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文書管理システムとは?

更新:2024年10月30日

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。機械業界においては、設計図面、製造指示書、品質管理レポートなど、多岐にわたる文書の管理が求められます。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができ、特に機械業界では、正確な文書管理が品質保証やトレーサビリティの確保に直結します。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要がありますが、機械業界では法的要件や規格に対応するため、文書管理システムの厳格な取り扱いが重要です。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムによって、設計図面や製造指示書などの文書の格納場所が整理され、検索機能により必要な文書を素早く探し出せるようになります。これにより、機械業界の業務プロセスが効率化し、生産性の向上が期待できます。

内部統制、情報セキュリティの強化

文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、機械業界で扱う機密性の高い設計データや品質管理情報の保護が強化されます。また、タイムスタンプ機能や版管理機能により、文書の情報の完全性を高めることができ、内部統制の強化にもつながります。

ペーパレス化

文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。機械業界では大量の設計図面や製造指示書が発生するため、ペーパーレス化による効率化は大きなメリットとなります。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特に機械業界では、設計図面や製造指示書などの管理対象文書が多いため、詳細な運用ルールが必要です。これにより、不要なデータ容量や管理コストの発生を防ぎます。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

機械業界では、設計データや品質管理情報など機密性の高い文書が多いため、文書管理システムの運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。データの保管場所やバックアップの状況を確認し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。

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文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプがあります。機械業界では、設計図面や製造指示書など多様な文書を扱うため、汎用タイプが適していますが、特定の文書管理が必要な場合は特化タイプも検討しましょう。

2

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するための以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い機械業界の企業におすすめです。 特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルをフォルダに移動すると、文書管理システムに自動登録できます。デジタルデータが多い機械業界の企業におすすめです。 書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。書類のフォーマットがパターン化されている機械業界の企業におすすめです。

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容把握を簡単にするための以下の機能を備えています。機械業界では、迅速な情報アクセスが求められるため、自社に必要な機能を備えた製品を選びましょう。 全文検索 サムネイル表示 ランキング表示 検索条件に合う文書の自動通知

4

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。機械業界では、契約書や品質管理文書の期限管理が重要です。 アラート設定 自動破棄 自動更新

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能が特に重要です。機械業界においても、これらの機能を備えた製品を選びましょう。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対応 以上のポイントを踏まえ、機械業界に特化した文書管理システムを導入することで、業務効率化と情報セキュリティの強化を実現できます

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