コールセンター向けのメール共有システム

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ビジネス用のメールは、メールソフト単体かオフィススイートやグループウェアなど、メールソフトを含む複合型のソフトにわかれます。コールセンターでは、メール以外にもチャットやタスク管理などの機能が必要な場合が多いため、メールソフト複合型の製品を選ぶ企業が大半です。ただし、メール以外必要なくコストを抑えたい場合や、特殊な要件が必要な場合などに単体型が選択肢にあがります。

メールソフトは、一般的な企業向けの製品だけではなく、以下の特化したタイプの製品も提供しています。 ・マーケティング、カスタマー対応向け MAツール、メールマーケティングソフト、カスタマーサポートツールといったカテゴリーに属する製品は、顧客へのメール送信を自動化する機能や、顧客の反応に応じて自動で返答する機能、顧客とのやりとりを記録する機能などを備えています。コールセンターでは、これらの機能が顧客対応の質を向上させ、効率化を図るために役立ちます。 ・幼稚園、保育園、学校向け 幼稚園、保育園、学校などの教育機関の連絡用に適した製品で、欠席や遅刻の報告機能、生徒の入退室時にメールを配信する機能、安否確認機能、連絡網構築機能など、教育現場特有のニーズに対応した機能を備えています。教育現場への導入を検討する場合は、これらの製品も候補としましょう。 ・自治体、各種団体、町内会向け 自治体、各種団体、町内会などの組織向けに特化した製品です。メーリングリストの作成、アンケートの配信、メール開封の確認、安否確認機能など、組織運営に役立つ多様な機能を提供しています。自治体、各種団体、町内会などの組織への導入を検討する場合は、これらの製品を第一候補としましょう。

メールソフトの中には、社内のやりとりしかできない製品があります。チャット外部と繋がりようがないため、社内連絡の漏洩のリスクを最小限にすることができます。コールセンター内部の情報が外部に漏れないようにするため、イントラネット型のメールソフトを選ぶことも考慮すると良いでしょう。