帳票作成ツール（シェア上位）
帳票作成ツールとは？
更新：2024年10月31日
帳票作成ツールとは、請求書や納品書、報告書などのビジネス文書を効率的に作成・管理するためのシステムです。ERPや基幹システムのデータを自動的に取り込んで帳票を作成できます。そのため、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で、帳票のレイアウト設計や編集が可能です。また、作成した帳票のテンプレート管理や履歴管理により、企業内での文書の統一性を保ちながら、効率的に帳票作成を行えます。
帳票作成に関する課題
帳票作成に課題を感じている企業や組織は多いです。ここでは、多くの企業が抱える帳票作成に関する課題をピックアップして紹介します。
1
データを手動入力しないといけない
基幹システムや他のシステムからデータを手作業で収集して帳票を作成せざるを得ないケースもあり、多大な時間と労力を要します。特に、月次の請求書作成では、取引先情報や明細項目を1つずつExcelに入力する必要があり、作業に負担がかかります。また、手入力による転記ミスが発生すると、取引先への謝罪対応や再発行作業が必要になります。
2
レイアウトの変更が難しい
消費税率の変更や、法改正に伴う帳票フォーマットの修正作業に手間がかかります。見積書や請求書のレイアウトを変更する場合は、関連するすべてのExcelテンプレートを1つずつ修正する必要があり、膨大な時間を要します。また、複数の担当者が個別に修正を行うと、帳票デザインの統一性が失われる可能性があります。
3
承認プロセスの管理が難しい
承認を必要とする帳票を作成する場合は、帳票の作成から承認までの進捗状況の把握が難しく、承認の遅延や差し戻しによる再作成が頻発します。また、修正履歴や承認履歴の管理が不十分で、監査時の対応に困ることがあります。
4
保管・検索の効率が悪い
作成した帳票が散在し、必要な帳票を探すのに時間がかかります。社員がそれぞれのPCに帳票を保存している場合は、同じ帳票の異なるバージョンが混在し、最新版の特定が困難になります。また、法定保存期間への対応や、大量の帳票データの効率的な管理方法の確立も課題となっています。
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帳票作成ツールの機能
上記の課題を解決するために、帳票作成ツールにはさまざまな機能が備わっています。ここでは、帳票作成ツールの基本機能と、特定の製品に付属している機能を整理して紹介します。
1
帳票作成ツールの基本機能
・帳票レイアウト設定 ドラッグ&ドロップで直感的に帳票のレイアウトを設計できる ・テンプレート管理 請求書や報告書などのフォーマットをテンプレートとして保管し、繰り返し利用できる ・印刷・PDF出力 完成した帳票を紙に印刷したり、PDF形式で保存・配布したりできる ・帳票作成予約 期日を設定すれば、自動的にその日に請求書が作成される
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特定の帳票作成ツールに付属している機能
・電子帳簿保存法対応 電子帳簿保存法に則って帳票を保存できる ・履歴管理 帳票の作成・更新履歴を自動的に記録し、追跡できる ・バージョン管理 帳票の変更履歴を保存し、必要に応じて過去の状態に戻せる
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帳票作成ツールの導入メリット
上記で紹介した機能を踏まえ、帳票作成ツールを導入することで得られる具体的なメリットを紹介します。
手入力作業が激減する
基幹システムのデータを自動で取り込めるため、手入力作業が激減します。従来1日かかっていた月次の請求書作成が、数時間で完了できるようになります。また、一度設定したテンプレートを流用することで、新規帳票の作成時間も大幅に短縮できます。
帳票デザインを統一化できる
全社共通のテンプレートを使用することで、部署や担当者による体裁のばらつきをなくせます。見積書や請求書のフォーマット変更も、テンプレートを修正するだけで全社に一括適用できます。また、企業ロゴや指定フォントの使用により、ブランドイメージに沿った統一的な帳票作成が可能です。
さまざまな形式で帳票を出力できる
取引先の要望に応じて、PDFやExcel、CSVなど、さまざまな形式で帳票を出力できます。紙での提出が必要な取引先にはPDF出力して印刷を行い、データでの提出を求める取引先にはExcel形式で送付するなど、柔軟な対応が可能です。また、電子帳簿保存法に対応した形式での保存も自動的に行えます。
ミスの防止と品質向上につながる
データを連携することにより、転記ミスや入力ミスを防げます。例えば、取引先情報や金額の入力ミスがなくなることで、帳票の再発行や謝罪対応が不要になります。また、計算式が組み込まれたテンプレートを使用することで、消費税や合計金額の計算ミスも防止できます。
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帳票作成ツールの料金相場
帳票作成ツールの料金体系は、利用ユーザー数による課金や、月間の帳票作成枚数による課金、帳票の送付枚数による従量課金など、製品によって異なります。基本的な機能のみを利用する場合は比較的安価です。一方で、帳票のレイアウトを自由にカスタマイズできる機能や、承認ワークフロー連携、電子署名対応などの高度な機能を利用する場合は、料金が上がる傾向にあります。また、オンプレミス型とクラウド型では料金体系が大きく異なり、初期費用や保守費用の有無も考慮が必要です。
帳票作成ツールの選び方
帳票作成ツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。それぞれの項目を詳しく説明します。
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帳票の種類
帳票の種類と用途に応じて、最適なツールが異なってきます。見積書や請求書のみを扱う専用ツールは、機能がシンプルで導入しやすいです。一方で、受発注関連の帳票を統合的に管理する場合は、注文書・納品書・請求書などの一連の帳票を連携して作成できるツールが適しています。また、給与支払報告書などの法定調書を作成する場合は、法令で定められた規格に準拠したツールを選びましょう。社内独自の帳票を多用する場合は、自由度の高いデザインカスタマイズが可能なツールを選択する必要があります。
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出力形式の対応範囲
取引先からの要望に応じた出力形式に対応できるかも確認しましょう。紙での提出用にPDFへの出力、データでの提出要望に応えるためのExcel出力、基幹システムとの連携用のCSV出力など、さまざまな形式での出力が求められます。
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基幹システムとの連携
既存の基幹システムとのデータ連携がスムーズに行えるかの確認が重要です。販売管理システムから取引データを取り込む際のデータ形式や、会計システムへの仕訳データの受け渡し方法など、具体的な連携手順を確認する必要があります。また、データ更新のタイミングや、エラー発生時の対処方法も確認が必要です。
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大量印刷への対応
帳票を大量に印刷する必要がある場合は、スムーズに印刷できる機能を持つ製品がおすすめです。例えば、月次の広報誌を数千件一括で作成・印刷する場合は、バッチ処理や高速印刷機との連携が重要になります。
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郵便代行サービス
帳票の発送業務が残る場合は、郵便代行サービスの活用がおすすめです。印刷・封入・封緘・発送までをワンストップで代行してくれるツールもあります。
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電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法など、法令で定められた要件を満たしているかの確認が必要です。請求書や見積書の電子保存に必要な要件（タイムスタンプ・検索機能など）が備わっているか、帳票の保存期間や削除制限の設定が可能かを確認しましょう。
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帳票作成ツール選びに迷った場合は？
帳票作成ツールを導入することで、業務効率が大幅に向上し、ミスの防止と品質向上にもつながります。ただし、製品によって備わっている機能やサービスの幅は異なります。ただ単に導入すればいいという話ではなく、導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。 もし、自社に最適な製品がわからない場合や、帳票作成ツール選びに迷った場合は、「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。 自社に最適な帳票作成ツールを選ぶためにぜひご利用ください。