メールソフトとは？
メールソフトは、PC上でメールの送受信、保存、分類、検索機能などを行うためのツールです。特にBtoBのビジネス環境では、効率的なメール管理が求められるため、ビジネス向けのメールソフトが多く利用されています。これらのソフトは、メールの保存容量が大きい、独自ドメインの利用、高度なセキュリティ、他システムとの連携機能など、個人利用向けに比べて機能性に優れています。PCで使用するメールソフトを選ぶ際には、これらの機能がどの程度充実しているかを確認することが重要です。
PCで使えるメールソフト（シェア上位）
メールソフトとは？
更新：2024年12月10日
メールソフトは、PC上でメールの送受信、保存、分類、検索機能などを行うためのツールです。特にBtoBのビジネス環境では、効率的なメール管理が求められるため、ビジネス向けのメールソフトが多く利用されています。これらのソフトは、メールの保存容量が大きい、独自ドメインの利用、高度なセキュリティ、他システムとの連携機能など、個人利用向けに比べて機能性に優れています。PCで使用するメールソフトを選ぶ際には、これらの機能がどの程度充実しているかを確認することが重要です。
導入メリット
メール管理の効率化
ビジネス向けのメールソフトは、大量のメールを効率良く管理するための機能をPC向けに提供しています。例えば、フォルダやラベリングによる分類、返信漏れ防止、二重対応の防止などが可能です。これらの機能を活用することで、毎日のメール管理が大幅に効率化されます。
コンプライアンス強化
PC向けのメールソフトには、セキュリティ機能が充実しています。通信の暗号化や不正アクセス対策、メール内容の確認機能などが備わっており、コンプライアンスを強化することができます。特に敏感な情報を扱うビジネスでは、これらのセキュリティ機能が非常に重要です。
導入注意点
メールの保存容量
PCで使用するメールソフトは、製品ごとに保存容量が異なります。自社の利用用途に対して必要な保存容量を事前に確認し、十分な保存容量を確保できる製品やプランを選びましょう。特に大量のメールを取り扱うビジネスでは、この点が非常に重要になります。
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メールソフトの選び方
1
単体型かメールソフト複合型かで選ぶ
PCで使用するビジネス用のメールソフトは、単体型とオフィススイートやグループウェアなどの複合型に分かれます。メールソフト複合型の製品を選ぶ企業が大半ですが、メール以外に必要なくコストを抑えたい場合や、特殊な要件が必要な場合には単体型が選択肢に上がります。
2
メールソフトのタイプで選ぶ
PC向けのメールソフトは、一般的な企業向けの製品だけでなく、以下の特化したタイプの製品も提供しています。 マーケティング、カスタマー対応向け MAツール、メールマーケティングソフト、カスタマーサポートツールといったカテゴリーに属する製品は、顧客へのメール送信を自動化する機能や、顧客の反応に応じて自動で返答する機能、顧客とのやりとりを記録する機能などを備えています。 幼稚園、保育園、学校向け 幼稚園、保育園、学校などの教育機関の連絡用に適した製品で、欠席や遅刻の報告機能、生徒の入退室時にメールを配信する機能、安否確認機能、連絡網構築機能など、教育現場特有のニーズに対応した機能を備えています。教育現場への導入を検討する場合は、これらの製品も候補としましょう。 自治体、各種団体、町内会向け 自治体、各種団体、町内会などの組織向けに特化した製品です。メーリングリストの作成、アンケートの配信、メール開封の確認、安否確認機能など、組織運営に役立つ多様な機能を提供しています。自治体、各種団体、町内会などの組織への導入を検討する場合は、これらの製品を第一候補としましょう。
3
社内のやりとり特化（イントラネット型）を選ぶ
PC向けのメールソフトの中には、社内のやりとりに特化し、外部と繋がらない製品があります。これにより、社内連絡の漏洩リスクを最小限にすることができます。
4
データセンターの切り替え対応で選ぶ
PC向けのメールソフトの中には、複数のデータセンターを持ち、災害などの非常事態が発生した際にもデータセンターを切り替えることでメールソフトが停止するのを防ぐ製品もあります。このようなメールソフトを選ぶことで、BCP（緊急時のビジネス継続計画）を強化することができます。 PCでの使用を前提に、これらのポイントを考慮して自社に最適なメールソフトを選びましょう
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