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受付システムとは?

更新:2024年03月08日

受付システムは、来客対応や電話による取次業務などの受付業務を自動化するシステムです。訪問者が直接担当者を呼び出したり、ホテルや会議室などの部屋への入退出の記録や来客手続きを自動で行うことができます。

pros

導入メリット

人件費、管理コストの削減

受付システムは、来客に対する、人力の受付、担当者への取次、往来情報の管理などを自動化することができるため、それらに必要な人件費や管理コストなどを削減することができます。また、来客対応が標準化されることで、取次のもたつきやミスなどの顧客体験の低下を防ぐことができます。

セキュリティ強化

受付システムは、関係者以外の侵入リスクを低減することができます。また、事前に来訪予約を受付けできる製品であれば、受付の段階でアポの有無で来訪者を仕分けることができます。

cons

導入注意点

システムトラブル

通信障害、端末の故障や不具合、電池切れなどで、来客対応が滞るなどのトラブルになる可能性があります。受付システムが稼働しないときの対処法や防止策は事前に検討した上で導入すべきです。

対面受付の必要性

受付システムは、受付の手続きの効率化にはなりますが、対面によるフォローなどの顧客対応の手厚さは一部失われる可能性があるため注意が必要です。また、来訪者のリテラシーが低い場合には、受付システムの使用方法が分からず、結局のところ、人による対応が必要になる可能性があります。自社の顧客層が対面受付を好む層が多い、来訪者のリテラシーが低い場合などは導入を見送った方が良い可能性もあります。

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受付システムの選び方

受付システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

管理対象で選ぶ

受付システムは以下の用途に大別されます。用途ごとに適したシステムは異なるため、導入目的を事前に整理しましょう。

・会社、施設への来訪者対応

・宿泊施設、レンタルスペースの利用者向け

・分譲、戸建てなどの住宅向け

2

認証、解錠方法で選ぶ

受付システムは、主に以下の認証、解錠方法があり、製品ごとに対応している認証方法が異なるため、必要な認証方法を事前に整理しましょう。

・ICカード

・暗証番号

・スマホアプリ

・指紋認証

・顔認証

・虹彩認証

・指静脈認証

・声紋認証

3

対応できる受付業務で選ぶ

受付システムは、自社のオフィス用の製品だけでなく、複数のテナントが入っているビルの総合受付、シェアオフィスなどの受付を1つの受付端末でまとめて行う製品があります。ビル、シェアオフィスなどの管理者で、受付業務を一括管理したい場合におすすめの製品です。

4

初期コストと耐用年数で選ぶ

受付システムのドアに設置する鍵には、手軽に後付できるが耐用年数が短い簡易のタイプと取付工事が必要だが耐用年数が長いタイプの鍵があります。前者は所有者が自社でない賃貸のオフィス、短期利用を考えている場合などにおすすめです。後者は自社の施設などで、取付工事が許されて、長期利用を考えている場合などにおすすめです。

5

予約、会議に関する機能で選ぶ

受付システムは、受付の予約、会議の日程調整などの受付業務を効率化する以下の機能の要否で選ぶことができます。

・来社予約

来社予約を受け付けることができ、事前に受付番号やQRコードなどを発行できたり、名刺を読み取ることでアポがあったことを確認することができます。アポの有無で来訪者を分類して優先順位を仕分けたり、アポ有りの場合は、自動受付することで来客対応を不要にできます。

・会議の日程調整

受付システムで、日程調整などを行うことができます。カレンダーや日程調整ツールなどの他ツールとの二重登録の手間やミスの削減することができます。

・会議室の予約

受付システムで会議室の予約も行うことができます。来客の目的に会議が多い企業の場合、特におすすめです。

・会議室までの経路案内

受付画面から会議室への経路案内ができます。案内待ちの混雑緩和などに繋がります。案内担当者の人手不足を課題に感じている場合に、とくにおすすめです。

6

来客通知の方法で選ぶ

受付システムの通知方法は以下で、製品ごとに対応している通知方法は異なるため、必要な通知方法を予めリストアップしましょう。

・内線電話通知

・スマホ通知

・連携したチャット通知

・メール通知

・スマートスピーカー通知

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