュリティ対策のことです。従来のIDとパスワードだけの認証(単要素認証)と比べて、不正アクセスのリスクを大幅に減らすことができます。経費精算システムでは、企業の経費データや個人情報など、重要な情報を扱うため、このセキュリティ対策が重要視されています。
{セキュリティ}対応の経費精算システム(シェア上位)
二要素認証対応の経費精算システムとは?
更新:2025年06月19日
経費精算システムは、従業員が業務で使った交通費や接待費などの経費を、オンラインで申請、承認、精算するためのツールです。このシステムによって、経費に関するさまざまな手続きをデータ化し、企業の業務効率を支援します。従来の紙ベースでの経費精算作業と比べ、申請から承認、支払いまでを一元管理できる点が大きな特徴です。
二要素認証対応とは?
二要素認証対応とは、システムへのログイン時に2種類の異なる確認方法を組み合わせて本人確認を行うセキュリティ対策のことです。従来のIDとパスワードだけの認証(単要素認証)と比べて、不正アクセスのリスクを大幅に減らすことができます。経費精算システムでは、企業の経費データや個人情報など、重要な情報を扱うため、このセキュリティ対策が重要視されています。
二要素認証対応の経費精算システムを導入するメリット
二要素認証対応の経費精算システム導入には、セキュリティ強化や業務効率化など多くのメリットがあります。ここでは、企業が二要素認証対応の経費精算システムを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
不正アクセスによる情報漏洩リスクの低減
二要素認証を導入することで、第三者によるパスワード盗用だけでは不正ログインができなくなります。経費データには従業員の個人情報や会社の取引先情報など機密性の高い情報が含まれているため、情報漏洩対策として非常に効果的です。実際に、あるサービス業の企業では二要素認証導入後、不審なログイン試行が98%減少したという事例もあります。
内部不正防止による経費精算の信頼性向上
二要素認証により、なりすましによる不正な経費申請や承認が困難になります。上長のIDを無断で使用するような内部不正を物理的に防止できるため、経費精算プロセス全体の信頼性が向上します。月次の経費処理において、承認プロセスの透明性が確保され、経費データの正確性も担保されるようになります。
コンプライアンス要件への対応強化
多くの業界では、データセキュリティに関する法規制が厳格化されており、二要素認証はその要件を満たす手段となります。金融業界や医療業界など厳格な情報管理が求められる分野では、監査時に二要素認証の導入が高く評価される傾向があります。監査法人からの指摘事項が減少し、内部統制の評価向上につながるケースも数多く報告されています。
二要素認証対応の経費精算システムを導入する際の注意点
二要素認証対応の経費精算システムを導入する際には、考慮すべき重要な注意点があります。ここでは、導入プロジェクトを成功させるための具体的な注意点について詳しく説明します。
ユーザーの利便性とのバランス
セキュリティ強化は業務効率を犠牲にする可能性があるため、適切なバランスを見極める必要があります。毎回の経費申請で複雑な認証手順が必要になると、従業員の不満が高まり、システム利用率が低下する恐れがあります。認証の有効期間や頻度を適切に設定し、セキュリティと使いやすさの両立を図ることが重要です。
多様な端末・環境への対応
社内には様々な端末や環境でシステムを利用するユーザーがいるため、全環境での二要素認証の動作確認が必須です。古い機種のスマートフォンでは認証アプリが正常に動作しない場合や、海外出張先では SMS 認証が届かないケースもあります。導入前に主要な利用環境すべてでテストを行い、問題がないことを確認しましょう。
運用コストの増加
二要素認証の導入・維持には追加のコストが発生することを事前に計画に組み込む必要があります。認証用のトークン発行費用、システム管理者の負担増、ヘルプデスク対応の増加など、目に見えにくいコストも考慮しなければなりません。中長期的な運用コストも含めた総所有コスト(TCO)で判断することが重要です。
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二要素認証対応の経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶ際には、セキュリティ機能だけでなく、使いやすさや既存システムとの連携性など多角的な視点で検討することが重要です。ここでは、自社に最適な経費精算システムを選ぶためのポイントを解説します。
1
自社の業務フローとの適合性
現在の経費精算の流れに合わせたシステムを選ぶことで、導入後の混乱を最小限に抑えられます。一例を挙げると、事前申請が必須の企業では、申請から精算までをシームレスに連携できるワークフロー機能が必要です。また、部門ごとに承認フローが異なる場合は、柔軟なワークフロー設定が可能なシステムを選びましょう。
2
モバイル対応の充実度
外出先からでも簡単に経費申請できるシステムを選ぶことで、経費の申請漏れや遅延を防止できます。営業部門の場合、現場で領収書をスマートフォンで撮影し、その場で申請できる機能があると業務効率が大幅に向上します。特に交通費が多い部門では、GPSと連動して移動経路を自動記録できる機能の有無をチェックするとよいでしょう。
3
既存システムとの連携性
会計システムや人事システムなど、既存の社内システムとスムーズに連携できるかどうかを確認しましょう。具体的には、経費データを会計システムへ自動連携できれば、二重入力の手間が省け、ミスも減少します。中には、銀行口座やクレジットカードと直接連携し、明細を自動取り込みできる製品もあるため、自社の利用環境に合わせて選択するのが望ましいです。
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