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クラウドメールソフトおすすめ6選｜タイプ別の選び方ガイド
更新：2026/6/17
クラウドメールソフトは、メールの送受信だけを置き換えるものに見えますが、文書共有や予定調整、稟議・申請まで同じ基盤に含めるかで比較範囲が変わります。オフィススイート一体タイプでは、文書作成や表計算、会議・ストレージをメール起点でつなげるかが焦点になります。国産グループウェア連携タイプでは、掲示板、社内チャット、承認フローを同じ環境で扱うかを確認します。まず、メールをオフィスツールの入口にするのか、社内手続きまで含む業務基盤にするのかを切り分けると、必要な統制機能や保存の条件を絞れます。このページでは、オフィスツールとの統合とグループウェア機能との一体性を分けて、クラウドメールソフトの候補を比較できます。
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レビュー担当 遠藤 慎
Google Workspace・Slack等の業務基盤ツールを日常的に利用し、SaaS製品の体系的な比較検証ノウハウをもとに各製品を評価している。
FitGapにおけるすべての評価は、公平性を最優先に、客観的なアルゴリズムを用いて計算されています。製品の評価方法は「FitGapの評価メソッド」、シェアデータの算出根拠は「シェアスコアの算出方法」をご覧ください。
おすすめ製品の早見表
| 製品名 | タイプ | 料金 | 企業規模 | 評価ポイント |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Outlook | オフィススイート一体タイプ💼 | 0円〜ユーザー/月 |
| Microsoft 365と統合し、予定共有まで標準化できる。大企業シェアもトップ。 |
| Gmail | オフィススイート一体タイプ💼 | 0円〜ユーザー/月 |
| Google Workspaceと連携し、使いやすく導入が容易。中小企業シェアもトップ。 |
| Zoho Mail | オフィススイート一体タイプ💼 | 0円〜 |
| DLPや監査ログまで備え、セキュリティと低コストを両立したメール基盤。 |
| LINE WORKS | 国産グループウェア連携タイプ🏢 | 0円〜ユーザー/月 |
| LINE感覚で社外とも連絡でき、現場に定着しやすい。導入シェアもトップ。 |
| NI Collabo 360 | 国産グループウェア連携タイプ🏢 | 360円ユーザー/月 |
| 月額360円から33種のアプリを利用可能。稟議・経費精算まで同じ基盤で扱える。 |
| サイボウズ Office | 国産グループウェア連携タイプ🏢 | 600円ユーザー/月 |
| 300人以下の中小企業向けで操作が簡単。累計導入社数7万社超の定番製品。 |
メールソフトの導入によって得られる効果
メールソフトは、メールの送受信や整理、連絡先管理を行うためのツールです。導入前後で変わる点は、下の表で確認できます。
| 導入前の課題 | 導入によって得られる効果 |
|---|---|
| メール確認に時間がかかる | 受信メールを整理しやすくなり、必要な連絡を探す時間を減らせます |
| 重要メールの見落としが不安 | 振り分けや通知を設定しやすくなり、重要な連絡の確認漏れを抑えられます |
| 過去メールを探しにくい | 差出人や件名で検索しやすくなり、過去のやり取りの確認を進めやすくなります |
| 添付ファイル共有が大変 | 添付やリンク共有を利用しやすくなり、資料の送付や再送作業を減らせます |
| 外出先で返信しにくい | スマホやブラウザから確認しやすくなり、外出時の返信遅れを抑えられます |
続いて、クラウド型のメールソフトをタイプ別に分類し、それぞれのおすすめ製品を紹介します。
クラウド型のメールソフト2タイプを解説
| 比較項目 | オフィススイート一体タイプ | 国産グループウェア連携タイプ |
|---|---|---|
| 優れている点 | 文書・会議・保存を一つに統合 | 稟議も予定も一元管理 |
| できること | 文書共同編集ビデオ会議クラウドストレージ | 稟議承認ワークフロースケジュール管理施設予約 |
| 適している企業/業種 | 業務ツール統一志向の企業クラウド活用企業 | 中小企業中堅企業 |
| 料金目安 | 月額数百円/ユーザー〜（有料プランのみ） | 360円/ユーザー・月〜 |
タイプ別おすすめ製品
オフィススイート一体タイプ 💼
このタイプが合う企業：
社内の業務ツールを一つのプラットフォームに統一したい企業や、文書の共同編集・ビデオ会議・クラウドストレージなどをメールと合わせて活用したい企業に向いています。
どんなタイプか：
メールを文書作成、表計算、ビデオ会議、クラウドストレージと同じ基盤で扱うタイプです。ファイル共有や予定調整までメール起点でつながる点が特徴です。
おすすめ製品３選
Microsoft Outlook
オフィス製品と一体でメールと予定を統制したい大企業向け
Microsoft Outlookは、Microsoft 365やExchangeと一体でメール・予定表・タスクを運用できる、統制重視のクラウドメール基盤です。
Word・Excel・Teamsを既に使う組織では、同じIDでメールと会議調整までまとめやすく、FitGapでも機能性・セキュリティ評価がカテゴリ35製品中1位、連携評価が2位、大企業シェアも1位です。
複数拠点や多人数で予定共有を行う中堅〜大企業、官公庁に向きます。
一方、無料プランはなく、最安プランではデスクトップ版Outlookを使えません。送信制限ルールやDLP、AI要約・返信支援などは追加オプション扱いのため、メール単体を低コストで始めたい企業はGmailやZoho Mailも比較した方がよいです。
価格
0円〜
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
Gmail
導入の軽さと使いやすさで選びたい中小企業向けクラウドメール
Gmailは、Google Workspaceの各アプリとブラウザ中心でつながる、導入の軽さが強いクラウドメールです。
メールからカレンダー予定やドライブ共有へ移りやすく、PC・スマートフォンで同じ操作感のまま使えるため、専任の情報システム担当が少ない中小企業やスタートアップに向きます。
FitGapでは操作性・導入しやすさ・連携・料金の評価がカテゴリ35製品中1位で、中小企業シェアも1位です。特にGoogleドライブ、カレンダー、Meetを既に使う企業では候補にしやすい製品です。
一方、社内専用メール、メールテンプレート管理、配信ログ追跡、配信対象グループ設定は非対応です。独自ドメインや監査ログ、DLP、共有受信箱などを標準機能として重視する管理部門は、上位プランやZoho Mailとの比較が必要です。
価格
0円〜
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
Zoho Mail
メールの統制機能を標準で押さえたい中小企業向けクラウドメール
Zoho Mailは、メール運用の統制とセキュリティを重視する企業向けに、管理機能までまとめて備えるクラウドメールです。
送信制限ルール、メール監査ログ、DLP、独自ドメイン、社内専用メール、配信ログ追跡、配信対象グループ設定に対応しており、Microsoft 365やGoogle Workspaceでは追加オプションになりやすい統制機能を、メール基盤で押さえたい中小規模企業に向きます。
FitGapでもセキュリティ評価がカテゴリ35製品中3位、料金評価が4位で、機能と費用のバランスを見て選びやすい製品です。
一方、無料プランは新規利用できず、アーカイブやeディスカバリ、外部メールクライアント連携などはプラン確認が必要です。独自ドメイン利用ではDNS設定も発生するため、IT担当者がいない企業や自治体向けに横展開したい場合はOutlookやGmailとの比較が欠かせません。
価格
0円〜
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
国産グループウェア連携タイプ 🏢
このタイプが合う企業：
社内の情報共有やワークフロー(稟議・承認)をメールと同じ環境で管理したい企業や、日本語のUIとサポート体制を重視する中小〜中堅企業に向いています。
どんなタイプか：
メールをスケジュール、掲示板、稟議・申請、社内チャットなどの国産グループウェア内で扱うタイプです。社内連絡と手続きを一元管理しやすい点が特徴です。
おすすめ製品３選
LINE WORKS
スマホ中心で社外との連絡をまとめたい現場の多い組織におすすめ
LINE WORKSは、メール連絡をLINEに近いチャット、掲示板、カレンダーと一緒に扱い、社内外のやり取りをスマホ中心でまとめやすい国産グループウェア寄りのクラウド製品です。
普段のLINEに近い操作感で現場にも広げやすく、取引先や顧客には新しい業務ツールを求めず連絡できます。FitGapではこのタイプ3製品中シェア1位で、教育機関・自治体・企業・個人の4用途すべてが推奨、メール監査ログ・情報漏えいを防ぐDLP・メール自動翻訳にも対応しています。
店舗、医療・福祉、建設など外部連絡が多い組織に向きます。一方、承認フローは非対応のため、稟議や申請をメール基盤と一体で回したい企業は別候補も比較して下さい。
価格
0円〜
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
NI Collabo 360
低価格でメールと社内手続きをまとめられる国産グループウェア
NI Collabo 360は、メールだけでなくワークフロー、経費精算、社内SNSまで同じ国産グループウェアで運用する多機能・低価格型のクラウド製品です。
1ユーザー月額360円から33種のアプリを使えるため、個別ツールを増やさず社内手続きをまとめたい法人に向きます。
FitGapでは料金評価がカテゴリ52製品中1位で、このタイプでは承認フロー、社内専用メール、共有受信箱、独自ドメインをすべて扱える点が目立ちます。特に部署横断の問い合わせ対応や稟議をメールと分けずに回したい中小〜中堅企業に合います。
一方、メール監査ログ、情報漏えいを防ぐDLP、アーカイブ保存は非対応です。証跡保管や情報漏えい対策をメール基盤に求める企業は、別途アーカイブ製品の併用や他製品比較が必要です。
価格
360円
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
サイボウズ Office
稟議と誤送信対策まで迷わず使いたい中小企業の定番グループウェア
サイボウズ Officeは、300人以下の中小企業がメール、掲示板、スケジュール、ワークフローを迷わず使うことに重点を置いた定番国産グループウェアです。
多機能さよりも社内定着のしやすさを重視し、クラウドでも自社サーバーでも運用形態を選べます。FitGapでは中堅企業シェアがこのタイプ3製品中1位で、承認フローと送信制限ルール設定の両方に対応するのは本製品のみです。
稟議と基本的な誤送信対策を同じ画面で扱いたい中小〜中堅企業、IT専任者が少ない組織に向きます。
一方、メール監査ログ、情報漏えいを防ぐDLP、アーカイブ保存、独自ドメインは非対応です。メールの証跡管理や外部向けブランド運用、300人超の大規模組織では他製品を比較して下さい。
価格
600円
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
- 使いやすさ
- セットアップ
- 料金
- サポート充実
- 連携・拡張性
- 機能性
- セキュリティ
メリットと注意点
仕様・機能
比較すべき機能の優先度マップ
どこから比較すべきか
製品には数多くの機能がありますが、選定の決め手になるのは一部の機能だけです。そこで各機能を「多くの企業で必要か」と「製品ごとに対応が分かれるか」の2つの軸で4つに分け、比較する順番が分かるように並べました。下の表では、このページに登場した製品が各機能にどう対応しているかを、上から順に確認できます。
標準対応
オプション/条件付き
非対応
選定の決め手
クラウドメールを業務基盤として使う場合、セキュリティ統制や保存、AI支援、提供形態で製品差が出やすい項目を重点的に比較します。
Microsoft Outlook | Gmail | Zoho Mail | LINE WORKS | NI Collabo 360 | サイボウズ Office | |
|---|---|---|---|---|---|---|
送信制限ルール設定 添付や外部宛先などの送信制限を設定できるか | ||||||
メール監査ログ メール送受信ログを監査閲覧できるか | ||||||
アーカイブ保存 送受信メールを自動アーカイブ保存できるか | ||||||
DLP対応 機密情報を自動検出し送信をブロックできるか | ||||||
独自ドメイン対応 独自ドメインを設定して利用できるか | ||||||
メールソフト単体提供 独立したメールソフトとして提供されているか | ||||||
AI要約・返信支援 本文要約や返信案の自動提案を行えるか |
一部の企業で必須
稟議や社内限定運用、定型返信、配信履歴の管理までメール環境に含めたい企業は、対応有無が分かれる項目として確認します。
Microsoft Outlook | Gmail | Zoho Mail | LINE WORKS | NI Collabo 360 | サイボウズ Office | |
|---|---|---|---|---|---|---|
承認フロー 送信前承認フローを設定できるか | ||||||
社内専用メール 社内限定ネットワークで送受信できるか | ||||||
メールテンプレート管理 定型文テンプレートを作成・共有できるか | ||||||
配信ログ追跡 送信履歴・未配信・再送を追跡できるか |
ほぼ全製品が対応
クラウドメールソフトとして日常的に使ううえで、多くの製品が備える基本的な管理・共有・継続運用の機能を確認します。
Microsoft Outlook | Gmail | Zoho Mail | LINE WORKS | NI Collabo 360 | サイボウズ Office | |
|---|---|---|---|---|---|---|
データセンターBCP対応 冗長化により災害時も継続運用できるか | ||||||
共有受信箱 チームで受信箱を共有・振り分けできるか | ||||||
複数アカウント管理 複数のメールアカウントを一元管理できるか | ||||||
グループウェア内提供 グループウェア内の機能として提供されているか |
優先度が低い
学校連絡や緊急配信など、一般企業のクラウドメール選定では対象業務が限られる項目は、該当する運用がある場合だけ比較します。
Microsoft Outlook | Gmail | Zoho Mail | LINE WORKS | NI Collabo 360 | サイボウズ Office | |
|---|---|---|---|---|---|---|
既読・未読管理（保護者） 保護者ごとの既読／未読状況を一覧管理できるか | ||||||
欠席・遅刻受付 欠席や遅刻をフォームで受付できるか | ||||||
アンケート配信 アンケートをメールで配布・回収できるか |
メールソフト クラウドの選び方
このページでの絞り込み方
- 1タイプを見て、メールを置く基盤を決めるクラウドメールは、オフィススイートと一体で使う製品と、国産グループウェア内で社内連絡まで扱う製品に分かれます。文書作成や会議まで統一したいのか、稟議や掲示板まで同じ画面に寄せたいのかを先に整理します。タイプ別おすすめへ ↑
- 2機能の優先度マップで、統制と日常運用を整理する送信制限ルールとメール監査ログは、アーカイブ保存やDLPとあわせて選定の決め手になります。AI要約・返信支援も必要なら先に確認します。承認フローや社内専用メール、テンプレート管理、配信ログ追跡は自社の運用に当てはまる場合に優先します。機能の優先度マップへ ↑
- 3運用条件をそろえて比較する同じクラウドメールでも、既存ツールとのつながりや現場での使い方で導入後の負担が変わります。下の比較ポイントでは、機能の○×に加えて確認したい運用・契約条件を整理します。
タイプや機能を確認したうえで、実際の運用に近い条件をそろえると製品差を読み取りやすくなります。ここでは既存ツールとの統合を出発点に、現場や社外との連絡も整理します。移行時の作業と契約時の費用感まで分けると、導入後の負担を比べやすくなります。
機能だけでは分かりにくい、運用・契約条件の比較ポイント
既存ツールとの統合範囲
WordやExcel、Googleドライブなどをすでに使っている会社では、メールだけ別基盤にするとID管理やファイル共有の手順が増えます。社内手続きを国産グループウェアに集めたい会社では、メールを既存の稟議や掲示板から切り離すと連絡の入口が分散します。
製品の分かれ方：製品は大きく3通りです。オフィスアプリと一体で使う製品、メール基盤を中心に管理する製品、グループウェア内で社内連絡まで扱う製品があります。
- オフィスアプリと一体で使う製品文書作成やオンライン会議と同じアカウントでメールを扱いやすい製品です。ただし既存の社内手続きツールがある場合は、通知や申請の入口が増えます。代表製品：Microsoft Outlook / Gmail
- メール基盤を中心に管理する製品独自ドメインのメール運用を整えやすく、管理者が設定を集約しやすい製品です。ただし文書作成や稟議まで同じ画面に寄せたい会社では、周辺ツールの併用が残ります。代表製品：Zoho Mail
- グループウェア内で社内連絡まで扱う製品掲示板やカレンダーと同じ場所でメール連絡を扱いやすい製品です。ただし外部向けメール基盤として使う場合は、独自ドメインや受信箱の運用を先に整理します。代表製品：NI Collabo 360 / サイボウズ Office
社外連絡と現場利用の広げ方
店舗や現場、取引先との連絡が多い会社では、PC前提のメール運用だけでは返信の確認が遅れやすくなります。社内外の相手が使う端末を決めないまま導入すると、チャットとメールと電話の使い分けが部門ごとにずれます。
製品の分かれ方：製品は大きく3通りです。PC中心のメール運用に合うもの、スマートフォン中心で現場に広げるもの、社内手続きまで同じ基盤に集めるものがあります。
- PC中心のメール運用に合う製品デスクワークの社員が予定表やファイル共有と一緒に使いやすい製品です。ただし現場スタッフがスマートフォンだけで使う場合は、通知や入力のしやすさを試用で確かめます。代表製品：Microsoft Outlook / Gmail
- スマートフォン中心で現場に広げる製品チャットや掲示板を入り口にして、外出先でも連絡を返しやすい製品です。ただし正式な社外メールとチャット連絡の使い分けを社内でそろえる必要があります。代表製品：LINE WORKS
- 社内手続きまで同じ基盤に集める製品申請や掲示板と同じ画面で連絡を追いやすい製品です。ただし社外とのメール運用が多い部署では、共有受信箱やアドレス管理の担当を決めておきます。代表製品：NI Collabo 360 / サイボウズ Office
メール移行と初期設定の進め方
独自ドメインを使う会社では、DNS設定や既存メールの移行で最初の作業量が増えます。過去メールや連絡先とカレンダーの扱いを決めずに始めると、切り替え直後に検索できない情報や二重管理が残ります。
製品の分かれ方：進め方は大きく3通りです。管理画面とヘルプを使って自社で設定する製品、移行ツールを使ってメールデータを移す製品、導入相談や販売パートナーと計画を立てる製品があります。
- 管理画面とヘルプを使って自社で設定する製品小規模な会社でも試用から本番設定へ進めやすい製品です。ただし独自ドメインや既存メールの切り替えは、管理者が手順を理解してから進める必要があります。代表製品：Gmail / Zoho Mail
- 移行ツールを使ってメールデータを移す製品過去メールや連絡先を引き継ぎながら切り替えやすい製品です。ただし移行元のシステムやデータ量によって、作業期間と確認手順が変わります。代表製品：Gmail / Zoho Mail
- 導入相談や販売パートナーと計画を立てる製品社内手続きや複数部署への展開を含めて設計しやすい製品です。ただし相談前に利用人数、拠点、必要なアプリを整理しておく手間があります。代表製品：NI Collabo 360 / サイボウズ Office
契約・料金の確認方法
クラウドメールは月額だけでなく、ストレージや管理機能と関連アプリで総額が変わります。少人数で始める会社と全社展開する会社では、同じ製品でも必要なプランや相談先が変わります。
製品の分かれ方：料金の確かめ方は大きく3通りです。公開料金表でプランを比べやすい製品、利用人数と機能範囲で総額をそろえる製品、導入相談で構成を決める製品があります。
- 公開料金表でプランを比べやすい製品月額や年額の目安をつかんで、小さく始めやすい製品です。ただし上位プランや追加ストレージを含めると、継続時の総額は変わります。代表製品：Gmail / Zoho Mail
- 利用人数と機能範囲で総額をそろえる製品メールに加えて文書作成や会議機能まで含めて比べやすい製品です。ただしメールだけで十分な会社では、使わないアプリ分の費用感が残ります。代表製品：Microsoft Outlook / Gmail
- 導入相談で構成を決める製品社内手続きやサポートを含めて契約内容を整えやすい製品です。ただし複数拠点で使う場合は、同じ利用人数と同じ支援条件で総額をそろえます。代表製品：NI Collabo 360 / サイボウズ Office
よくある質問
クラウド型のメールソフトでは何ができますか？
サーバーを自社で持たずに、ブラウザやアプリからメールの送受信や管理を行い、PCやスマホのどこからでも同じメールを扱えます。AIによる文面の作成や要約に対応する製品もあります。オフィススイート一体型・国産グループウェア連携型の2タイプがあります。
ブラウザやアプリでどこからでもメールを使えますか？
使えます。クラウドにメールが保管されるため、PCやスマホ、タブレットから同じメールを送受信して、外出先や在宅でも続きを扱えます。GmailやMicrosoft Outlookは多くの端末で同じ環境を使え、過去のメールも検索しやすいです。社外からの利用とセキュリティの要件に合うかが要点です。
AIによる文面の作成や要約に対応できますか？
対応できます。長いメールの要点をAIがまとめたり、返信の文面の下書きを作ったりして、メールにかける時間を減らせる製品があります。Microsoft OutlookはCopilot、GmailはGeminiといったAIの支援を使えます。AIで何を助けてほしいかに合うかが要点です。
クラウド型のメールソフトの料金はどのくらいですか？
Microsoft OutlookやGmail、Zoho Mailは無料から使え、有料プランでも1ユーザー月数百円からが目安です。国産グループウェアと連携するNI Collabo 360は1ユーザー月360円、サイボウズ Officeは月600円、LINE WORKSは無料から使えます。アカウント数と必要な機能で総額が変わります。
オンプレミスからクラウドメールへ移すとどう変わりますか？
クラウドに移ると、メールサーバーの管理や更新が不要になり、社外やテレワークからも同じメールを使えます。迷惑メール対策やセキュリティの更新もサービス側で進みます。ただしデータを社外に預けるため、セキュリティ方針や保存の要件に合うかを確かめてから移ると安心です。
※掲載している機能・対応範囲・料金は一般的な目安です。製品・プラン・契約条件により異なる場合があるため、導入前に各製品の最新の公式情報や比較表でご確認ください。
サービスカテゴリ
AI・エージェント
汎用生成AI・エージェント
テキスト・ドキュメント
営業・マーケティング
ソフトウェア(Saas)
HR (人事・労務・組織・採用)
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