自治体向けの文書管理システム

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自治体の文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。自治体では、多種多様な文書が存在するため、汎用タイプが適している場合が多いですが、特定の用途に特化したシステムが必要な場合もあります。

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い自治体におすすめです。 ・特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。文書データでの取り扱いが多い自治体におすすめです。 ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている自治体におすすめです。

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自治体の業務に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。自治体においても、法定文書の保存期限や更新管理が求められます。 ・アラート設定 期限が近づいている書類を通知します。 ・自動破棄 自治体の文書保管要件に基づき、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている自治体におすすめです。 ・自動更新 契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。