受付システムは以下の用途に大別されます。用途ごとに適したシステムは異なるため、導入目的を事前に整理しましょう。

・会社、施設への来訪者対応

・宿泊施設、レンタルスペースの利用者向け

・分譲、戸建てなどの住宅向け

受付システムは、主に以下の認証、解錠方法があり、製品ごとに対応している認証方法が異なるため、必要な認証方法を事前に整理しましょう。

・ICカード

・暗証番号

・スマホアプリ

・指紋認証

・顔認証

・虹彩認証

・指静脈認証

・声紋認証

受付システムは、自社のオフィス用の製品だけでなく、複数のテナントが入っているビルの総合受付、シェアオフィスなどの受付を1つの受付端末でまとめて行う製品があります。ビル、シェアオフィスなどの管理者で、受付業務を一括管理したい場合におすすめの製品です。

受付システムのドアに設置する鍵には、手軽に後付できるが耐用年数が短い簡易のタイプと取付工事が必要だが耐用年数が長いタイプの鍵があります。前者は所有者が自社でない賃貸のオフィス、短期利用を考えている場合などにおすすめです。後者は自社の施設などで、取付工事が許されて、長期利用を考えている場合などにおすすめです。

受付システムは、受付の予約、会議の日程調整などの受付業務を効率化する以下の機能の要否で選ぶことができます。

・来社予約

来社予約を受け付けることができ、事前に受付番号やQRコードなどを発行できたり、名刺を読み取ることでアポがあったことを確認することができます。アポの有無で来訪者を分類して優先順位を仕分けたり、アポ有りの場合は、自動受付することで来客対応を不要にできます。

・会議の日程調整

受付システムで、日程調整などを行うことができます。カレンダーや日程調整ツールなどの他ツールとの二重登録の手間やミスの削減することができます。

・会議室の予約

受付システムで会議室の予約も行うことができます。来客の目的に会議が多い企業の場合、特におすすめです。

・会議室までの経路案内

受付画面から会議室への経路案内ができます。案内待ちの混雑緩和などに繋がります。案内担当者の人手不足を課題に感じている場合に、とくにおすすめです。