メールソフトとは？
メールソフトは、メールの送受信、保存、分類、検索機能などを備えており、メール管理をより効率的に行うためのツールです。近年では、チャット、ファイル共有機能を含むツールも多数リリースされています。ビジネス利用向けのメールソフトは、メールの保存容量が大きい、独自ドメインの利用、高度なセキュリティ、他システムとの連携機能など、個人利用向けに比べて機能性に優れています。特にコールセンターにおいては、迅速かつ正確な顧客対応が求められるため、メール共有システムの導入が重要です。メール共有システムは、複数の担当者が同じメールを共有し、対応履歴を確認できるため、顧客対応の効率化と品質向上に寄与します。
コールセンター向けのメール共有システム（シェア上位）
メールソフトとは？
更新：2024年04月15日
メールソフトは、メールの送受信、保存、分類、検索機能などを備えており、メール管理をより効率的に行うためのツールです。近年では、チャット、ファイル共有機能を含むツールも多数リリースされています。ビジネス利用向けのメールソフトは、メールの保存容量が大きい、独自ドメインの利用、高度なセキュリティ、他システムとの連携機能など、個人利用向けに比べて機能性に優れています。特にコールセンターにおいては、迅速かつ正確な顧客対応が求められるため、メール共有システムの導入が重要です。メール共有システムは、複数の担当者が同じメールを共有し、対応履歴を確認できるため、顧客対応の効率化と品質向上に寄与します。
導入メリット
メール管理の効率化
ビジネス向けのメールソフトは、大量のメールを効率良く管理するための機能を備えています。コールセンターでは、顧客からの問い合わせが大量に寄せられるため、フォルダやラベリングによる分類、返信漏れ防止、二重対応の防止などが特に重要です。これにより、担当者が迅速に対応でき、顧客満足度の向上につながります。
コンプライアンス強化
セキュリティ機能を備えたメールソフトは、通信の暗号化や不正アクセス対策が備わっています。コールセンターでは、顧客情報を取り扱うため、セキュリティ強化が欠かせません。また、メールを外部に送信する際に、一度社内のサーバーに保留してメールの内容を確認して送信の是非を決めることができる製品もあります。これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
導入注意点
メールの保存容量
メールソフトは、製品ごとに保存容量が決められるため、自社の利用用途に対して必要な保存容量を事前に確認して、十分な保存容量を確保できる製品やプランを探しましょう。コールセンターでは、顧客とのやり取りを長期間保管する必要があるため、十分な保存容量を持つメールソフトを選ぶことが重要です。
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メールソフトの選び方
1
単体型かメールソフト複合型かで選ぶ
ビジネス用のメールは、メールソフト単体かオフィススイートやグループウェアなど、メールソフトを含む複合型のソフトにわかれます。コールセンターでは、メール以外にもチャットやタスク管理などの機能が必要な場合が多いため、メールソフト複合型の製品を選ぶ企業が大半です。ただし、メール以外必要なくコストを抑えたい場合や、特殊な要件が必要な場合などに単体型が選択肢にあがります。
2
メールソフトのタイプで選ぶ
メールソフトは、一般的な企業向けの製品だけではなく、以下の特化したタイプの製品も提供しています。 ・マーケティング、カスタマー対応向け MAツール、メールマーケティングソフト、カスタマーサポートツールといったカテゴリーに属する製品は、顧客へのメール送信を自動化する機能や、顧客の反応に応じて自動で返答する機能、顧客とのやりとりを記録する機能などを備えています。コールセンターでは、これらの機能が顧客対応の質を向上させ、効率化を図るために役立ちます。 ・幼稚園、保育園、学校向け 幼稚園、保育園、学校などの教育機関の連絡用に適した製品で、欠席や遅刻の報告機能、生徒の入退室時にメールを配信する機能、安否確認機能、連絡網構築機能など、教育現場特有のニーズに対応した機能を備えています。教育現場への導入を検討する場合は、これらの製品も候補としましょう。 ・自治体、各種団体、町内会向け 自治体、各種団体、町内会などの組織向けに特化した製品です。メーリングリストの作成、アンケートの配信、メール開封の確認、安否確認機能など、組織運営に役立つ多様な機能を提供しています。自治体、各種団体、町内会などの組織への導入を検討する場合は、これらの製品を第一候補としましょう。
3
社内のやりとり特化（イントラネット型）を選ぶ
メールソフトの中には、社内のやりとりしかできない製品があります。チャット外部と繋がりようがないため、社内連絡の漏洩のリスクを最小限にすることができます。コールセンター内部の情報が外部に漏れないようにするため、イントラネット型のメールソフトを選ぶことも考慮すると良いでしょう。
4
データセンターの切り替え対応で選ぶ
メールソフトの中には、データセンターを複数もっていて、災害などの非常事態が発生した際にも、データセンターを切り替えることでメールソフトが停止するのを防ぐことができます。コールセンターでは、24時間365日の運用が求められることが多いため、このようなメールソフトを選ぶことで、BCPと呼ばれる緊急時のビジネスを守るための対策を強化することができます
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