営業担当者が顧客先で商談を行う際、タブレットを使って議事録を作成すると業務の効率化につながります。軽量で持ち運びやすいタブレットなら、パソコンを持参するよりも機動性が高く、商談後すぐにその場で内容を記録できます。顧客の要望や決定事項をリアルタイムで入力し、社内メンバーと即座に共有することで、対応スピードが向上します。移動中の電車内でも議事録の確認や修正ができるため、オフィスに戻る前に次のアクションを準備できます。

製造業や建設業では、現場での立ち会い確認や安全会議が頻繁に行われます。タブレットなら片手で持ちながら操作できるため、立ったままでも議事録を作成できます。現場の状況を写真で記録し、議事録に直接添付することで、文字だけでは伝わりにくい情報も正確に残せます。手袋をしたままでも使えるタッチペンに対応した製品を選べば、作業環境を問わず記録作業が可能です。デスクがない環境でも、その場で関係者全員が画面を見ながら内容を確認できる点も便利です。

従来から手書きで議事録を作成してきた企業では、いきなりキーボード入力に切り替えることに抵抗感を持つ社員もいます。タブレットならタッチペンを使って紙に書くような感覚で入力できるため、手書き文化とデータ化を両立できます。図やイラストを描き加えながら記録したい会議にも適しており、アイデア出しを伴う企画会議などで活躍します。手書き文字を自動でテキストデータに変換する機能を持つツールを選べば、後からの検索や編集も容易になります。

支店や営業所が複数ある企業では、各拠点で行われる会議内容を本社で一元管理する必要があります。タブレット対応の議事録作成ツールを導入すれば、各拠点の担当者がタブレットで作成した議事録がクラウド上に即座に集約されます。本社の管理者はリアルタイムで各拠点の会議状況を把握でき、必要に応じてコメントや指示を追加できます。会議終了後にメールで報告書を送る手間が省け、情報共有のタイムラグが解消されます。

音声認識機能を搭載したタイプは、会議中の発言をタブレットのマイクで録音し、自動的に文字データに変換します。タブレットを会議テーブルの中央に置くだけで記録が始まるため、議事録作成の担当者が入力作業に追われることがありません。発言者ごとに音声を識別して記録する機能を持つ製品もあり、誰が何を発言したかが明確になります。ただし、専門用語が多い業界や方言が強い地域では、認識精度が下がる場合があります。会議後に内容を確認して修正する作業は必要ですが、ゼロから入力するよりも大幅に時間を短縮できます。

タッチペンを使った手書き入力を主な操作方法とするタイプは、紙のメモに近い感覚で議事録を作成できます。会議の流れに合わせて自由にレイアウトを決められるため、図表やイラストを交えた記録が得意です。手書き文字をそのまま画像として保存する方法と、自動的にテキストデータに変換する方法を選択できる製品が一般的です。タブレットの画面サイズによって書きやすさが変わるため、10インチ以上の大きめの端末が適しています。会議中に思いついたアイデアをその場で書き込めるため、創造的な議論を記録するのに向いています。

あらかじめ用意された議事録の書式に沿って入力していくタイプは、記録内容の抜け漏れを防ぎたい企業に適しています。会議の種類ごとにテンプレートを切り替えられるため、定例会議や進捗報告会など、目的に応じた記録が作成できます。入力項目が明確に示されているため、議事録作成に慣れていない担当者でも一定の品質を保てます。さらに、チェックボックスや選択肢形式の入力欄を設けることで、タブレットのタッチ操作だけで素早く記録を完成できます。会議の進行役が議事録作成を兼任する場合にも、負担を軽減できる仕組みです。

クラウド上にデータを保存し、複数の端末から同時にアクセスできるタイプは、リモート会議との併用に適しています。タブレットで作成した議事録が即座にクラウドに同期されるため、会議参加者全員がスマートフォンやパソコンから内容を確認できます。会議中に複数人で同じ議事録を編集することも可能で、役割分担しながら記録を作成できます。インターネット接続が必須となるため、通信環境が不安定な場所では利用しにくい面があります。一方で、オフラインで作成した内容を後から自動的に同期する機能を持つ製品もあります。

議事録の中で決定した作業項目を自動的にタスクとして抽出し、管理できるタイプもあります。会議中に決まった担当者と期限をタブレットで入力すると、タスク管理システムに自動的に登録されます。会議終了後に別途タスクを整理する手間が省け、決定事項の実行漏れを防げます。タブレットの通知機能と連携し、期限が近づいたタスクを担当者に知らせることもできます。プロジェクト管理を重視する企業では、会議と実行を一体化できる便利なタイプです。