経費精算システムとは？
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。 また、経費精算システムを利用する際にはセキュリティ対策が非常に重要です。経費データには企業の財務情報や従業員の個人情報が含まれるため、これらのデータが不正にアクセスされないようにする必要があります。システム選定時には、データ暗号化、アクセス制御、監査ログの記録などのセキュリティ機能が備わっているかを確認することが肝要です。
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経費精算システムとは？
更新：2024年11月12日
経費精算システムとは、企業や団体において従業員が支払った経費を管理するシステムです。具体的には、従業員が支払った交通費、宿泊費、食事代、書籍代などの内容や金額を入力し、承認者がそれを確認して承認することで、経費申請から精算までの一連の流れを自動化できます。経費精算システムの導入により、経費処理の手間や時間を削減し、従業員の業務効率を向上することができます。 また、経費精算システムを利用する際にはセキュリティ対策が非常に重要です。経費データには企業の財務情報や従業員の個人情報が含まれるため、これらのデータが不正にアクセスされないようにする必要があります。システム選定時には、データ暗号化、アクセス制御、監査ログの記録などのセキュリティ機能が備わっているかを確認することが肝要です。
導入メリット
経費精算処理の効率化
申請者および承認者が経費精算処理を手作業で行う必要がなくなります。申請者は、時間と場所を選ばず空いた時間に外出先からも申請することができ、承認者も承認のための出社などがなくなります。交通費の経路検索、交通費計算、申請内容と照会する一連の作業時間が短縮されます。定期区間の定期自動控除など、煩雑な料金計算を自動で行うことができます。 セキュリティの観点からも、手作業でのミスや不正アクセスのリスクを軽減できます。システム上での操作はすべてログに記録されるため、後から確認できるというメリットもあります。
不正、ミスの防止
従業員が支払った経費内容や金額をシステムに入力することで、誤りや不正を防止できます。例えば、従業員が不正に高額な経費を精算しようとした場合、承認者がシステム上でそれを発見し、不正を防げます。 セキュリティ機能として、二要素認証やアクセス制御を導入することで、承認者以外の不正アクセスを防ぐことが可能です。また、不正検知アルゴリズムを搭載しているシステムもあり、異常な経費申請を自動的に警告することができます。
経費の利用状況の改善
経費の情報をシステムで管理することで、各部門の経費の状況を把握し、効率的なコスト削減のための分析を行えます。例えば、交通費の比率が高い部門や、宿泊費の節約に成功している部門など、部門ごとの経費の傾向をシステム上で把握できます。そして、これらのデータをもとに、部門ごとにコスト削減の取り組みを進められます。 データの保管と管理においても、セキュリティ対策が重要です。経費データは暗号化され、アクセス権が適切に設定されている必要があります。これにより、データの漏洩や改ざんを防止できます。
導入注意点
会計ソフトとの連携
経費精算システムは、会計ソフトと連携することで経費精算システムで入力した経費の仕訳を自動的に行うことができます。そのため、自社の会計ソフトとの連携対応と、連携方法を確認することをおすすめします。 セキュリティ面では、連携時にデータが暗号化されているか、または安全な通信プロトコルを使用しているかを確認することが重要です。これにより、データが第三者に傍受されるリスクを低減できます。
自社の社員に合わせたUIの選択
経費精算システムは全従業員が使いこなすシステムのため、他カテゴリと比べて使いやすさも重要です。導入前のデモなどで色々な年代の従業員に使ってもらって、問い合わせの頻度などを確認しましょう。また、導入前に使用方法のマニュアルや社内問い合わせのパイプラインの整備なども重要です。 使いやすさとセキュリティのバランスを取ることが大切です。例えば、複雑なパスワードポリシーや二要素認証を導入することで、セキュリティを強化しながらも、従業員が簡単に操作できるようなUIを提供することが求められます。
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経費精算システムの選び方
1
領収書の取り込み方法から選ぶ
以下の取り込み機能またはサービスを利用することで、領収書から経費精算ソフトに転記する手間を削減することができます。処理すべき領収書が多い場合、大きな時間節約になります。 ・アプリスキャン：スマホアプリで領収書を取り込みます。機器に依存しないため、オフィス以外でも領収書を取り込めます。 ・スキャナー：専用スキャナーで取り込みます。 大量処理の場合、アプリスキャンより効率が良くなります。 ・転記代行：AIと人による確認で転記を代行します。OCR機能より高精度で転記されます。100％近い非常に高い精度で、転記されます。 取り込み処理時のセキュリティも確認しましょう。例えば、取り込みデータが暗号化されているか、クラウド上に保存される場合はそのクラウドサービスがセキュリティ認証を取得しているかなどを確認することが重要です。
2
交通系ICカードの取り込み機能対応製品を選ぶ
交通費精算の効率化機能に、交通系ICカードの取り込み機能があります。カードリーダー取り込みや、スマホアプリでの取り込みがあります。交通系ICカードのデータを入力する手間が削減できます。また、管理者側は不正の余地をなくすというメリットもあります。 カード情報の取り扱いには特に注意が必要です。カードデータの取り込み時には暗号化が行われているか、データが安全に保管されているかを確認することが重要です。
3
コーポレートカード連携対応製品を選ぶ
クレジットカード、プリペイドカードとの連携できるソフトは、使用履歴を取り込んで申請フォームを入力できます。カードでの支払いが多い場合におすすめです。 クレジットカード情報の取り扱いは特にセンシティブです。カード情報が暗号化されているか、PCI DSS（Payment Card Industry Data Security Standard）などのセキュリティ基準に準拠しているかを確認することが必須です。
4
各種取引履歴との連携から選ぶ
経費精算ソフトと取引を結びつけることで、精算に必要な入力を省略する機能です。作業効率化、ミス防止、不正防止などのメリットがあります。 ・タクシー手配：タクシーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・ホテル手配：ホテルの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・航空券手配：航空券の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・新幹線手配：新幹線の手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・レンタカー手配：レンタカーの手配履歴を経費精算ソフトに取り込みます。中には手配までできる製品もあります。 ・Amazon手配：Amazonでの購入履歴を経費精算ソフトに取り込みます。 これらの取引履歴の連携時には、データが安全に取り扱われているかを確認することが重要です。例えば、API連携が行われる場合は、そのAPIが安全な認証・認可プロトコルを使用しているかを確認しましょう。
5
会計ソフトとのデータ連携方式から選ぶ
経費精算ソフトは、基本的には会計ソフトとの連携を前提としています。連携方式は以下の2通りです。 ・CSV連携：経費精算ソフトから経費精算データをCSV形式で取り出し、会計ソフトに取り込みます。システム連携する方法に比べると最新のデータを毎回取り込むオペレーションの手間が発生します。 ・システム開発によるシステム連携：システム開発により、経費精算ソフトから経費精算データを会計ソフトに自動で送ります。なお「システム連携」については、特定の製品同士の連携機能が事前に用意されていて、利用者によるシステム開発が不要なケースがあります。 データ連携の際には、データが暗号化されているか、または安全な通信プロトコルを使用しているかを確認することが重要です。これにより、データが第三者に傍受されるリスクを低減できます。 セキュリティを重視するユーザーは、経費精算システムの導入と運用において、これらのセキュリティ対策を十分に確認し、実施することが求められます
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