金融機関や医療機関など、顧客の個人情報や機密性の高い情報を日常的に扱う企業に適しています。オンプレミス型では、メールの内容や添付書類が全て自社の建物内の機器に保管されます。外部のインターネット上の施設に情報を預けることなく、自社の管理下で厳重に保護できます。情報漏洩のリスクを最小限に抑えられるため、法律や業界の規則で厳しい情報管理が求められる企業に最適です。

自社で定めた特別なセキュリティの規則や基準がある企業に向いています。オンプレミス型では、メールの暗号化の方法や接続の許可範囲など、細かな設定を自社の判断で決められます。特定の部署からのみ接続を許可したり、特別な認証方法を導入したりすることも可能です。外部事業者の標準的な設定では対応できない、自社独自の要件を満たすことができます。

すでに自社内で稼働している業務システムや顧客管理の仕組みと、メールソフトを密接に連携させたい企業に適しています。オンプレミス型であれば、社内の他のシステムと同じ建物内の環境で動作するため、情報のやり取りが円滑に行えます。顧客管理システムに登録された情報を自動的にメールに反映させるといった、高度な連携作業が実現できます。外部のクラウド環境では難しい、複雑な連携の仕組みを構築することが可能です。

建物の立地条件や地域の事情により、インターネット接続が安定しない環境で業務を行う企業に向いています。オンプレミス型のメールソフトは、社内の閉じた環境内で動作するため、外部のインターネットに常時接続している必要がありません。社内の人同士のメール送受信は、インターネットの状態に左右されずに確実に行えます。通信環境が整っていない地域や、通信障害の影響を避けたい企業にとって安心できる選択肢です。

メールソフトの機能があらかじめ組み込まれた専用の機器を、自社の建物内に設置して利用するタイプです。機器の購入時点で必要な設定の大部分が完了しているため、導入作業を比較的短期間で終えられます。専門的な知識が少ない担当者でも、基本的な運用を始められる点が利点です。ただし、機器の性能や容量が固定されているため、将来的に利用者が増えた場合は機器の追加や交換が必要になります。

自社がすでに所有している機器に、メールソフトのプログラムを追加して導入するタイプです。既存の機器を活用できるため、新たな機器の購入費用を抑えられます。機器の性能や容量を自社の判断で選べるため、柔軟な構成が可能です。一方で、ソフトの導入や初期設定には専門的な知識が求められます。機器の管理やメンテナンスも自社で行う必要があるため、技術者の確保が重要になります。

メールの送受信だけでなく、予定表の共有や会議室の予約、社内の掲示板といった複数の機能を1つにまとめたタイプです。メールソフトを中心に、業務で必要な様々な機能を一体的に利用できます。従業員同士の情報共有や連絡調整が効率化され、業務全体の生産性向上につながります。反面、多くの機能を含むため導入時の設定作業が複雑になり、運用開始までに時間がかかる場合があります。

医療や製造、教育といった特定の業界の業務に合わせた機能を持つタイプです。業界独自の用語や作業の流れに対応した設計がされており、通常のメールソフトでは難しい専門的な運用が可能です。具体的には、患者情報との連携や製造工程の記録との紐付けといった、業界特有の要件を満たせます。しかし、特定の業界向けに作られているため、他の用途での利用には適さない場合があります。

自社がメールソフトに求める機能や性能、セキュリティの水準を具体的に書き出します。例えば、何人の従業員が使用するか、1日に処理するメールの量はどれくらいか、どのような情報保護が必要かを明らかにします。既存のシステムとの連携が必要な場合は、接続方法や共有する情報の種類も整理します。要件が明確になることで、適切な製品を選びやすくなり、導入後の問題を減らせます。

本格的な導入の前に、一部の部署や限られた人数で試験的に使ってみます。一例として、情報システム部門や特定のプロジェクトチームで先行して利用を開始する方法があります。実際の業務で使うことで、想定していなかった問題点や改善すべき点が見つかります。試験期間中に発見した課題を解決してから全社展開することで、大きな混乱を避けられます。

メールソフトの使い方や注意事項を、従業員に丁寧に説明する機会を設けます。たとえば、基本的な操作方法を学ぶ研修会を開催したり、よくある質問をまとめた手引書を配布したりします。セキュリティに関する重要な規則や、問題が起きた際の連絡先も周知します。従業員が安心して使えるよう、質問に答える窓口を用意しておくことも効果的です。

既存のメールソフトから新しいメールソフトへ、一度に全てを切り替えるのではなく、段階的に移行します。具体的には、まず一部の部署で新しいメールソフトの利用を開始し、問題がないことを確認してから他の部署に広げていきます。過去のメールデータの移行も、少しずつ行うことで作業の負担を分散できます。計画的な移行により、業務への影響を最小限に抑えられます。

機器の設置作業や初期設定を、専門の技術者が支援するサービスです。例えば、メールソフトを動かすための機器の配置や配線作業、基本的な設定項目の入力などを代行します。自社の環境や要件に合わせた最適な設定を提案してもらえます。導入作業の経験が豊富な技術者の支援により、短期間で確実に運用を開始できます。

従業員がメールソフトを正しく使えるよう、操作方法を教える研修を提供するサービスです。一例として、基本的なメールの送受信方法や、アドレス帳の管理、検索機能の活用方法などを学べます。自社の業務内容に合わせた実践的な内容で研修を実施してもらえます。研修用の資料や手引書も提供されるため、後から見返して確認することも可能です。

運用中に発生した疑問や問題について、電話やメールで相談できる窓口を提供するサービスです。具体的には、設定の変更方法がわからない場合や、エラーメッセージが表示された場合などに問い合わせができます。専門の担当者が状況を聞き取り、適切な対処方法を案内します。自社の技術者だけでは解決が難しい問題にも、迅速に対応してもらえます。

メールソフトが正常に動作しなくなった場合に、優先的に対応するサービスです。実際に、メールの送受信ができなくなったり、システム全体が停止したりした際に、専門の技術者が原因を調査します。遠隔で機器の状態を確認したり、必要に応じて現地に訪問したりして復旧作業を行います。業務への影響を最小限に抑えるため、迅速な対応が受けられます。