オンプレミス型以外の議事録作成ツールにはです。クラウド型は、提供会社のサーバーで動く仕組みをインターネット経由で利用する形態です。自社でサーバーを用意する必要がなく、インターネットに接続できればどこからでも利用できます。月額や年額で利用料を支払う方式が一般的で、初期費用を抑えられる点が特徴です。インストール型は、個々のパソコンに仕組みを入れて使う形態を指します。インターネット接続がなくても個人のパソコン内で作業できますが、複数人での情報共有には向いていません。オンプレミス型は自社内のサーバーで動かすため、初期投資は大きくなりますが、自社の方針に合わせた細かな設定変更が可能です。情報の保管場所も自社内に限定できるため、外部への情報流出リスクを最小限に抑えられます。クラウド型は場所を選ばず使える利便性が高い一方で、提供会社のサーバーに情報を預けることになります。

オンプレミス型の議事録作成ツールの導入で特に押さえておきたいのは「初期投資の負担が大きい」と「専門知識を持つ人材の確保」の2点です。初期投資の負担が大きいの面では、オンプレミス型の議事録作成ツールを導入するには、専用のサーバー機器やネットワーク機器を購入することが大切です。専門知識を持つ人材の確保については、サーバーやネットワークの管理には、専門的な技術知識が必要です。このほか「導入までの期間が長い」「拡張性の限界」「災害時の復旧対策の必要性」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。