無料のメールソフト（シェア上位）
メールソフトとは？
更新：2024年10月30日
メールソフトは、メールの送受信、保存、分類、検索機能などを備えており、メール管理をより効率的に行うためのツールです。特に「無料」のメールソフトは、初期投資を抑えつつも基本的な機能を活用することができます。近年では、チャット、ファイル共有機能を含む無料ツールも多数リリースされています。ビジネス利用向けの無料メールソフトでも、メールの保存容量が大きい、独自ドメインの利用、高度なセキュリティ、他システムとの連携機能などを提供するものがありますが、個人利用向けに比べて機能性に優れています。
導入メリット
メール管理の効率化
無料のビジネス向けメールソフトは、大量のメールを効率良く管理するための基本的な機能を備えています。例えば、フォルダやラベリングによる分類、返信漏れ防止、二重対応の防止などが可能です。無料版でもこれらの機能が提供されることが多く、コストをかけずに業務の効率化を図ることができます。
コンプライアンス強化
無料のメールソフトでもセキュリティ機能を備えたものが多く、通信の暗号化や不正アクセス対策が整っています。また、メールを外部に送信する際に、一度社内のサーバーに保留してメールの内容を確認して送信の是非を決めることができる製品もあります。無料であっても、コンプライアンス強化に役立つ機能が搭載されている場合があります。
導入注意点
メールの保存容量
無料のメールソフトは、製品ごとに保存容量が異なるため、自社の利用用途に対して必要な保存容量を事前に確認することが重要です。無料版では保存容量に制限がある場合が多いため、十分な保存容量を確保できる製品やプランを選ぶことが必要です。
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メールソフトの選び方
メールソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
単体型かメールソフト複合型かで選ぶ
ビジネス用のメールは、メールソフト単体かオフィススイートやグループウェアなど、メールソフトを含む複合型のソフトに分かれます。無料のメールソフトを探す際には、メール以外の機能も含まれる複合型を選ぶことで、一石二鳥の効果が得られることがあります。しかし、メール以外必要なくコストを抑えたい場合や、特殊な要件が必要な場合には、単体型の無料メールソフトが選択肢に上がるでしょう。
2
メールソフトのタイプで選ぶ
無料のメールソフトは、一般的な企業向けの製品だけでなく、以下の特化したタイプの製品も提供しています。 ・マーケティング、カスタマー対応向け 無料のMAツール、メールマーケティングソフト、カスタマーサポートツールといったカテゴリーに属する製品は、顧客へのメール送信を自動化する機能や、顧客の反応に応じて自動で返答する機能、顧客とのやりとりを記録する機能などを備えています。無料版でも基本的なマーケティング機能を利用できる場合があります。 ・幼稚園、保育園、学校向け 幼稚園、保育園、学校などの教育機関の連絡用に適した無料の製品もあります。欠席や遅刻の報告機能、生徒の入退室時にメールを配信する機能、安否確認機能、連絡網構築機能など、教育現場特有のニーズに対応した機能を備えています。無料で利用できる教育機関向けメールソフトも市場に存在します。 ・自治体、各種団体、町内会向け 自治体、各種団体、町内会などの組織向けに特化した無料の製品です。メーリングリストの作成、アンケートの配信、メール開封の確認、安否確認機能など、組織運営に役立つ多様な機能を提供しています。無料で利用できる自治体や団体向けのメールソフトもあります。
3
社内のやりとり特化（イントラネット型）を選ぶ
無料のメールソフトの中には、社内のやりとりしかできない製品もあります。チャットや外部と繋がりようがないため、社内連絡の漏洩のリスクを最小限にすることができます。無料であっても、イントラネット型のメールソフトを選ぶことでセキュリティを強化できます。
4
データセンターの切り替え対応で選ぶ
無料のメールソフトの中には、データセンターを複数もっていて、災害などの非常事態が発生した際にも、データセンターを切り替えることでメールソフトが停止するのを防ぐことができます。このようなメールソフトの場合、BCPと呼ばれる緊急時のビジネスを守るための対策を強化することができます。無料版でもこのような機能が含まれている製品は非常に有用です
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